5 эффективных советов по управлению пересекающимися задачами

Вы потратили так много времени, работая над конкретной задачей. Выполняя работу, вы вздыхаете с облегчением. Время и усилия того стоили. Вы не могли быть более удовлетворены результатом.

Но ваше хорошее самочувствие длится недолго, когда вы обнаруживаете, что кто-то из вашей команды только что закончил работу над той же задачей. Становится еще хуже, когда вы понимаете, что ваш товарищ по команде тоже хорошо поработал. Перед вами две большие работы, но вы можете использовать только одну. Время, усилия и ресурсы, потраченные на один из них, — пустая трата времени.

Что такое дублирующие задачи?

Перекрывающиеся задачи — это задачи, которые выполняются либо одновременно, либо последовательно. Обычно они возникают, если над одним проектом работает несколько человек, создавая несколько версий, когда нужна только одна версия.

Перекрытие не является исключительным для задач; это также происходит в ваших графиках. Вы можете назначить две разные встречи одновременно. И, к сожалению, нельзя разделить себя на двоих, чтобы одновременно находиться в разных местах. Итак, вы должны отказаться от одной из встреч.

Почему задачи пересекаются?

По умолчанию задачи не пересекаются. В ваших операциях есть лазейки, которые позволяют дублированию оставаться незамеченным. И пока они не будут решены, задачи будут продолжать перекрываться, что приводит к пустой трате ресурсов.

Давайте рассмотрим некоторые причины, по которым задачи пересекаются.

1. Неэффективный рабочий процесс

Как вы распределяете задачи между членами команды? Если у вас нет надлежащей структуры для делегирования задач, есть вероятность, что вы поручите одну и ту же задачу нескольким людям.

Круг продолжается, если товарищи по команде выбирают задачи, над которыми они хотят работать, не проверяя, не работает ли кто-то еще над тем же проектом.

2. Отсутствие командного сотрудничества

Как руководитель группы, вы несете ответственность за создание командного духа в своей команде, чтобы ее члены могли сотрудничать для достижения общей цели.

Отсутствие сотрудничества создает серые зоны. Несколько человек могут работать над одной задачей независимо друг от друга, не подозревая об этом. Даже когда они совместно выполняют последовательные задачи, они делают все, что хотят, не согласовывая это с другими товарищами по команде.

3. Рабочая перегрузка

Эффективность и загруженность работой плохо сочетаются. Если вы хотите, чтобы сотрудники старались изо всех сил, не возлагайте на них слишком много работы.

Когда усталость наступает от перегрузки на работе, рабочий процесс имеет тенденцию меняться. Вместо того, чтобы следовать надлежащей процедуре, чтобы убедиться, что они не дублируют задачу, они переходят к следующей доступной.

5 лучших советов по управлению пересекающимися задачами

Наличие продуктивной команды — это эффективное управление. У вас могут быть сотни сотрудников, и вы все равно будете непродуктивны, если не будете координировать их должным образом. Перекрывающиеся задачи могут снизить вашу продуктивность, если их не контролировать.

Давайте посмотрим, как это сделать.

1. Будьте открыты в отношении задач

Одной из основных ценностей сильнейших команд на рабочем месте является прозрачность. Если вы достаточно доверяете членам своей команды, чтобы работать с ними, вы должны открыто говорить о работе, которую они должны выполнять.

Каждый сотрудник должен иметь доступ к рабочей информации. Выкладывание всех карточек на стол информирует их о задачах, над которыми они работают, и о том, с кем они работают. Когда существует дисбаланс знаний о работе, товарищи по команде могут работать над одними и теми же задачами, не осознавая этого.

Люди имеют возможность выполнять задачи быстрее, если они заранее знают о них. При наличии баланса знаний места для дублирования задач будет мало или вообще не будет.

2. Измеряйте прогресс

Есть ли лучший способ узнать, как сотрудники выполняют задачи, чем измерить их прогресс? Если вы делегируете задачи и уходите, не удивляйтесь, если они не будут выполнены вовремя или неэффективно.

Проверяя, как продвигается работа, вы можете увидеть, когда задачи дублируются. Своевременное обнаружение избыточности помогает остановить ее до того, как на нее будут потрачены время и ресурсы.

Отслеживание производительности сотрудников вручную требует больших усилий. Вы должны отказаться от собственных обязанностей и внимательно следить за каждым их шагом. Но благодаря инструментам рабочего процесса вы можете автоматизировать этот процесс. Вы можете видеть, как члены вашей команды справляются со своими задачами на каждом этапе. Такие инструменты, как Асана поможет вам повысить производительность и предотвратить дублирование задач.

3. Развивайте эффективное общение

Эффективная коммуникация гарантирует, что сообщения передаются четко, без помех, которые могут изменить смысл.

Перекрытие задач часто происходит из-за недостатка информации или недопонимания. Когда сотрудники не совсем понимают данные им инструкции, они работают, основываясь на том, что, по их мнению, они должны делать.

Эффективное общение — это не только слова, которые вы говорите или пишете. Это также влечет за собой предоставление правильные инструменты для общения. Рабочие инструкции должны передаваться команде быстро и без задержек. При возникновении новых событий обязательно немедленно сообщайте о них членам команды.

4. Назначить руководителей проекта

В зависимости от размера вашей команды вам могут понадобиться дополнительные руки для помощи в надзоре за задачами.

Уследить за всеми невозможно, если ваша команда большая. Вам понадобятся руководители проектов, чтобы общаться с вашими работниками на индивидуальном уровне. Руководитель проекта полностью погружается в задачи, отмечая, что работает, а что нет.

Если у кого-то есть вопросы по их задачам, они могут легко задать их супервайзеру. Трудно дублировать задачи на глазах у менеджера проекта, поскольку он знает обо всех аспектах проекта.

5. Автоматизируйте рабочий процесс

Задачи легче перекрываются, когда они управляются вручную. Как бы тщательно вы ни старались распределять задачи и управлять ими, чтобы предотвратить дублирование, все может ускользнуть.

Использование инструментов автоматизации для делегирования задач гарантирует, что ни одна задача не будет выполняться дважды. Как только член команды работает над этим, задание вычеркивается из списка.

Автоматизация также эффективна для последовательных задач. Система настроена таким образом, что предыдущая задача завершается до того, как можно перейти к следующей.

Сделайте каждое усилие важным

Последствия дублирования задач являются долгосрочными. Время и ресурсы, потраченные на дублирование усилий, могут показаться незначительными на первый взгляд. Но при компиляции со временем понимаешь, что так много потерял.

Когда два человека отлично справляются с двумя версиями задачи, когда вам нужна только одна версия, ни одна из версий не становится лучше. Другой человек мог бы приложить все эти усилия к другой деятельности, чтобы дать вам две великие и полезные работы.

Что такое теория потока? Как применить его для повышения производительности

Хотите быть в зоне и повысить свою производительность? Вот как можно использовать теорию потока, чтобы улучшить вашу вовлеченность и удовольствие.

Читать далее

Об авторе