Как преодолеть перегрузку совместной работой на рабочем месте

Когда появляется новый проект, часто бывает так, что ваша команда собирается вместе, чтобы обсудить, как лучше всего с ним справиться. Если все сделано правильно, это может творить чудеса с вашим результатом.

Однако, пока вы изо всех сил пытаетесь пожинать плоды такого типа командной работы, вы можете непреднамеренно взять на себя чрезмерные обязательства и создать проблему, называемую «перегрузка совместной работой».

В этой статье мы обсудим советы и инструменты, которые вы можете использовать, чтобы избежать перегрузки совместной работы.

Что такое совместная перегрузка?

Перегрузка при совместной работе возникает, когда люди так часто взаимодействуют с коллегами, что это снижает производительность и негативно влияет на самочувствие сотрудников.

Это может быть вызвано несколькими факторами, такими как слишком много ненужных встреч, чрезмерная переписка по электронной почте, доступ к нескольким цифровым инструменты, слишком много людей одновременно работают над одним и тем же проектом или всегда доступны, чтобы ответить на вопросы коллег. запросы.

Когда это происходит, члены команды могут быть перегружены и увязнуть в задачах общения и принятия решений.

Как правило, это приводит к снижению эффективности работы и производительности. В некоторых случаях все эти совместные задачи становятся отвлекающими факторами, которые мешают людям выполнять работу, которую они должны выполнять самостоятельно.

В конце концов, границы между работой и личной жизнью стираются, так как сотрудники вынуждены брать незаконченную работу домой, что приводит к эмоциональному выгоранию.

Неправильные инструменты могут привести к путанице, разочарованию и перегрузке совместной работы. И наоборот, правильные инструменты могут сделать вашу команду более эффективной и продуктивной.

Первый шаг к преодолению перегрузки при совместной работе — выбор правильных инструментов для работы. Не все цифровые решения одинаковы, и некоторые лучше подходят для конкретных задач, чем другие.

Например, существует множество причины использовать инструменты для совместной работы вместо электронной почты, включая экономию времени, лучший доступ к информации и повышение производительности, и это лишь некоторые из них.

При этом при выборе инструментов совместной работы для вашей команды обязательно выберите удобные инструменты для легкого внедрения и те, которые позволяют интеграцию с другими приложениями для совместной работы плавно.

Например, инструмент командного чата, такой как Слабый отлично подходит для внутреннего общения между коллегами, а инструмент управления задачами, такой как Асана может помочь вам отслеживать, кто что делает и когда. Оба программных решения легко соединяются друг с другом, позволяя вам избежать переключения контекста и повысить производительность команды и сотрудничество.

2. Создайте четкий рабочий процесс

Очень важно создать простой рабочий процесс, чтобы избежать работы слишком большого количества людей над одним и тем же проектом. Четко определенный процесс может предотвратить путаницу и гарантировать, что каждый знает свою роль и ожидания. Это также позволяет сотрудникам лучше управлять своим временем вне работы.

Асана отлично подходит для этой работы. Вы можете легко создавать задачи с нуля и назначать их членам вашей команды, или вы можете использовать один из его многочисленных шаблоны.

Например, если ваша команда обычно имеет дело с запросами в службу поддержки клиентов, разработайте шаблон для их обработки, чтобы каждый раз выполнял один и тот же процесс. Это поможет снизить усталость от принятия решений и улучшить качество конечного результата. Кроме того, используйте контрольные списки, чтобы помочь членам команды не сбиться с пути и быть организованными, что сведет к минимуму вероятность того, что задачи будут забыты.

Четкий рабочий процесс и четко определенные роли необходимы для того, чтобы избежать перегрузки при совместной работе. С правильными инструментами и пониманием того, как их лучше всего использовать, вы можете поддерживать продуктивную совместную работу своей команды, не чувствуя себя перегруженными.

3. Создайте центральный репозиторий данных

Одним из практических способов преодоления перегрузки совместной работы является настройка внутренней вики для централизации всех ваших файлов и информации. Это облегчит людям доступ ко всему, что им нужно, в одном месте, без каждый раз отвлекая других коллег или просматривая несколько платформ, чтобы найти то, что они находясь в поиске.

Вы можете сделать это с помощью такого инструмента, как Теттра. Этот инструмент позволяет быстро и легко создавать, получать доступ и делиться страницами с вашей командой. Он также позволяет нескольким пользователям одновременно получать доступ и добавлять информацию и имеет надежную функцию поиска, чтобы найти то, что вы ищете.

Имея всю необходимую информацию в одном месте, члены команды могут легко найти то, что им нужно, не просматривая несколько электронных писем. Более того, он интегрируется с вашим рабочим пространством Slack, так что у вас всегда под рукой самая актуальная информация.

4. Воспользуйтесь преимуществами асинхронной связи

Асинхронная связь — отличный способ повысить производительность и уменьшить нагрузку на сотрудничество. Например, вместо того, чтобы просить кого-то немедленно ответить по электронной почте или мгновенному сообщению, когда вам нужен ответ только позже, отправьте им текст и попросите их ответить, когда у них будет время.

Этот тип общения может быть полезен, если рабочий график вашего коллеги не совпадает с вашим, например, удаленная работа в разных часовых поясах. Это позволит обеим сторонам выполнять свою работу, не прерывая постоянно друг друга, когда никто не нуждается в немедленном ответе.

Воспользовавшись асинхронной связью, вы можете избавить себя от бесконечных уведомлений о сообщениях каждый день, сохраняя при этом продуктивное командное взаимодействие. Вы можете пойти дальше, использование тихих совещаний для более активного сотрудничества.

5. Признайте эффективное сотрудничество

Хотя вы можете использовать описанные выше методы, чтобы избежать перегрузки при совместной работе, важно признавать эффективную командную работу, чтобы поощрять и мотивировать сотрудников продолжать продуктивную совместную работу.

Вы можете легко сделать это с помощью таких инструментов, как Бонусно которые позволяют менеджерам признавать сотрудников всякий раз, когда они делают все возможное вместе для выполнения данной задачи. Bonusly интегрируется со Slack, обеспечивая частое и своевременное распознавание.

Эффективное сотрудничество в пределах досягаемости

Сотрудничество может быть жизнеспособным решением во многих случаях, но чрезмерная зависимость от него может быть проблематичной. Перегрузка совместной работой может стать настоящей проблемой на рабочем месте.

Тем не менее, имея под рукой эти советы, вы можете избавиться от ненужных отвлекающих факторов, продолжая поощрять продуктивное взаимодействие на рабочем месте. Распознав признаки перегрузки в сотрудничестве и приняв меры по их устранению, вы сможете поддерживать слаженную совместную работу вашей команды для достижения общих целей.

6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для совместной работы из дома

Онлайн-сотрудничество с клиентами и командами может быть сложным. Используйте эти надежные бесплатные инструменты при работе из дома.

Читать далее

Об авторе