Подготовить 1 Никогда не планируйте встречу без цели. Если вы можете сделать то, что вам нужно, с помощью электронной почты или памятки, вам лучше сэкономить время себе и своим коллегам. 2 Начните с одной важной задачи - конечной цели собрания. Какова ваша цель или желаемый результат? Зачем вы собираетесь? Что должно быть сделано? 3 После определения цели встречи подумайте немного о том, какой тип встречи лучше всего - встреча один на один? Сеанс между двумя небольшими командами? Или просто вы, лидер, разговариваете с несколькими ключевыми игроками о своем плане на игру? 4 После того, как вы определились с основным направлением деятельности, наметьте все, что должно произойти для поддержки этого результата. Упростите план в целом на более мелкие элементы действий; все конкретное, осязаемое и присваиваемое когорте. 5 Многие офисы уже используют удаленную работу и используют обычные приложения для виртуальных встреч, такие как Zoom, Skype или Google Meet. Если вы или ваша компания плохо знакомы с миром удаленных помещений для встреч, проведите небольшое исследование и выберите лучшее приложение для виртуальных встреч, соответствующее вашим потребностям. 6 Решите, как долго должна длиться ваша встреча; Как правило, ваша встреча не должна длиться более часа. Составьте простое расписание на время вашей встречи, разделив ваше общее время на отдельные, определенные блоки, каждый из которых посвящен чему-то конкретному. 7 В случае встречи, которая действительно должна превышать час, может быть уместен короткий перерыв в середине. Выделите пять минут, если это будет долгий путь. 8 Если ваш домашний офис или рабочее место еще не оборудованы для виртуальной встречи, убедитесь, что все в порядке до дня встречи. Светлый нейтральный фон и сильный источник освещения создают профессиональные миниатюрные изображения. 9 Заранее подготовьте лист повестки дня, чтобы присутствующие могли ссылаться на него во время вашего виртуального собрания. Этот листок поможет им оставаться с вами, пока вы говорите; это также поможет вам прояснить свое видение встречи и систематизировать свои мысли. 10 Формальное слайд-шоу или презентация PowerPoint также могут сэкономить время, особенно если у вас есть много фактов, статистики или цифр, которыми вы можете поделиться в течение этого ограниченного периода времени. 11 Если к ресурсу можно предоставить общий доступ в цифровом формате, всегда быстрее предоставить список гиперссылок, документации и рекомендации для вашей команды, чем научить их всему, что им нужно знать во время встречи сам. Если требуется более активная тренировка, ее следует планировать отдельно и, если возможно, в группах. 12 Определите все препятствия и неизвестные моменты, с которыми вы все еще справляетесь. При необходимости выделите немного времени для открытого обсуждения. Предложите несколько разных возможностей, к которым можно стремиться, если дорога впереди неясна. 13 Дайте себе контрольный список, к которому можно обратиться после того, как вы расскажете о себе. Это должен быть список всего, что вам нужно передать своей команде, а также ваши действия и все, что к ним ведет с точки зрения логистики. Это положение гарантирует, что в данный момент ничего не будет забыто.
Приглашает 14 Оцените свой список действий и визуализируйте команду, которую вам нужно создать, чтобы эффективно и действенно заботиться о них. Кому нужно присутствовать? По какой причине каждый участник был включен? 15 Приглашайте только тех, кто вам нужен. Хотя вы не должны чувствовать себя ограниченным одним конкретным числом, всегда стоит делать список гостей как можно короче, не забывая при этом ни о ком-то важном. 16 По возможности заранее приглашайте список участников. Встречи в последний момент подходят, когда это необходимо или в экстренных случаях; Однако при планировании более сложных, организованных проектов вы всегда должны думать на пару недель вперед. День 17 Прежде чем начать, очистите свое пространство от потенциальных отвлекающих факторов, особенно если вы настраиваетесь из дома. 18 Пообедайте или перекусите заранее и выпейте рядом стакан воды. 19 Как и в любой другой профессиональной встрече, вы должны выглядеть хорошо воспитанными и подходить для офиса. 20 Проверка микрофона, камеры и Wi-Fi перед встречей - один из способов предотвратить досадный технический сбой во время выступления. Если вы используете ноутбук, убедитесь, что вы подключены, заряжены и готовы к работе. 21 Ваша веб-камера должна встречаться с вами на уровне глаз. Постарайтесь прижать окно как можно ближе к глазку веб-камеры. Вы хотите, чтобы ваш канал был удобным для просмотра теми, с кем вы будете встречаться. Попадание в глаза помогает. 22 Если вы нервничаете или никогда не посещали удаленную онлайн-встречу, заранее потренируйтесь перед камерой, чтобы никто не смотрел. Ваша экранная улыбка, скорее всего, будет выглядеть и ощущаться иначе, чем ваша настоящая; Эмоции на камеру - это навык, но после нескольких виртуальных встреч вам даже не придется об этом думать. 23 Отключите свой телефон; отключите уведомления на рабочем столе и все остальное, что может шуметь во время встречи. Если возможно, выделите время непосредственно перед встречей, чтобы ответить на последние сообщения или проверить что-нибудь важное, за чем вы активно следите. 24 У вас должно быть приложение для заметок или блокнот и ручка для быстрых заметок и дел. Вы должны присутствовать, быть вовлеченными и заинтересованными в том, кто говорит и что бы вы ни говорили. В течение 25 Если вы организатор встречи, быстро переходите к делу. Начните быстро и пунктуально и скажите, что нужно сказать, прежде чем приступить к своему первому пункту действия. 26 При необходимости вам может потребоваться поручить кому-нибудь вести протокол собрания. Некоторые типы программного обеспечения для совместной работы действительно смогут сделать это за вас. Документация - это самый быстрый способ быстро вовлечь тех, кто не присутствует, и она заставляет всех, кто участвует, быть ответственными за то, что на самом деле было сказано и передано. По возможности постарайтесь не пропускать его. 27 В зависимости от размера и характера собрания, возможно, будет порядок представления. При необходимости выделите время для представлений в начале собрания. 28 Назначение ролей каждому элементу действия, естественно, будет одной из самых важных частей любой виртуальной встречи. Опять же, вы уже должны знать, что это за роли и кто их будет выполнять, до начала встречи. 29 Установите временную шкалу и, если возможно, сделайте это визуально. Сообщите всем, когда вы в следующий раз коснетесь базы. Грамотно назначайте сроки. Начните достаточно заблаговременно, чтобы у всех было более чем достаточно времени для достижения успеха. 30 Сведите к минимуму бесцельную болтовню, особенно в начале встречи. Как только вы наберете обороты, вам, как правило, не нужно будет продолжать микроменеджмент. 31 Быстрое повторное ограничение в конце, анализ каждой роли и цели, - один из способов подкрепить результат встречи. 32 Перед тем, как собрание будет закрыто, убедитесь, что все выходят из-за стола со всем, что им нужно для продвижения вперед. Каждый должен знать свою роль и то, что от него ожидается, прежде чем подписать контракт. Уделите несколько минут в конце, чтобы задать любые вопросы и очистить воздух от путаницы. 33 Если у вас осталось время на бэкенде, и никто ничего не говорит, позвоните пораньше. Подтвердите, что все на одной странице, и продолжайте день. После 34 Если вы или начальство поручили вам какое-либо действие, переходите к нему. Немедленно приступайте к работе над краткосрочными задачами. Начните планировать дальнейшие действия. 35 Если у вас его еще нет, новый групповой календарь может быть одним из удобных способов спланировать последующие встречи в будущем. Это будет особенно полезно, если эта команда будет часто сотрудничать, по крайней мере, в обозримом будущем. 36 Если вы следуете инструкциям или приказам, отслеживайте любые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, или возникающие вопросы. Несрочные запросы обычно можно поместить в список, который вы добавляете по ходу дела. Конечно, если вы действительно застряли, вам всегда следует немедленно вернуться назад, чтобы снова встать на ноги. 37 Запомните все свои «победы», даже мелочи, прежде чем на самом деле выполнить задание в целом. Это отличный способ следить за вашими успехами и может обеспечить столь необходимый подъем морального духа в моменты разочарования. 38 По мере того, как вы и ваши коллеги добиваетесь прогресса, на горизонте будут появляться новые цели и задачи. Роли будут развиваться, и появятся новые цели - для того, чтобы все было вместе в реальном времени, жизненно важна открытая линия связи. Когда член команды добивается успеха, он должен знать, что его ждет дальше. Всегда давайте каждому человеку чем заняться и куда пойти. Будущее 39 Следите за всем. Если вы координируете работу, возвращайтесь к ней как можно чаще, особенно если кому-то кажется, что кто-то борется. 40 Подумайте о встрече в удобное для вас время. Что прошло хорошо? Что затянулось? Подумайте, что работает для вас и вашей команды, а что нет. Делайте все возможное в будущем, чтобы не попасть в те же самые ловушки.
5 приложений, которые экономят время, чтобы проводить лучшие встречи как онлайн, так и офлайн
Независимо от того, виртуально вы или лично, ваше время можно потратить более эффективно и продуктивно, если вы будете использовать правильные инструменты для организации встреч и управления ими.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться
