Как создать ресурс для обмена идеями на работе

Исследования неоднократно показывали, что две из основных причин увольнения сотрудников с работы - это отсутствие признания со стороны начальника и недостаточное общение. Чтобы решить эту проблему, ключевым моментом является сотрудничество.

Наличие на рабочем месте эффективного ресурса для обмена идеями может повысить вовлеченность сотрудников и открыть площадку для инноваций. Здесь мы рассмотрим, как создать такой ресурс и как заставить его работать на практике.

Почему вам следует создать ресурс для обмена идеями

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером или нет, наличие централизованного и свободного от суждений пространства для содействия обмену идеями означает, что люди с большей вероятностью внесут свой вклад. Персоналу также полезно знать, что он может вносить предложения, и это поощряется.

Во многих отношениях хорошо используемый ресурс для обмена идеями имеет множество преимуществ, таких как:

• Он прост в использовании и неподвластен времени.
• Помогает более спокойным коллегам вносить предложения вне командных собраний.
instagram viewer
• Каждый может добавить к нему, независимо от продолжительности смены.
• Вы можете сделать это анонимным.
• Предоставляет исторический отчет о вещах, которые уже были выдвинуты.

Связанный: Лучшие инструменты для создания карт зрения

Однако для того, чтобы это работало, ресурсом нужно хорошо управлять. Это включает в себя рассмотрение идей людей, сопоставление информации и применение их там, где это необходимо. Сотрудники быстро поймут это, если рассматривать это как занятие с галочкой, а вклад каждого будет отвергнут или проигнорирован.

Если все сделано правильно, у вас будет интерактивный банк идей и отзывов, на который вы сможете внести улучшения. Точно так же ваши коллеги будут чувствовать, что их слушают, и они могут повысить уверенность команды в своей роли.

Приложения для обмена мгновенными сообщениями для простоты использования

Один из самых простых способов создать ресурс для обмена идеями - использовать приложения или службы обмена мгновенными сообщениями. Скорее всего, каждый уже использует одно из этих приложений на работе, поэтому у него есть дополнительный бонус в виде готовности к использованию.

Вот несколько хороших примеров приложений, которые вы можете использовать: Слабина и Microsoft Команды. Вы можете создать специальный канал, который будет использоваться исключительно для обмена идеями, и пригласить на него свою команду.

Поскольку оба этих приложения позволяют загружать и закреплять файлы на канале, вы даже можете добавить электронную таблицу для сбора информации и формального управления ею. Кроме того, поскольку обмен мгновенными сообщениями происходит в режиме реального времени, вы можете сделать его интерактивным, представляя темы и инициируя обсуждения.

Связанный: Советы по продуктивности для работы в Slack

Использование этого подхода обычно лучше всего подходит для небольших команд, которые все работают одновременно, например, стандартная работа с девяти до пяти человек. Это просто из-за того, как функционирует мгновенный обмен сообщениями, и может быть идеальным в этом сценарии.

Однако у этого метода есть следующие недостатки:

• При частом использовании он может быстро стать неуправляемым.
• Вам нужно будет поискать идеи в большом количестве текста.
• Имена пользователей обычно видны, поэтому это не анонимно.
• Вы не можете легко модерировать это.
• Персонал может чувствовать давление, чтобы внести свой вклад, и могут чувствовать себя обделенными, если они не участвуют.

Создайте доску цифровых идей

Цифровая доска предоставляет всем вашим коллегам онлайн-пространство для наблюдений и дополнений в удобное для них время. Думайте об этом как о доске объявлений, которую каждый может просматривать, когда проходит мимо.

Отличное приложение для этого - Padlet, поскольку он предоставляет несколько шаблонов, из которых вы можете выбрать, чтобы начать свою доску обмена идеями. Padlet невероятно удобен и совместим практически с любыми типами файлов. Это полезно, если люди хотят предоставить изображения или документы в своих презентациях или если они хотят использовать голосовые заметки.

С бесплатной учетной записью просто создайте свой Padlet (доску), дайте ему название и добавьте описание, и он готов к работе. Чтобы поделиться им, щелкните значок доля в правом верхнем углу экрана. Скопируйте ссылку в буфер обмена и отправьте его своей команде. Вы можете поиграть в настройках, чтобы вносить вклады анонимно, и решить, кто может редактировать доску.

Связанный: Как Padlet может упростить планирование и совместную работу

Когда сотрудник действительно хочет добавить к нему свою идею, ему просто нужно щелкнуть Плюс знак, который создаст новую булавку на доске, которую они могут ввести и щелкнуть Публиковать. Padlet также позволяет другим пользователям комментировать каждую булавку и отмечать избранное, если вы хотите добавить эту функцию. Информация будет добавляться в режиме реального времени, и вы можете настроить ее в соответствии со своими предпочтениями.

Тем не менее, это может вызвать некоторые проблемы, например:

• Вам нужно будет убедиться, что люди добавили сайт в закладки или загрузили приложение для постоянного использования.
• Использование его с небольшими командами может означать, что он выглядит скудным.
• Он может казаться безличным, и в нем отсутствуют элементы обсуждения.

Используйте файлы Google для организованного обмена идеями

Если вы хотите, чтобы ваша команда делилась идеями, но при этом хотите, чтобы она оставалась максимально организованной, не ищите ничего, кроме Документов и Таблиц Google. В зависимости от того, предпочитаете ли вы электронную таблицу или текстовый документ, он может выглядеть немного по-другому, но вы можете структурировать его именно так, как хотите.

Файлы Google предлагают возможности обмена, которые не имеют себе равных, и позволяют пользователям вносить изменения одновременно с кем-то другим. Это означает, что Google Sheet или Doc всегда открыты для бизнеса, и люди могут выбрать, оставаться ли анонимными или указать свое имя.

Связанный: Создание и настройка круговой диаграммы в Google Таблицах

Самым большим преимуществом использования этого носителя является то, что вы можете контролировать добавляемую информацию с помощью определенных заголовков и раскрывающихся списков. Например, в Google Таблицах заголовки ваших таблиц могут включать:

• Имя
• Область предложений (здесь может быть раскрывающийся список с областями обслуживания).
• Какая у вас идея или предложение?
• Причина вашей идеи или предложения.
• Ответ руководства.

Затем вы можете использовать свой ресурс для обмена идеями для сбора данных, составления отчетов и информирования всех о ходе реализации их идей.

Минусы использования файлов Google в качестве ресурса идеи:

• Таблицы и документы могут казаться однообразными и казаться «еще одной обязанностью» для персонала.
• Возможности обсуждения ограничены.
• Это приводит к подходу к инновациям сверху вниз.
• Персоналу нужно будет добавить его в закладки и не забыть использовать.

Легко делиться идеями

С учетом приведенных выше предложений о том, как создать ресурс для обмена идеями между коллегами, вам нужно будет принять решение о том, какой подход соответствует потребностям вашей команды. Вы даже можете использовать два из упомянутых методов. Важно то, чтобы это было стоящее начинание.

Это может максимизировать интерес сотрудников к развитию компании, и вы получите глубокое понимание того, как все можно улучшить. Ваша команда - ваш самый большой ресурс, поэтому убедитесь, что вы используете их знания и опыт, предоставляя им пространство для обмена.

6 плохих привычек удаленной работы, которые портят вашу производительность, и как их исправить

Ваши повседневные привычки имеют огромное влияние на ваш рабочий день. Вот несколько отдаленных привычек, которые портят вашу продуктивность, и способы их исправить!

Читать далее

Об авторе