10 лучших способов для администраторов Office максимально эффективно использовать Google Workspace

Административный профессионал должен иметь дело с изрядной рабочей нагрузкой и напряженным графиком. Однако правильные приложения могут помочь им автоматизировать задачи и упростить процессы.

Если вы используете Google Workspace в своей организации, вы можете использовать его инструменты для выполнения общих обязанностей. Читайте дальше, чтобы узнать, как администраторы могут использовать Google Workspace.

1. Планируйте и организуйте командные мероприятия

Прежде чем организовать поездку для коллег, вы можете узнать их предпочтения в отелях и рейсах. Используйте формы Google, чтобы провести опрос по выбору авиабилетов и отелей, прежде чем принимать окончательное решение.

Связанный: Google формы против Microsoft Forms: какую из них следует использовать?

Управляя событиями в поездках для команды, администраторы могут создать групповой список рассылки в Gmail, включив в него всех, кто участвует в этом мероприятии. Это избавит их от отправки отдельных писем каждому участнику. Отправьте одно электронное письмо группе, и все участники получат важные обновления.

Многим руководителям-администраторам приходится работать помощниками менеджера. Если вам нужно носить эту шляпу в течение ограниченного или неопределенного времени, вы должны делать это с полной отдачей.

С помощью инструментов Google Workspace, таких как Gmail, Контакты и Календарь, вы можете легко переписываться от их имени. Все, что вам нужно сделать, это иметь доступ к их учетной записи Google Workspace на вашем компьютере. Или вы можете подключить их учетную запись электронной почты к своей Gmail с помощью IMAP.

3. Организуйте переписку с отфильтрованным почтовым ящиком

Получение сотен писем в папке «Входящие» каждый день может вызвать стресс. Но, организовав свой почтовый ящик, вы можете держать вещи в порядке. Если у вас есть Gmail как часть Рабочая область Google, вам не нужно использовать какой-либо другой почтовый клиент.

Gmail позволяет создавать ярлыки для разных отправителей, чтобы входящие электронные письма попадали в разные папки. Вы также можете сделать так, чтобы Gmail автоматически помечал, пересылал или удалял любое конкретное письмо, чтобы в папке «Входящие» не было ненужных писем.

4. Легко управляйте электронными письмами с помощью шаблонов и подписи

Многократный ввод одних и тех же сообщений электронной почты может быть скучным и раздражающим. Вы можете создавать шаблоны для наиболее часто используемых сообщений в Gmail. Он позволяет создавать до 50 шаблонов для каждой учетной записи, что позволяет сэкономить драгоценное время.

Вы также можете использовать эту функцию шаблона для сохранения нескольких подписей. Когда вы составляете электронное письмо, выберите подходящий шаблон с соответствующей подписью в зависимости от того, кого вы представляете.

5. Мгновенно общайтесь с помощью Google Chat

Если вам нужно связаться со своим начальником, не беспокоя его телефонными звонками, или вы хотите быстро поговорить с сотрудником, мгновенный чат — лучший вариант. С помощью Google Chat вы можете задать им любой вопрос, и они мгновенно ответят вам.

Хотя люди не всегда могут ответить на телефонный звонок, они могут проверить вопросы, которые вы задали в чате. Если они заняты, они могут вернуться к вам в удобное для них время.

6. Создайте список дел и получайте уведомления

Создание списка дел для важных задач обязательно, если вы не хотите их забыть. С Google Workspace нет необходимости использовать отдельное приложение для списка дел. Используя Google Keep, вы можете создать список задач, которые они хотят выполнить. Они могут использовать этот онлайн-инструмент во время совещаний, чтобы делать заметки.

Связанный: Как организовать свои списки дел с помощью действий

Позже администраторы также могут поделиться документом Keep с другими заинтересованными сторонами. Они могут использовать Календарь Google и добавлять задачи в качестве событий, чтобы получать напоминания о задачах. Кроме того, это приложение позволяет настроить время напоминаний для каждой задачи или события.

7. Координация запросов объектов

Администратору офиса часто бывает сложно отслеживать все запросы сотрудников. С помощью Google Forms вы можете собрать все запросы в одном месте. Создайте форму для запросов на обслуживание, таких как техническое обслуживание и питание.

Поделитесь им со всеми сотрудниками, и когда кто-то заполнит его, вы быстро получите уведомление по электронной почте и адрес. Вы можете предоставить доступ к данным форм другим администраторам, чтобы несколько человек могли просматривать запросы в удобное для них время.

Администраторы могут управлять запросами и отслеживать выполненные и ожидающие запросы с помощью Google Sheets.

8. Круглосуточный доступ к файлу из любого места

Как администратор офиса, ваши обязанности не могут быть ограничены фиксированным рабочим временем. Ваша организация может захотеть, чтобы вы немедленно получили доступ к определенному файлу или предоставили к нему общий доступ, даже в нерабочее время. Следовательно, вы не можете полагаться на персональные компьютеры для хранения важных офисных документов.

Используйте Google Диск для хранения файлов и документов, чтобы вы могли получить к ним доступ в любое время и в любом месте. Это также позволяет вам делиться документами с вашими коллегами.

Если вы опаздываете в офис или вам нужно координировать свои действия с администраторами, работающими в другую смену, использование общего диска для товарищей по команде обеспечит безопасный и легкий доступ.

9. Мгновенный обмен файлами и совместная работа

Вы хотите обмениваться документами мгновенно? Создавайте документы и таблицы в Google Workspace и мгновенно делитесь ими с любым количеством людей. Вы можете назначать роли при совместном использовании, чтобы обеспечить безопасность и целостность файла.

Такие приложения, как Google Docs и Google Таблицы также позволяют общаться непосредственно из документа. Если вы хотите, чтобы над файлом в режиме реального времени работали несколько администраторов, нет ничего лучше, чем приложения Google Workspace «Документы», «Таблицы» и «Презентации».

Эти приложения поддерживают совместную работу и показывают, какой член команды внес изменения в документ.

10. Координация доступности для совещаний и обучения

Координация доступности сотрудников для обучения и совещаний больше не должна быть проблемой. Календарь инструмента Google Workspace позволяет узнать, когда все доступны, и запланировать встречи.

Администраторы могут даже создавать отдельные календари для событий, встреч, обучения, отпусков для команд. Таким образом, сотрудники также могут корректировать свои личные графики в соответствии с событиями, перечисленными в календаре.

Google Workspace для администраторов Office

В обязанности офисного администратора входит координировать и контролировать все, что происходит в организации. Хотя рабочая нагрузка часто может сказаться на работе, использование правильных приложений может упростить задачи для администраторов.

Компаниям, которые уже используют Google Workspace, не нужны дополнительные инструменты для выполнения большинства административных задач. Теперь, когда вы знаете, как использовать инструменты Google Workspace, вы можете управлять командами, даже если они работают удаленно.

10 лучших советов по эффективному управлению удаленной командой

Вам трудно управлять командой, работающей удаленно? Попробуйте эти лучшие советы для организованного удаленного управления командой.

Читать далее

Об авторе