9 лучших советов по форматированию Google Sheets для создания профессионально выглядящих электронных таблиц

Есть так много способов сделать Google Таблицы красивыми, чтобы произвести впечатление на визуальные данные. Большинство приложений для работы с электронными таблицами сосредоточены на вычислительной части, оставляя пользователю визуализацию и форматирование данных.

Поэтому, если вы не отформатируете свою электронную таблицу тщательно, она может показаться аудитории скучной, поскольку простые и простые данные не интересны. То же самое касается Google Таблиц.

Вот несколько советов по форматированию, которые вы можете использовать, чтобы помочь создать рабочий лист Google Sheets, чтобы аудитория сочла его профессиональным и сразу поняла.

1. Выберите правильный шрифт для удобства чтения

Шрифт жизненно важен для вашего рабочего листа, поскольку от него зависит читабельность, профессиональный вид и длина ячейки. За Google Таблицы, вы не ошибетесь, если выберете любой шрифт без засечек.

Шрифты без засечек повышают четкость и эстетику рабочего листа. Вам также необходимо ограничить использование шрифта двумя разными шрифтами. Вы можете зарезервировать один шрифт для текстов заголовков столбцов (Roboto), а другой — для фактических данных (Roboto Mono) в строках.

Для лучшего понимания можно использовать инструмент сопряжения шрифтов Google.

2. Включить достаточное пустое пространство

Важно оставить достаточно свободного места вокруг таблиц, диаграмм, изображений, рисунков и сводных таблиц. Ваша аудитория предпочтет много свободного места на вашем рабочем листе. Пустое пространство повышает четкость текстов и чисел в любой электронной таблице.

Вы можете удалить Линии сетки и использовать стратегическое Границы в соответствии с планом визуализации данных, так как это еще больше увеличит пустое пространство на листе. Вы также можете искать области для использования целых чисел вместо десятичных чисел.

3. Следуйте единому стилю выравнивания данных

Горизонтальное выравнивание играет важную роль в направлении вашей аудитории через данные. Если вы используете слишком много вариантов выравнивания, особенно для длинных данных, аудитории будет сложно связать заголовок и столбец данных. Возможно, вы захотите следовать этим основным правилам:

1. Левый Горизонтальное выравнивание для столбца данных, который содержит текст или элементы, рассматриваемые как тексты.
2. Правильно Горизонтальное выравнивание для столбца, который будет содержать числа. Вы также можете сделать это для чисел с десятичными знаками.
3. Заголовки столбцов должны иметь аналогичный Горизонтальное выравнивание как колонна под ними.

Вы также можете использовать Обтекание текстом, для правильной визуализации длинных текстов в столбцах или строках.

4. Используйте контрастные оттенки для чередующихся рядов

Аудитория легко усвоит данные, если вы введете чередующуюся цветовую схему для каждой строки. Идеально сочетаются светло-серый и белый или светло-голубой и белый цвета. Вам не нужно делать это вручную для каждой строки.

Вы можете использовать Чередование цветов команда в Google Таблицах. Доступ к Формат на панели инструментов и выберите Чередование цветов чтобы активировать функцию. На правой боковой панели вы можете настроить оттенки, цвет заголовка, цвет нижнего колонтитула и так далее.

5. Измените размер линий сетки, чтобы улучшить читаемость

Таблицы Google предлагают организованную структуру для больших блоков данных, таких как тексты, электронные письма, URL-адреса и числовые данные. Поэтому многие специалисты по работе с данными используют Таблицы для хранения или представления данных.

Однако ячейки Google Sheets по умолчанию предлагают пространство до 100 × 21 пикселей. Это не означает, что часть длинных текстов или электронных писем должна оставаться скрытой. Вы можете вручную настроить ширину и высоту ячейки. Вы можете попробовать следующее:

1. Нажмите Ctrl + А чтобы выделить весь лист.
2. Дважды щелкните границу двух Буквы колонки. Например, между буквами столбца A и B.
3. Рабочий лист автоматически отрегулирует ширину ячейки в зависимости от данных.
4. Вы также можете дважды щелкнуть границу двух Ряд букв для автоматической регулировки высоты ячейки.

6. Добавить условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически выделять данные и экономить время на ручном форматировании. Если данные в ячейке соответствуют какому-либо предустановленному условию, Таблицы автоматически отформатируют содержимое этой ячейки.

В меню условного форматирования Google Таблиц вы найдете до 18 условий. Но вы также можете создать собственное условие. Вот несколько предопределенных условий: Текст содержит, Дата есть, Больше, Меньше и так далее.

На изображении выше показано автоматическое определение баллов ниже 80 % с помощью Условное форматирование командование под Формат меню панели инструментов Google Sheets.

Связанный: Сумасшедшие формулы Google Sheets, которые чрезвычайно полезны

7. Используйте соответствующие заголовки для таблиц

Вы можете сделать свои таблицы данных профессиональными с соответствующими заголовками. Тексты заголовков также помогают аудитории получить предварительное представление о данных.

Вы можете использовать полужирный шрифт для текста заголовка таблицы, где все буквы должны быть заглавными. Вы можете использовать заглавные буквы для вторичных заголовков в своей таблице, но не используйте Смелый вес шрифта.

Единицы измерения пишите маленькими буквами и заключайте в скобки. Не забудьте добавить контраст Цвет заливки и Цвет текста для строки заголовка.

Использовать Формат краски Команда для экспорта форматирования в разные заголовки таблиц. Нажмите один раз на Формат краски применить форматирование к одной ячейке или диапазону ячеек.

8. Закрепить строки и столбцы по мере необходимости

Для длинных и больших наборов данных прокрутка может быть проблемой. Поскольку заголовок прокручивается, аудитория может вскоре забыть заголовки столбцов. Чтобы помочь зрителям, вы можете закрепить определенные столбцы и строки, чтобы заголовки оставались на месте, и вы могли легко прокручивать длинные наборы данных.

Чтобы закрепить набор строк или столбцов, попробуйте следующее:

1. Нажмите на ячейку, в которой вы хотите закрепить строки и столбцы.
2. Затем нажмите Вид на панели инструментов, а затем наведите курсор на Заморозить.
3. Теперь выберите количество строк, которые нужно заморозить сверху.
4. В качестве альтернативы выберите До столбца закрепить столбец.

9. Создавайте красочные диаграммы

Просто выберите диапазон данных, которые вы хотите включить в диаграмму, и перейдите к Вставлять вкладка на панели инструментов. Теперь нажмите на Диаграмма чтобы вставить один автоматически. Для лучшей видимости вы можете персонализировать цвета диаграммы.

Дважды щелкните любое пустое место на диаграмме, чтобы вызвать Редактор диаграмм панель с правой стороны. Теперь вы можете персонализировать многие параметры, такие как Стиль диаграммы, Ряд, Легенда, и так далее.

Связанный: Как сделать 3D-карту в Excel

Электронные таблицы не должны быть скучными

Следуя вышеупомянутым руководствам по стилю/форматированию, вы сможете быстро и легко настраивать рабочие листы Google Sheets. Вы также можете создать пустой шаблон с этими идеями форматирования для обычных задач, выполняемых в Таблицах.

Кроме того, создавайте макросы для стилизации/форматирования и используйте их всякий раз, когда создаете новый лист на том же рабочем листе.

Преимущества и ограничения использования макросов в Google Sheets

Узнайте о плюсах и минусах макросов Google Sheets, чтобы получить от них максимальную отдачу.

Читать далее

Об авторе