Преимущества и ограничения использования макросов в Google Таблицах

Если вы часто используете Google Таблицы в повседневной жизни, вы должны знать, что выполнение повторяющихся задач занимает много времени. Вам нужно отформатировать ячейки, текст, числа, графики, границы и так далее.

Благодаря сценарию приложения и записи на основе графического интерфейса пользователя вы можете автоматизировать задачи с помощью макросов. Хотя запуск макроса прост, он может быть осуществимым или приемлемым не во всех случаях. Понимая преимущества и недостатки макросов Google Таблиц, вы можете использовать их эффективно и безопасно.

Почему вам следует использовать макросы Google Таблиц?

Допустим, вам нужно управлять тысячами данных на нескольких листах. Этими таблицами могут быть годовой бюджет, списки дел, ежемесячный бюджет, средство отслеживания инвестиций, планировщик событий, планировщик, товарные запасы и т. Д.

В конце концов, все эти Google Таблицы будет содержать различное форматирование для текста, чисел, дат, времени и многого другого. Вы также можете создавать цветные столбцы, строки и тексты для лучшей видимости данных.

Вы избавитесь от многих повторяющихся шагов, если будете тщательно записывать все действия с пользовательским интерфейсом Google Таблиц, которые вы выполняете с помощью средства записи макросов. Сделайте это один раз для каждого листа и назначьте сочетание клавиш для макроса.

Связанный: Как автоматизировать повторяющиеся задачи в Google Таблицах с помощью макросов

Теперь используйте сочетание клавиш для форматирования вновь введенных данных. Вот несколько простых макросов, с которых вы можете начать:

• Форматирование множества таблиц на листе.
• Создавайте одну и ту же визуализацию данных из одинаковых наборов данных несколько раз.
• Преобразуйте формулы в значения, а затем экспортируйте данные в любые другие инструменты.
• Отсортируйте данные на всех листах по единому правилу.
• Легко отображайте столбцы и строки на листе.
• Назначьте одинаковые цвета табуляции всем листам определенного файла.
• Макросы позволяют мгновенно сбросить фильтры.

Вы можете реализовать макросы, чтобы сократить время, затрачиваемое на организацию и расчет данных. Преимущества макросов Google Таблиц подпитывают вашу уверенность и мотивацию.

Каковы преимущества использования макросов в Google Таблицах?

Макрос - это один из быстрые советы по Google Таблицам для повышения удобства работы пользователей с Google Таблицами. Это увеличивает вашу эффективность и способность управлять большим количеством данных, сокращая при этом общее время обработки. Ниже приведены несколько важных преимуществ использования макросов в электронной таблице:

1. Автоматизация

Вы можете полностью автоматизировать обработку данных в Google Таблицах с помощью макросов. Все, что вам нужно сделать, это спланировать свою стратегию ввода данных, форматирования, организации, расчета и визуализации.

Теперь выполняйте задачи поэтапно, записывая каждую задачу в отдельный макрос. Назначьте макросам уникальные сочетания клавиш. Вы также можете составить глоссарий для этих ярлыков и поместить их в рабочий лист для справки.

При работе с небольшими базами данных макросы Google Sheets могут легко сократить расходы на дополнительного члена команды или дорогостоящие инструменты.

Связанный: Как создать базу данных в Microsoft Access: пошаговое руководство

2. Безошибочная обработка данных

В таблицах неизбежны человеческие ошибки. Ошибки могут увеличиваться, если над одним листом работают несколько человек. Следовательно, реализация макросов минимизирует ручные задачи, такие как ввод данных, форматирование данных и вычисления данных.

При минимальном количестве ручных задач вы можете рассчитывать на безошибочную обработку данных в совместной электронной таблице.

3. Применить правила проверки и соответствия данных

Если ваша работа требует строгих требований соответствия, вы можете использовать макросы. Используйте макросы для мгновенного применения нескольких правил вместо того, чтобы вручную назначать правила для каждого листа.

Вы можете легко реализовать политики соответствия и проверки данных во многих проектах, не теряя времени и денег.

4. Сократите количество догадок

Макросы и формы Google могут помочь вам расширить возможности ваших рабочих листов. Для совместных рабочих листов используйте специальные Google Forms для ввода данных. Также назначьте несколько макросов для форматирования и расчетов.

Теперь члены вашей команды могут без труда вводить новые данные и форматировать таблицу в соответствии с вашими ожиданиями. Им также не нужно ждать ваших инструкций.

5. Устраняет тупость

Вы или члены вашей команды скоро устанете, если вам нужно будет вручную вводить данные, форматировать ячейки или вычислять значения и т. Д. Ручная работа также требует особого внимания. Таким образом, ваша рабочая сила становится более непродуктивной.

Автоматические макросы помогут вам работать быстрее и избавят от скуки на работе. Вы и ваши сотрудники можете легко переключить внимание на жизненно важные задачи, которые приносят вам доход.

6. Простота устранения неполадок

Один макрос может хранить несколько взаимодействий пользовательского интерфейса. Таким образом, если вы заметите необычное форматирование, организацию данных или вычисленные значения, вы будете знать, где искать неисправность.

Если вы не используете макросы, вам придется выполнить множество действий для устранения ошибок.

7. Интеграция с Google Apps

Базовая программа макросов - это скрипт приложения. Вы можете изучить расширенные сценарии для интеграции Google Таблиц с другими сервисами Google Workspace, такими как Документы, Диск, Формы и т. Д.

Вы можете использовать макросы для перемещения, копирования или удаления файлов на Google Диске из Google Таблиц.

Есть ли недостатки макросов Google Таблиц?

Несколько недостатков мешают полноценному развертыванию макросов в любом проекте. Ниже перечислены недостатки макросов Google Таблиц:

1. Проблемы безопасности сценария приложения

Неизвестные макросы могут представлять угрозу для всего рабочего листа Google. Хакеры могут создавать сложные макрос-скрипты, которые могут украсть данные вашей работы или навсегда уничтожить базу данных.

2. Макросы не экспортируются / не импортируются автоматически

Вы не можете выполнять макросы с одного листа на другой. Вам необходимо пройти сложный процесс импорта макроса путем копирования его скрипта.

3. Кривая обучения

Чтобы освоить использование макросов, вам необходимо ознакомиться с некоторыми справочными статьями и обучающими статьями по Google Таблицам. Вам также нужно будет спланировать взаимодействие с пользовательским интерфейсом Google Таблиц, чтобы создавать эффективные макросы.

4. Конфликты сочетаний клавиш

Существует как минимум десять сочетаний клавиш в Google Таблицах, которые могут мешать работе с макросами. Поскольку эти ярлыки также начинаются с Ctrl + Alt + Shift.

Следовательно, вам необходимо создать уникальные ярлыки для макросов. Кроме того, запишите их для использования в будущем.

5. Могут быть ошибки в тяжелых макросах

Иногда вы не можете включить все взаимодействия пользовательского интерфейса в один макрос. Макрос с обширными шагами может замедлить обработку данных или даже не работать. Вы можете разделить шаги на несколько макросов.

Макросы Google Таблиц для быстрой безупречной работы

У любой технологии всегда есть плюсы и минусы, и макросы Google Таблиц не исключение. Однако его преимущества весят больше, чем недостатки.

Следовательно, многие эксперты Google Sheets используют макросы в своих таблицах, чтобы обеспечить безупречную работу в быстро меняющейся рабочей среде. Реализуя макросы, вы также можете стать мощным пользователем Google Таблиц.

4 скрипта Google, которые делают таблицы Google более эффективными

Google Таблицы великолепны "из коробки", но могут быть еще более мощными, если вы используете скрипты Google Таблиц для расширения его возможностей.

Читать далее

Об авторе