Как использовать Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint вместе для совместной работы

В последнее время вы можете увидеть рост количества приложений для совместной работы. Если у вас есть тарифный план на Microsoft 365, вам не нужны дополнительные инструменты для удаленной работы. Все, что вам нужно, - это Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint для высокопроизводительной совместной работы без отвлекающих факторов дома или в офисе.

В этой статье мы обсудим, как Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint могут помочь вам в управлении задачами / документами, удаленном сотрудничестве и общении.

Команды Microsoft для совместной работы

Microsoft Teams придерживается всестороннего подхода к совместной работе и общению. Вы и ваша команда можете просто позаботиться о многих аспектах проекта прямо из команд. Вы можете проводить групповые встречи, индивидуальные звонки, обмен сообщениями, доступ к файлам и работу над ошибками.

Ниже перечислены важные функции Microsoft Teams, ориентированные на совместную работу, которые позволяют удаленным и гибридным командам работать в полную силу:

1. Звонки, встречи и текстовые сообщения

Microsoft Teams - надежное приложение для групповых звонков и собраний. Вы можете запланировать собрания в календаре Outlook для собраний определенной группы.

Каждый участник будет получать автоматические оповещения, чтобы никто не пропустил важные встречи по проекту. Команды также позволяют членам команды из удаленных мест присутствовать на собрании по телефону.

Microsoft Teams следует потоковому формату для групповых текстов. Привлекайте внимание членов команды, отмечая их @ подписать во время обмена сообщениями.

2. Совместное использование экрана

Во время командных встреч нажмите на Поделиться контентом кнопку, чтобы поделиться различными активами вашего компьютера. Microsoft Teams позволяет вам делиться:

• Рабочий стол для удобной совместной работы с несколькими окнами, всплывающими окнами, уведомлениями и приложениями.
• Определенное окно, когда вам нужно сосредоточиться на одном конкретном контенте и сохранить конфиденциальность действий на рабочем столе.
• Презентации PowerPoint. При желании аудитория может перемещаться по слайдам.
• Доска Microsoft для совместного проектирования UI / UX, проектирования продуктов и многого другого.

3. Публичные и частные команды

Общедоступные командные каналы позволяют свободно сотрудничать с внешними контактами. Например, создавайте общедоступные группы для графических дизайнеров, разработчиков приложений, когда вы сотрудничаете с разработчиками клиента.

Когда вы работаете над чем-то вне проекта клиента, лучше создать частный командный канал для членов команды. Вы можете обмениваться файлами, обсуждать идеи и принимать решения, выходящие за рамки компетенции клиента.

OneDrive для совместной работы

OneDrive - это облачное хранилище Microsoft с превосходной безопасностью данных. Этот инструмент упрощает членам команды доступ к файлам и документам проекта из любого места.

Когда вы настраиваете команду в Microsoft Teams, OneDrive становится облачным хранилищем по умолчанию. Вы можете использовать следующие функции для совместной работы внутри команды или между командами:

1. Хранение и синхронизация файлов

Вы можете создать общую библиотеку для каждого проекта. Затем добавьте членов команды, которым необходимо работать над проектом. Теперь все участники могут получить доступ к любым файлам, которые вы создаете или загружаете в эту библиотеку.

Приложения OneDrive синхронизируют ваше устройство с облачной платформой и автоматически сохраняют последний файл на локальном диске. Таким образом, вы и ваша команда можете работать над проектной документацией, даже если Интернет какое-то время недоступен. Однако совместная работа в реальном времени недоступна, когда ваше устройство отключено.

2. Управление общим доступом и доступом

Вы полностью контролируете свои данные. Если вы не предоставите общий доступ к какому-либо файлу в какой-либо группе Microsoft Teams или общей библиотеке OneDrive, ваш файл будет полностью конфиденциальным. Если вам нужно срочно поделиться каким-либо файлом, просто перетащите файл в общую библиотеку или группу Teams.

Вы можете установить различные элементы управления доступом для файлов и документов проекта. Допустим, вы работаете над блогом к приближающемуся Дню компьютерной безопасности. Вам нужен творческий вклад от команды.

Вы можете вручную поделиться ссылкой на контент с несколькими членами команды и не делиться ею без надобности со всей командой. Затем вы можете ограничить загрузку контента, предоставить доступ только для просмотра и т. Д.

3. Сотрудник по тегам

Редакторы контента, издатели, менеджеры проектов могут снизить нагрузку на свои задачи, внедрив теги документов. Если вы редактируете черновик блога и хотите, чтобы автор добавил в его содержание некоторые исторические данные, вы можете просто упомянуть их в документе, используя @ подписать.

Автор или создатель контента автоматически получит электронное письмо со ссылкой на файл и комментарием. Нет необходимости преследовать создателя контента через приложения для обмена сообщениями или голосовые звонки. Это сэкономит вам и вашей команде много времени.

4. Редактирование в реальном времени

Вы можете сократить время создания и утверждения контента, переключившись на редактирование в реальном времени. Для проектов с большим объемом контента ваша команда должна принять этот подход.

Вы и ваша команда проекта можете открыть в браузере один и тот же файл Excel, Word или PowerPoint. Любые изменения, вносимые создателями, редакторами и утверждающими, видны всем соавторам.

SharePoint для совместной работы

Вы можете использовать Microsoft SharePoint в качестве портала интрасети по умолчанию для любого проекта. Вы можете безопасно развертывать задачи, отчеты, рабочие процессы и результаты любого проекта в сети, не управляя каким-либо внутренним сервером.

Вот список функций SharePoint, которые вы хотели бы использовать для совместной работы с полностью удаленной или гибридной рабочей силой:

1. Управление содержанием

Вы можете легко управлять данными проекта, такими как документы, файлы, изображения, ресурсы дизайна, телефонные контакты, контакты электронной почты и видео, в SharePoint. Вы можете создать отдельные сегменты для каждого файла на сайте SharePoint.

Вы можете добавить программу поиска на основе метаданных, чтобы члены группы могли легко получать доступ к файлам из любого места. Пользователи также могут получать доступ к файлам с мобильных устройств, поскольку SharePoint - это мобильное приложение.

2. Коммуникационный сайт

Вы можете использовать SharePoint для визуального общения. Например, создайте в интрасети различные коммуникационные сайты для таких аудиторий, как члены команды, клиенты, поставщики и т. Д.

Теперь вы можете публиковать обновления о проекте, продукте или услуге на вышеупомянутых сайтах одним щелчком мыши. Вы можете использовать коммуникационные сайты в SharePoint для публикации панелей мониторинга состояния проекта и сбора комментариев от ваших клиентов.

Сайты SharePoint также позволяют с легкостью добавлять события календаря, сроки и задачи для управления проектами.

3. Совместное использование и контроль разрешений

Вы можете установить различные правила и уровни общего доступа в SharePoint. Например, члены группы могут получить доступ для редактирования, внешние соавторы - для просмотра, а клиенты - полный контроль над сайтом проекта в SharePoint.

На сайтах SharePoint есть различные элементы управления разрешениями, которые можно использовать для облегчения доступа к контенту при соответствующей безопасности. Вы можете выбрать «Полный доступ», «Дизайн», «Редактировать», «Принять участие» и «Читать».

Продуктивное и доступное сотрудничество

Использовать все эти функции совместной работы Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint очень просто.

Теперь вы можете начать работу с задачами проекта, управлением документами, интерактивной доской в ​​реальном времени и совместной работой в команде из любого места.

9 лучших способов управления вашей командой в Microsoft Teams

С помощью Microsoft Teams вы можете составлять план, организовывать работу и беспрепятственно сотрудничать в качестве руководителя группы. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу!

Читать далее

Об авторе