Если вы делаете презентацию, вам всегда нужно иметь под рукой самые свежие данные. Таким образом, вы можете убедиться, что ваши слайды точны и отражают реалии на местах.
Однако бывают случаи, когда вам нужно создать презентацию, поскольку ваши коллеги все еще собирают данные. Как вы можете гарантировать, что любые изменения, внесенные в вашу базу данных Excel, отражаются на вашем слайде PowerPoint?
Здесь на помощь приходит функция "Вставить ссылку". Вот как его использовать, чтобы всегда иметь самую свежую информацию о базе данных и диаграммах в вашей презентации.
Чтобы связать таблицу Excel с презентацией, она сначала должна существовать. Если ваши коллеги еще не создали его, вы можете создать таблицу-заполнитель, которую вы можете выбрать и скопировать, а затем попросите товарищей по команде обновить ее содержимое. После того, как вы сделали исходные данные, выполните шаги, описанные ниже.
- Выберите таблицу, которую хотите скопировать в презентацию.
- Нажмите на Копировать или нажмите Ctrl + C (Командование + C для пользователей Mac).
- Открытым Microsoft PowerPoint.
- Откройте презентацию файла, над которой вы работаете, если она у вас уже есть; в противном случае нажмите на Пустая презентация.
- На пустом слайде перейдите к Лента главного меню.
- Нажать на Кнопка "Стрелка вниз под вставить значок.
- Выбирать Специальная вставка…
- В окне Специальная вставка выберите Вставить ссылку переключатель.
- Выбирать Объект листа Microsoft Excel.
- Нажмите В ПОРЯДКЕ.
После этого вы увидите, что таблица, которую вы скопировали из Excel, появится в вашей презентации PowerPoint.
Однако вам необходимо получить доступ к исходному файлу Excel, чтобы изменить содержимое или форматирование добавленной таблицы. Для этого вы можете открыть файл, в котором вы его сохранили; или вы можете дважды щелкнуть таблицу, и она автоматически откроет исходный файл.
Связанный: Как организовать свои таблицы в Excel
Создание динамической диаграммы
Один из самых простых способов визуализировать, сравнивать и анализировать данные и тенденции - использовать диаграммы. Однако, если вы хотите создать диаграмму из только что созданной связанной таблицы Excel, вы должны сначала сделать это из ее исходного файла. Создав диаграмму, вы можете скопировать ее и связать с файлом PowerPoint. Вот как это сделать.
- Выберите диаграмму, которую вы создаете в Excel.
- Нажмите на Копировать или нажмите Ctrl + C (Командование + C для пользователей Mac).
- Открытым Microsoft PowerPoint.
- Перейдите на слайд, на котором вы хотите разместить только что скопированную диаграмму.
- На Домойлента меню, нажать на Кнопка "Стрелка вниз под вставить значок.
- в Параметры вставки, вы можете выбрать Использовать целевую тему и данные ссылки (L) или Сохранить исходное форматирование и привязать данные (F). Это третий и четвертый значки соответственно. Первый вариант позволяет использовать тему, которую вы используете для своей презентации, а второй сохраняет внешний вид исходного файла Excel.
- Вставив диаграмму, вы можете перемещать ее по своему усмотрению.
Связанный: Как создавать эффективные графики и диаграммы в Microsoft Excel
Обновление вашей диаграммы
К сожалению, если вам нужно внести изменения в диаграмму, вам придется открыть ее исходные данные в Excel. Если у вас есть доступ к файлу Excel, вы можете просто вносить изменения напрямую, и они должны автоматически отображаться на диаграмме PowerPoint.
Если у вас не открыт файл Excel, вы можете щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме PowerPoint, затем выберите Редактировать данные > Редактировать данные в Excel в контекстном меню. Вы также можете выбрать Редактировать данные > Редактировать данные чтобы открыть небольшое окно, если вам нужно внести лишь незначительные изменения.
Если внесенные вами изменения не отражаются автоматически на диаграмме PowerPoint, вы можете обновить ее вручную. Для этого нажмите на свой график, перейдите в Лента меню "Дизайн диаграммы", затем нажмите Обновить данные. При этом будет извлечена последняя информация из связанного файла Excel и обновлена информация, отображаемая на диаграмме PowerPoint.
В отличие от таблицы данных Excel, любые изменения, внесенные в дизайн диаграммы в Excel, не повлияют на диаграмму в PowerPoint. По этой причине вам необходимо доработать дизайн и ощущение диаграммы, из которой вы копируете в Excel, прежде чем копировать ее в свою презентацию.
Кроме того, вы можете самостоятельно вносить изменения в структуру диаграммы PowerPoint. Это означает, что вы можете изменить внешний вид диаграммы презентации, не затрагивая диаграмму, скопированную из Excel.
Чтобы внести эти изменения, щелкните свою диаграмму, затем перейдите к Лента меню "Дизайн диаграммы". Вы можете выбрать, как выглядит диаграмма под Стили диаграмм. Если вы считаете, что текущий тип диаграммы не подходит для вашей презентации, вы даже можете изменить его.
Нажмите на Изменить тип диаграммы чтобы открыть новое окно. Оттуда вы можете выбрать любой тип диаграммы в левом столбце.
Связанный: Как сделать линейный график в Excel
Иногда вы не можете вспомнить, связаны ли таблицы и диаграммы в вашей презентации с файлом Excel. Или это может быть случай, когда вы связали свои данные PowerPoint с электронной таблицей, но не можете вспомнить, где вы их сохранили.
Вы можете напрямую проверить файл PowerPoint, связан ли он с каким-либо файлом и где находятся эти файлы. Для этого нажмите на Файл в лента меню. В открывшемся полноэкранном меню перейдите в Информация в левом столбце.
Под Информация окно, на правая рука столбец, перейдите к Связанные документы. Нажмите на Откройте расположение файла чтобы увидеть, где сохранены связанные файлы.
Если вы переместили связанные файлы Excel, нажмите Редактировать ссылки на файлы. Появится окно «Ссылки», показывающее каждый связанный объект и расположение прикрепленного к нему файла. В окне есть четыре варианта:
- Обновить сейчас: Обновить данные объекта до последних изменений в связанном файле.
- Открытый источник: Открывает связанный файл Excel.
- Изменить источник…: Открывает окно проводника для изменения связанного файла.
- Разорвать ссылку: Удаляет ссылку из вашей презентации.
Всегда оставайтесь в курсе
Эта отличная функция впервые появилась в Microsoft Office 2010 и с тех пор стала доступна всем пользователям Office. Таким образом, всякий раз, когда вы делаете презентацию на основе неполных данных, вам больше не нужно беспокоиться об обновлении ее вручную в будущем.
Скопировав информацию Excel и затем вставив ее в презентацию в виде связанного элемента, вы гарантированно автоматически обновите последние данные в файле PowerPoint.
Используйте эти советы Microsoft PowerPoint, чтобы избежать типичных ошибок, заинтересовать аудиторию и создать профессиональную презентацию.
Читать далее
- Продуктивность
- Майкрософт Эксель
- Советы по работе с таблицами
- Microsoft PowerPoint
- Советы по презентации
- Советы по Microsoft Office
Джови - писатель, профессиональный тренер и пилот. Он полюбил все, что угодно, с тех пор, как его отец купил настольный компьютер, когда ему было 5 лет. С тех пор он использует и максимизирует технологии во всех аспектах своей жизни.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться