8 лучших типов отчетов по управлению проектами, которые вы должны знать

Отчеты по управлению проектами относятся к высокоуровневому обзору, который содержит важные данные, относящиеся к проекту, в удобном для понимания формате. Они фокусируются на различных аспектах проекта и проливают свет на текущее состояние, возможные или существующие проблемы и способы их решения.

Узнайте о самых популярных типах отчетов по проектам, которые могут предоставить вашим командам аналитическую информацию в режиме реального времени.

1. Панель управления проектом / Здоровье

Панель мониторинга проекта или отчет о состоянии позволяют узнать, как продвигается проект и что команда может сделать для повышения производительности. Обычно вы представляете этот отчет клиенту или другим заинтересованным сторонам. Таким образом, они могут визуализировать такую ​​информацию, как прогресс и прибыльность.

Это также помогает определить, сбился ли проект с пути, и что вы можете сделать, чтобы вернуть его в нужное русло.

Отчет на информационной панели проекта должен содержать полный портфель, включая состояние проекта (статус проекта в зеленый, желтый или красный цвет), этапный прогресс данного проекта, доходность проекта, сравнивающая бюджет и стоимость, и

прогресс проекта по расписанию.

2. Задачи и статус проекта

Если вы занимаетесь управлением проектами, это наиболее распространенный тип отчета, который вам нужно подготовить. Возможно, вам придется составлять этот отчет еженедельно или ежемесячно. Его цель - показать, насколько далеко ушла команда в достижении целей проекта.

Если вам нужно регулярно составлять такие отчеты, лучше автоматизировать процесс, чтобы сэкономить время и силы. Вы можете использовать данные инструмента управления задачами для заполнения отчета.

Вы также можете использовать стандартный шаблон для отчета. Это поможет вам избавиться от работы по созданию отчета о состоянии каждый раз с нуля.

3. Доступность ресурсов и навыков

Отчеты о доступности ресурсов необходимы каждому менеджеру проекта. Используя этот отчет, вы можете назначать и делегировать задачи нужному члену команды. Он показывает, какой член команды занят и когда.

Если вы планируете составить график для нового проекта или ищете кого-то незанятого делегирование задачи, проверьте наличие в этом отчете. Вы также можете найти участников, работающих на полную мощность, которым может потребоваться помощь.

Таким образом, вы можете обеспечить равномерное распределение задач для более высокой эффективности и более быстрых результатов.

4. Риски проекта

Каждый проект сопряжен с определенным количеством рисков. Следовательно, ваш отчет о рисках должен содержать все предполагаемые и фактические риски, связанные с проектом. Возможно, вам придется подавать этот отчет один раз в месяц.

Тем не менее, поощряйте своих товарищей по команде регистрировать все риски, о которых они могут думать, в режиме реального времени. Это поможет вам собрать все данные в одном месте, когда вам нужно будет создать отчет.

Помимо перечисления всех рисков, ваш отчет может содержать только подробные сведения о рисках высокого уровня и краткое изложение того, как вы планируете управлять рисками низкого уровня. Вы можете записывать риски в электронную таблицу, но лучше воспользоваться помощью инструмента управления проектами.

5. Бюджет и расходы

Вам необходимо создать бюджетный отчет для разных целей. Отчет о бюджете, который вы составляете для своего клиента в конце проекта, является наиболее распространенным. Кроме того, вы можете создавать отчет о расходах несколько раз, когда проект находится в стадии реализации.

Это поможет команде определить, вышли ли расходы по проекту из-под контроля. В таких случаях вы можете сразу контролировать расходы и не удивляться, если по завершении проекта расходы превысят бюджетный лимит.

Отчет о бюджете и расходах должен включать предполагаемый бюджет для каждой задачи или сегмента проекта и фактическую стоимость. Обязательно записывайте все расходы в режиме реального времени, чтобы избежать проблем с объединением всех расходов во время создания отчета.

6. Отслеживание времени

Многие клиенты производят платежи в зависимости от времени, потраченного на проект. Для них создание отчетов о времени после завершения проекта является обязательным. Отчет показывает, сколько времени члены команды потратили на задачи, связанные с проектом.

В этом отчете также будет отражено общее время, затраченное на каждую задачу, и количество времени, потраченного каждым членом команды. Помимо этого, вы можете использовать учет рабочего времени, чтобы повысить производительность вашей команды и индивидуальную продуктивность.

Проанализировав время, затраченное товарищами по команде на выполнение различных задач, вы легко узнаете, кто может выполнять работу более эффективно. Позже вы можете назначать людям задачи, которые они могут выполнять быстро и качественно.

7. Ошибки и проблемы

Хотя может быть невозможно создать проект без каких-либо проблем или ошибок, вы определенно можете работать, чтобы свести счет к минимуму.

Подготовка подробного отчета об обнаруженных ошибках и проблемах гарантирует, что вы сможете быстро найти решения этих проблем для своевременной реализации проекта. Отчет об ошибке или проблеме проекта должен содержать важную информацию, такую ​​как номер проблемы или ошибки, дату идентификации, поднятую проблему, описание, приоритет, решение и статус ошибки.

Регулярное обновление таких отчетов в течение жизненного цикла проекта будет свести к минимуму отвлечение и предотвратить разочарование клиента. Это также избавит вас от риска задержки проекта и штрафов.

8. Анализ отклонений

Отчет об отклонениях - отличный способ узнать, находится ли проект на правильном пути. В этом отчете вы анализируете и сравниваете разницу между оценкой и результатом различных аспектов проекта. В этом отчете используйте стандартную метрику для измерения обоих данных.

Этот отчет поможет вам определить, опережаете ли вы план, заканчиваете ли вы его или идете по графику. Вы можете сравнить свой бюджет, ресурсы, объем или график в отчете.

Однако менеджеры проектов обычно выбирают этот отчет для анализа бюджета, расходов и рабочих тенденций проекта. Время создания таких отчетов варьируется от проекта к проекту. Хотя клиентам может понадобиться этот отчет в конце проекта, вы можете создавать его периодически в течение жизненного цикла проекта, чтобы получать более подробные сведения.

Какой отчет вы хотите создать дальше?

Теперь, когда вы знаете типы отчетов, которые вы можете создавать для проектов, а также их функции, вы можете легко выбрать любой в соответствии с вашими потребностями. Если вы используете приложение для создания отчетов, создание отчетов не будет сложным и трудоемким.

Хорошо то, что большинство платформ управления проектами также функционируют как инструменты отчетности.

8 лучших инструментов отчетности для менеджеров проектов

Инструменты отчетности упрощают процесс создания отчетов по завершенным проектам или внутренней работе команды. Вот одни из лучших для использования!

Читать далее

Об авторе