10 лучших советов, которые сделают отчеты о ваших проектах выдающимися

В наши дни невозможно представить проект без отчета. Фактически, некоторым проектам требуется, чтобы вы создавали несколько отчетов в течение их жизненного цикла. Вашим проектам и клиентам может потребоваться создание различных типов отчетов, но все отчеты должны быть краткими и легко понятными.

В этой статье вы узнаете, как составить эффективный отчет о завершенном или текущем проекте.

1. Четкие и краткие расписания

В отчетах по вашему проекту должны быть табели учета рабочего времени. Он должен быть кратким, но в нем также должна быть вся необходимая информация, чтобы получатели могли легко понять ее с первого взгляда.

Лучше создать еженедельное расписание, а при необходимости вы можете делать его раз в две недели или ежемесячно. Таблицы рабочего времени должны включать имя ресурса, имя задачи, дату, день недели, время входа в систему, время выхода из системы и общее количество рабочих часов.

Вместо того, чтобы вручную вводить все данные в электронную таблицу, вы можете используйте любое приложение для расписания, например Timely

. Здесь вы можете указать свое рабочее время, названия задач и т. Д. Затем инструмент автоматически сгенерирует отчеты о расписании.

2. Подробный отчет о расходах

Полный отчет о расходах важен не только для клиента. Вашей команде также полезно отслеживать бюджет и фактическую стоимость в течение жизненного цикла проекта.

Отчет о расходах должен включать товар или услугу, их количество, стоимость, предполагаемый бюджет, стоимость и остаток. Если какой-либо член команды хочет приобрести какую-либо услугу или продукт для проекта, попросите его отправить аналогичный отчет о расходах.

Убедитесь, что они покупают этот товар только после вашего одобрения и выставления счета вам. Таким образом, вы можете добавить данные в свой окончательный отчет о расходах и предотвратить превышение бюджета за счет.

3. Комплексные статусы проектов

Когда вы составляете отчет по проекту, он должен явно отражать статус проекта. Статус проекта не означает текущий статус выполнения работ. Он также должен включать другие данные, такие как разница между плановым и фактическим расписанием, отклонения между предполагаемой и фактической стоимостью, оставшимися задачами, отложенным сроком (если есть), возможными рисками и проблемами, и скоро.

Вы должны создать исчерпывающий отчет, содержащий статус со всех возможных сторон. Универсальная отчетность Asana Эта функция может помочь в составлении отчетов о состоянии проекта в различных масштабах и ракурсах.

4. Распределение ресурсов

Готовя отчет о распределении задач, убедитесь, что он помогает другим проверять доступность ресурсов и при необходимости делегировать задачи. В таких отчетах укажите, сколько часов каждый ресурс потратит на выполнение каждой задачи.

Это поможет руководителям и коллегам узнать, кто из членов команды занят, а у кого есть свободное время. Вы можете легко собрать данные и использовать их в отчете для будущего планирования с помощью таких инструментов планирования ресурсов, как Silverbucket.

Связанный: Лучшие инструменты и советы для эффективного делегирования задач

5. Визуализируйте использование емкости

Вероятно, вы включите отчет об использовании ресурсов проекта. Вы должны отделить оплачиваемое использование от общего использования ресурсов. Следовательно, очень важно, чтобы вы создавали отдельные столбцы для каждой информации.

Вы также можете указать название ресурсов и индивидуальное использование, а также использование в команде. Точно так же вы можете потратить некоторое время, чтобы вознаградить и признать успехи лучших исполнителей с точки зрения использования ресурсов.

6. Ожидаемые и фактические риски

Оценка рисков - неотъемлемая часть управления проектами. Следовательно, вы должны точно визуализировать данные оценки рисков. Возможно, вы думали о некоторых рисках при планировании проекта. Однако по мере продвижения проекта оценка рисков меняется. Укажите все предполагаемые и фактические риски при создании отчета по проекту.

Отчет о рисках должен состоять из обзора ожидаемых рисков, за которым следуют все риски, которые проект испытал до отчетной даты. Также крайне важно, чтобы вы упомянули любые изменения профиля риска, которые вы или ваша команда выявили в ходе реализации проекта.

7. Анализ портфеля проектов

Если вы управляете более чем одним проектом в любой момент времени и вам нужно составить отчет для анализа своего портфеля, будьте осторожны. Прежде всего, выберите панель управления, на которой вы перечислите все названия проектов жирным шрифтом для облегчения визуализации.

Панель управления также должна включать в себя сводку проектов, такую ​​как этапы, сроки, текущий прогресс, бюджет и стоимость и распределение ресурсов. Вы также можете использовать разные графики для визуализации данных в одном месте. Позже вы можете создавать отдельные разделы для каждого проекта и анализировать их индивидуально.

Есть некоторые надежные инструменты управления портфелем проектов в наличии на рынке. Вы можете выбрать любой из этих лучших инструментов для создания профессиональных и всеобъемлющих отчетов.

8. Соглашение о данных и маркировке

Отчеты по вашему проекту должны содержать стандартное соглашение для данных и меток. Если вы хотите создать отчет для своей организации, следуйте принятому в организации соглашению. Если вы создаете отчет для клиента, вы можете обсудить с ним, как они хотели бы получить информацию, представленную в отчете.

Кроме того, используйте короткие и точные метки в своем отчете, чтобы любой мог понять его без каких-либо затруднений. Кроме того, старайтесь соблюдать местные стандарты времени и даты. Если вы работаете в организации из Великобритании, расположенной в США, идеальным вариантом было бы использование условных обозначений дат в США.

9. Интерактивные диаграммы и графики

Независимо от того, какой тип отчета вы собираетесь составить, аудитория найдет более полезными интерактивные диаграммы. Строки и столбцы, заполненные числовыми данными, могут не заинтересовать людей. Вместо этого создавайте диаграммы и графики, которые отображают дополнительные данные при наведении курсора мыши на график.

В отчетах можно использовать различные графики и диаграммы. Среди них наиболее распространены круговые диаграммы, линейные графики и гистограммы. В зависимости от типа данных вам нужно выбрать диаграмму или диаграмму для удобной визуализации.

10. Раздел обратной связи

Каждый отчет по проекту вызывает положительные или отрицательные отзывы. Все отчеты по проекту должны включать раздел, в котором клиенты или менеджеры могут высказать свое мнение. Ознакомившись с отчетами, аудитория может высказать свои отзывы и предложения в этом разделе.

Таким образом, вам не нужно запрашивать обратную связь отдельно. Это также покажет, что вы хотите знать свои ограничения и вносить улучшения. Позже вы сможете внедрить эти предложения в рабочий процесс своего проекта.

Начать создание отчета по проекту

Успешная презентация зависит от того, как вы создадите отчет для аудитории. Во время подготовки отчета помните о вышеупомянутых моментах, чтобы составлять эффективные отчеты по проекту.

Вы также можете использовать надежный инструмент визуализации данных, чтобы профессионально представлять отчеты и проявлять творческий подход.

8 лучших функций Google Data Studio для анализа и визуализации данных

Хотите произвести впечатление на свою аудиторию с помощью действенных аналитических данных и убедительных визуализаций? Ознакомьтесь с этими функциями Google Data Studio.

Читать далее

Об авторе