Как быстро написать эффективное электронное письмо (4 инструмента искусственного интеллекта, которые вы можете использовать)

В отличие от обычных текстовых сообщений, написание электронной почты отличается. Когда дело доходит до написания электронного письма с нуля, люди склонны слишком много задумываться. Вы задаетесь вопросом, что включать, чего избегать, и черт знает, правильно ли то, что вы сейчас пишете?

Как поставщик услуг, я должен писать десятки писем каждый день. И это делает меня идеальным человеком, чтобы ответить на ваши вопросы.

С правильной информацией написать эффективные электронные письма быстрее становится так же легко, как набирать сообщение в приложении для чата. Затем вы также можете использовать инструменты AI, чтобы ускорить процесс. Вот как.

10 советов, как писать эффективные электронные письма быстрее

1. Считайте тему сообщения кратким изложением своего электронного письма

Когда вам нужно отправить электронное письмо, первое, с чем вам нужно разобраться, это написание мощной темы. Это первое, что видит ваш получатель, и любое электронное письмо с плохой строкой темы или без нее может быть удалено или попадет в папку для спама.

Таким образом, вам может потребоваться дополнительная минута, чтобы подумать и написать это. Самый простой способ сделать так, чтобы темы не были общими или расплывчатыми, - это рассматривать их как заголовки. Все, что вам нужно сделать, это кратко, но информативно изложить свое электронное письмо.

2. Приветствовать их

После строки темы вы должны задать тон сообщения электронной почты и произвести впечатление на получателя. Приветствие их, формальное или неформальное, - идеальный способ сделать это. Если вы запутались, выберите формальный способ.

Вот несколько способов поприветствовать получателей:

• Привет: Это для прямых и дружеских бесед.
• Привет: Это просто и вежливо.
• Дорогой: Это немного неестественно, но вы можете использовать это при контакте с руководителем или около того.

3. Добавить вступительное предложение

Поприветствовав получателя, вы должны почувствовать зуд, чтобы поговорить о том, о чем ваше письмо, но сделайте паузу на секунду. Прежде чем что-либо сказать, напишите вступительное предложение, чтобы начать рассылку письма с хорошей стороны.

Один из лучших способов сделать это - добавить вступительную строку.

Вот несколько примеров, которые вы можете использовать напрямую:

• Позвольте мне представиться.
• Приятно слышать от вас.
• Надеюсь ты в порядке.
• Я обращаюсь по поводу ____
• Спасибо за обновление.
• Я проверяю ____
• Поздравляю с твоим (недавним достижением).

4. Представьтесь

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, вы должны представиться, прежде чем говорить о чем-либо еще.

Хотя люди обычно разговаривают часами, они начинают потеть, когда их просят представиться. Не волнуйся. Так не должно быть. Чтобы упростить задачу, используйте один из следующих форматов.

• Меня зовут (полное имя), и я (ваша текущая должность).
• Я (полное имя) и работаю в (отраслевой) фирме под названием (название компании).

Лучшая практика - включать только одно или два предложения о себе, и не более того.

5. Быстро переходите к делу

Лучший способ сделать ваше электронное письмо ценным для получателя - быстро доставить в него нужную информацию. Другими словами, переходите к делу быстрее.

Вы поприветствовали получателя, написали вступительную строку / представились, а теперь напишите, почему вы им пишете. Если вам нужно обсудить несколько вопросов, расставьте приоритеты и начните письмо с самого важного. Это может быть ответ на вопрос или запрос.

Связанный: Хаки Gmail, которые помогут вам добиться большего

6. Включите одну большую идею

Если ваше электронное письмо оказывается слишком длинным, возьмите совет из обычного написания контента и добавьте в конце заключение или важную идею.

Он сосредоточит все внимание на самом главном. Например, вам нужно сначала что-то сделать, или вам нужен немедленный ответ, чтобы продолжить работу над проектом и т. Д. Вы также можете добавить заключение, сказав что-то вроде: Главный вывод из нашего обсуждения - [____].

7. Сохраняйте краткость

Среднестатистический профессионал получает более сотни писем в день. Это означает, что большинство людей, с которыми вы общаетесь, заняты. Независимо от того, насколько вы им нравитесь, они, вероятно, не будут готовы ни к какой бессвязной болтовне. Так что делайте электронные письма короткими и приятными.

Еще одним недостатком длинных писем является то, что они иногда расплывчаты, не соответствуют основной теме или даже могут вызвать недопонимание.

8. Будьте уважительны и щедры

Прелесть написания уважительных и вежливых писем заключается в том, что вы можете с кем-то не соглашаться, высказывать альтернативные мнения или даже просить об одолжении, но они все равно звучат нормально для чтения.

Если вы планируете сделать что-то подобное в своем электронном письме, сначала подумайте о том, чтобы поблагодарить получателя или сделать ему комплимент за его работу или идеи. Затем изложите свое мнение, не указывая прямо, что они сделали плохо или совершенно неправильно.

9. Добавить заключительное предложение

Ваша заключительная строка зависит от типа ответа, который вы ожидаете от собеседника. Вы можете завершить свое электронное письмо утверждением или закрытым вопросом, в зависимости от контекста. Тем не менее, избегайте завершения открытым вопросом любой ценой.

Это происходит главным образом потому, что утверждение и закрытый вопрос задают направление вашей беседе, позволяют держать ход событий в нужном русле и обеспечивают ответ.

Однако открытый вопрос излишне увеличивает дискуссию. К тому же, если вы обращаетесь к очень занятому человеку, ваша электронная почта может вообще игнорироваться.

Вот пример закрытого вопроса.

Давайте обсудим это позже во время звонка. Какое время лучше всего подходит для вас? [Время 1] [Время 2] [Время 3]

Это упрощает процесс принятия решения для вашего получателя.

С другой стороны, вот пример открытого вопроса.

Мы можем обсудить это далее по телефону. Итак, когда ты свободен?

Это заставляет получателя проверять свой календарь перед ответом, что затрудняет принятие мер.

Кроме того, заявление также может быть хорошей идеей для добавления в электронное письмо. Например:

Будем рады услышать от вас / работать с вами. Хорошего дня. Спасибо.

10. Выйти

Наконец, вы можете закончить свое электронное письмо любой из этих фраз для подтверждения, в зависимости от контекста вашего электронного письма.

• С уважением
• С Уважением
• Искренне
• Лучший
• Ваше здоровье
• С наилучшими пожеланиями

Всего этих советов достаточно, чтобы помочь вам сочинять и отвечайте на все электронные письма правильно.

Если вы хотите найти новые проекты или новую работу, или если ваша текущая работа требует от вас отправки нескольких электронных писем в день, эти инструменты AI могут быть вам полезны.

Этот инструмент помогает вам создавать собственные вводные строки на основе данных профиля ваших получателей в LinkedIn. Все, что вам нужно сделать, это добавить URL-адрес LinkedIn получателя в инструмент, и он покажет уникальные вводные строки на основе данных их профиля.

Инструмент стоит 36 долларов в месяц для открытия до 200 строк.

SmartWriter.ai помогает собирать данные из общедоступного профиля получателя и новостей, в которых они упоминаются. Он помогает создавать персонализированные электронные письма для людей, с которыми вы общаетесь.

Вы можете использовать его для отправки холодных писем или сообщений LinkedIn для охвата. Подписка на инструмент начинается от 49 долларов в месяц.

Если вы начинаете новый бизнес и нуждаетесь в финансировании, Snazzy.ai может стать для вас идеальным инструментом. Он поможет вам с шаблонами электронной почты для привлечения венчурных капиталистов или бизнес-ангелов.

Но сначала вам нужно создать учетную запись на платформе. Чтобы начать рассылку электронных писем, введите целевую аудиторию, ключевые слова, которые вы ищете, и описание вашего предложения. И это сэкономит вам много времени, предоставив индивидуальный первый черновик.

После этого вы можете немного подправить его, чтобы добиться идеального результата. Подписка начинается от 25 долларов в месяц.

Это еще один инструмент искусственного интеллекта, который поможет вам придумать идеальный крючок для ваших получателей. Чтобы начать работу с Lyne.ai, введите CSV ваших потенциальных клиентов с их рабочими адресами электронной почты или URL-адресами их профилей в LinkedIn.

Вы также можете решить, сколько предложений вы хотите, чтобы инструмент написал в начале, например, 1-2 предложения или 3-4 предложения и т. Д. Подписка начинается от 99 долларов в месяц.

Написание электронных писем никогда не было проще

Если вам когда-либо было сложно собрать все очки, чтобы составить хорошее электронное письмо, ваша борьба сегодня закончится.

Воспользуйтесь этими советами или инструментами, чтобы быстрее написать следующее эффективное электронное письмо!

4 лучших почтовых приложения для Windows, о которых вы никогда не слышали

Все мы знаем классические почтовые приложения для Windows, которые всем нравятся, а как насчет тех, о которых вы никогда раньше не слышали?

Читать далее

Об авторе