Что такое аудит времени и почему это важно?

Это был напряженный рабочий день. Вы сидели за своим столом, не сводя глаз с компьютера. Время закрытия. Собираясь уйти, вы проверяете объем проделанной работы. То, что вы видите, не соответствует часам, которые вы потратили. Вы удивляетесь, почему это так.

Возможно, вы проводили большую часть своего времени, взаимодействуя в социальных сетях, вместо того, чтобы выполнять работу, которую намеревались выполнить.

Этот сценарий объясняет, сколько людей проводят свое время на работе. Выберите для себя другой путь, проведя аудит времени, чтобы лучше инвестировать свое время.

Зачем нужно проводить аудит времени?

Аудит времени — это систематический процесс, используемый для проверки того, как вы тратите свое время. Это позволяет вам эффективно управлять своим временем для достижения ваших целей.

То, как вы тратите свое время на работу, влияет на вашу продуктивность. Самые эффективные люди — это те, кто использует свое время с пользой. Что может быть лучше, чем провести аудит времени, чтобы узнать, как вы тратите свое время?

Давайте рассмотрим некоторые причины, по которым вам следует более серьезно относиться к аудиту времени.

1. Эффективное управление временем

Эффективный тайм-менеджмент поможет вам улучшить баланс между работой и личной жизнью. Это обуздывает излишества, которые крадут у вас ваше время.

Вы проводите несколько часов на работе. Но в конце концов понимаешь, что сделано не так уж и много. Аудит времени поможет вам выяснить, на какие непродуктивные действия вы тратите свое время.

2. Рациональное принятие решений

Аудит времени закладывает прочную основу, необходимую для принятия обоснованных решений для достижения вашей цели. Вы более склонны принимать рациональные, а не эмоциональные решения.

Достижение бизнес-целей происходит быстрее, если вы привязываете к ним временные рамки. С помощью эффективного аудита времени вы определяете, сколько времени вы можете посвятить своим целям и работаете над достижением определенных этапов в течение определенного периода.

3. Сознание времени и ценность

Возможно, вы тратите свое время на непродуктивную деятельность, даже не осознавая этого. Вероятно, вы проводите несколько часов за компьютером на работе. Но вы заняты на Facebook большую часть тех часов, когда вы должны работать. К концу дня вы знаете, что провели часы за компьютером, но у вас нет результатов, которые можно было бы показать.

Аудит времени помогает понять не только важность времени, но и то, как вы его инвестируете. Знание непродуктивных предприятий, которые отнимают ваше время, помогает вам стать преднамеренным в том, чтобы считать свое время.

4. Объективность

Проведение аудита времени помогает вам быть объективным, а не субъективным. Вы собираете факты о том, как и где вы проводите свое время. Для тех, кто полон решимости улучшить свою игру в своей карьере или работе, это побуждает вас активно использовать свое время, а не реагировать.

Вместо того, чтобы позволить незапланированным событиям отнимать ваше время, аудит времени мотивирует вас заранее составить график своих действий и строго ему следовать.

Недельный план работы – это эффективная инициатива для активной работы со своим временем на работе. Это дает вам информацию о мероприятиях, которыми вы будете заниматься в течение недели заранее.

5. Подотчетность

Своевременная проверка – это полиция подотчетности. Это не только возлагает на вас ответственность за то, как вы тратите свое время, но также дает вам представление о том, как вы могли бы использовать свое время с большей пользой. И если вы не соблюдаете его, последствия видны во всех задачах, целях и задачах, которые вы еще не выполнили.

Ответственность за использование времени пригодится, если вы работаете в команде. Аудит времени показывает, как каждый член команды проводит свое время.

Проведение эффективного аудита времени включает в себя отслеживание и документирование того, на что вы тратите свое время ежедневно. Данные, записанные в результате успешного аудита времени, помогают создавать будущие временные диаграммы и прогнозируемые расписания.

Существуют основные инструменты, которые вы можете использовать, чтобы максимально эффективно проводить аудит. Вот некоторые из них.

1. Дневник

Дневник — один из старейших и простейших инструментов аудита времени, но до сих пор эффективный. Дневники появились задолго до появления компьютеров и Интернета. Вероятно, у вас был дневник, в котором вы записывали события своей жизни в детстве.

Молочные продукты все еще очень популярны. Но вместо того, чтобы использовать старые печатные дневники, вы можете использовать электронные дневники, чтобы отслеживать свою деятельность.

Данные, содержащиеся в вашем дневнике, помогут вам узнать, как вы проводите свое время.

2. Рабочий лист аудита времени

Рабочий лист аудита времени — это электронный документ, который содержит записанные данные, оцененные результаты и период процесса аудита времени. С помощью этого инструмента вы можете легко определить и сделать ссылки о том, как вы проводите свое время.

Связанный: Лучшие шаблоны расписаний для отслеживания ваших часов

3. Программное обеспечение для отслеживания времени

Благодаря достижениям в области технологий существует несколько инструментов, которые вы можете использовать для отслеживать свое время и повышать производительность.

Инструменты отслеживания времени, такие как Apploye эффективны для аудита времени, отслеживая действия, которыми вы занимаетесь в Интернете, и показывая продолжительность каждого действия. В зависимости от ваших настроек вы получаете уведомление, когда проводите слишком много времени на определенном веб-сайте или в приложении.

Связанный: Лучшее программное обеспечение и приложения для отслеживания времени

6 шагов для эффективного аудита времени

Более эффективное использование вашего времени приводит к огромным изменениям в вашей производительности на работе. Час, потраченный на продуктивные задачи, более ценен, чем 10 часов, потраченных на фривольные действия. Неудивительно, что сотрудники, которые разумно тратят свое время, более эффективны.

Готовы ли вы пройти аудит времени? Вот несколько шагов, которые помогут вам.

1. Поставить цель

Почему вы хотите провести аудит времени? Каким бы простым ни казался вопрос, ответить на него может быть сложно, особенно если вы об этом не подумали.

Определите свою цель с самого начала. Понимание этого помогает вам сосредоточиться на вещах, которые важны для вас. В конце аудита вы будете знать, как реализовать свои выводы.

2. Установить крайний срок

После определения цели также установите крайний срок для ее достижения. В противном случае это может затянуться слишком надолго. Обратите внимание на действия, которыми вы занимаетесь в установленный срок.

Как бы вы ни хотели, чтобы все было сделано немедленно, не торопитесь. Вся суть аудита будет нарушена, если ваши результаты не будут точными. Основное правило – двигаться в умеренном темпе.

3. Планируйте стратегически

У вас должен быть подробный план того, как вы собираетесь достичь целей, которые вы поставили перед собой во время аудита времени. Этот план должен быть реалистичным и понятным.

Стратегическое планирование аудита времени включает в себя участие всех членов вашей команды и предоставление необходимых инструментов и ресурсов для аудита. Эффективный план поможет вам избежать пустой траты времени и ресурсов.

4. Собирать данные

Сбор данных является очень важным шагом в процессе аудита времени. Это делается путем сбора записей о том, как вы проводили свое время до этого момента.

Чтобы успешно перейти из точки А в точку Б, вы должны понимать динамику точки А, а затем использовать эту информацию в качестве руководства для перехода к следующему этапу.

5. Анализировать собранные данные

Анализ собранных данных поможет вам определить корреляцию между тем, где вы были, и тем, где вы находитесь сейчас. Не все собранные данные необходимы для вашего аудита.

Вы должны отфильтровать пробелы в своих данных, поскольку они могут повлиять на точность вашего аудита. Сосредоточьтесь на важных данных. Такие данные должны быть проанализированы и классифицированы в соответствии с целью аудита времени.

6. Установить цели

Цели держат вас в напряжении и дают чувство выполненного долга. Одновременная работа над достижением целей аудита времени может быть непосильной, особенно если цели большие.

Разбейте свои цели на маленькие задачи, которые должны быть достигнуты в течение определенных периодов времени. По мере достижения каждой цели хвалите себя за хорошо выполненную работу. Ваша положительная энергия от достижения вашей цели мотивирует вас на достижение других целей, приближая вас к вашим большим целям.

Делайте каждую секунду на счету

Вы будете поражены количеством непродуктивных вещей, на которые вы тратите свое время. Аудит времени выводит эту информацию на первый план, показывая вам действия, на которые уходит ваше драгоценное время.

Время всегда движется. Если вы потеряете его, вы не сможете получить его обратно. Если деятельность не добавляет ценности вашей карьере или трудовой жизни, она не заслуживает вашего внимания.

Как уложиться в сроки и закончить задачи вовремя: 8 советов

Узнайте, как придерживаться установленных вами сроков и выполнять дела до истечения срока. Вот несколько полезных советов!

Читать далее

Об авторе