8 лучших способов использования приложений Google Workspace для управления проектами

Многие организации полагаются на Google Workspace как на пакет для совместной работы. Однако они не знают, что одни и те же приложения могут быть полезны для управления проектами.

Используя приложения Google Workspace, вы можете максимально использовать их и избавиться от необходимости включать дополнительные инструменты управления проектами. В этой статье подробно рассказывается, как в полной мере использовать приложения Google Workspace для управления проектами.

1. Совместная работа и отслеживание задач проекта

Большинство проектов требуют сотрудничества между товарищами по команде. Даже если у вас есть распределенная команда, работающая над проектом, облачная Приложения Google Workspace может помочь вам легко сотрудничать. Вы можете использовать Таблицы для планирования проекта и создания диаграмм Ганта для управления задачами и сроками.

Члены команды должны регулярно обновлять свой прогресс в электронной таблице. Таким образом, лист всегда содержит актуальную информацию. Он также может функционировать как инструмент для отслеживания задач или учета рабочего времени для команды.

С помощью Календаря Google узнавайте о свободных и занятых часах для каждого члена команды. Делитесь заметками с товарищами по команде и оставайтесь организованными с помощью список дел возможно с Google Keep.

2. Командное общение без усилий

Само собой разумеется, что Gmail - один из лучших поставщиков услуг электронной почты в мире. Если вы используете Google Workspace, вам не придется дважды думать, чтобы обеспечить гибкое и понятное общение между членами вашей команды. Gmail здесь, чтобы упростить командное общение.

Вы можете создать список рассылки «Группы» и добавить всех членов команды в эту группу. Затем вы можете использовать только один адрес электронной почты для обмена информацией, ресурсами и обновлениями со всей командой.

Люди, работающие над несколькими проектами одновременно, могут маркировать электронные письма, относящиеся к разным проектам. Таким образом, письма с разными ярлыками будут храниться в отдельных папках. Вы также можете пометить звездочкой важные электронные письма, чтобы быстро их найти.

3. Планирование ресурсов вашей команды для проекта

Руководители проектов часто сталкиваются с трудностями при назначении и планировании задач членам команды для нового проекта, в то время как другие проекты находятся в стадии реализации. Если они используют Google Workspace, приложение Calendar может предложить простое решение этой проблемы.

Члены команды могут отмечать свои задачи и расписания в общем календаре. Таким образом, каждый будет знать, кто до какой даты занят, и соответственно назначать новые задачи. Команды могут использовать его для отслеживания сроков и этапов, а также для получения напоминаний.

Вы можете создавать отдельные командные календари для отслеживания отпусков, встреч и тренировок.

4. Совместное использование и хранение цифровых данных

Современные проекты нуждаются в защищенном хранилище для файлов и документов, содержащих критически важные данные. При этом участники проекта должны иметь к ним доступ 24/7. Приложение Google Диск предназначено для хранения всех файлов, документов, изображений и видео, связанных с вашим проектом.

Это облачное приложение для хранения файлов может безопасно хранить ваши файлы. Если вы внесете какие-либо изменения в файлы, они синхронизируются мгновенно. Таким образом, любой другой член команды может получить доступ к обновленному контенту.

Управление совместным использованием и доступом на Google Диске упрощает совместную работу. Например, вы можете поделиться черновиком файла с клиентом для утверждения с разрешением только на просмотр документа.

Кроме того, вы можете создавать отдельные общие диски для разных проектных групп и делиться ими с ними для быстрого доступа.

5. Создавайте отчеты и презентации

Вы ищете инструмент для создания привлекательных и пояснительных отчетов? Хотите ли вы включать в эти отчеты различные диаграммы и графики? Google Таблицы - это приложение для вас. Это поможет вам поделиться любым типом числовых данных в наиболее подходящем стиле. Это также позволяет вам совместно работать над отчетом.

Презентация - еще одна важная часть проектов. В Google Презентации app - идеальный инструмент для создания презентаций в Google Workspace. Вы можете использовать его, чтобы поделиться своим видением, описать работу команды и визуализировать важные данные.

При удаленной работе можно также делиться презентациями Google Slides во время видеоконференций с помощью функции совместного использования экрана в Google Meet.

6. Принимая Project Online

Сайты - это приложение Google Workspace, с помощью которого вы создаете высококачественные сайты без знаний программирования или дизайна. Вы можете использовать Сайты Google для проекта, мероприятия или команды.

Вы можете использовать Сайты Google в качестве центра для хранения всех документов, обновлений, графиков, календарей и результатов. Это позволит всем товарищам по команде получить доступ ко всей информации, связанной с проектом, из одного места.

7. Командные встречи и разговоры

Команды, работающие над проектом, должны постоянно оставаться на связи. Помимо электронной почты, они могут использовать Google Workspace Chat для обмена мгновенными сообщениями и приложение для видеозвонков Google Meet для виртуальных встреч.

Помимо прямого обмена сообщениями с отдельными участниками, Google Chat также поддерживает групповые беседы, так что команды могут беспрепятственно сотрудничать из удаленных мест. Используя чат, вы также можете делиться файлами с другими и работать над задачей.

Google Meet поддерживает как аудио, так и видеозвонки, поэтому вы можете общаться с коллегами в любое время. Вы всегда можете работать с документом одновременно во время встречи в Google Meet, что выводит совместную работу на новый уровень.

Во время встречи вы также можете использовать приложение Keep для заметок и написания минут. Вы можете легко поделиться этими заметками и прикрепить их к другим документам.

8. Управление документами и сотрудничество

Команды, работающие над проектами, должны управлять множеством документов. Ситуация становится проблематичной, когда им необходимо совместно работать над этими документами. Распространение документов вручную и их отдельное редактирование могут снизить производительность группы и вызвать задержки проекта.

Связанный: Причины, по которым проекты откладываются, и как их избежать

Пользователи Google Workspace могут попробовать Документы и Таблицы для управления документами. Несколько человек могут получить доступ к этим документам и работать с ними одновременно. Независимо от того, какие изменения вы вносите в документы и таблицы, они будут видны в режиме реального времени.

Также можно комментировать и оставлять отзывы о тех же документах. С помощью функции истории версий вы можете легко отследить, кто и когда внес изменения в документы.

Управление проектами стало проще с Google Workspace

Предприятия часто используют несколько приложений и инструментов для управления различными аспектами проекта. Если вы уже используете приложения Google Workspace, они также могут помочь вам в управлении проектами.

Теперь, когда вы знаете, как использовать его приложения для управления задачами, связанными с проектом, администрирование проекта станет проще. Однако есть и другие поставщики средств рабочего пространства, помимо Google, которые вы, возможно, захотите проверить.

6 лучших рабочих мест не от Google или Microsoft

Microsoft и Google - не единственные компании, которые предоставляют средства для работы с рабочим пространством. Вот некоторые из лучших альтернатив, которые вы можете попробовать!

Читать далее

Об авторе