Как использовать метод инвентаризации обязательств для оптимизации управления задачами

Вы когда-нибудь чувствовали, что у вас так много дел, но не хватает времени? Если да, то вы, вероятно, относитесь к большинству населения. Будь то работа или домашние обязанности, всегда есть чем заняться.

Возможно, вы испробовали всевозможные методы повышения продуктивности, чтобы справиться со своей рабочей нагрузкой, но все равно обнаружили, что не справляетесь. Однако, если вы хотите улучшить свое время и управление задачами, инвентарь обязательств может быть вашим ответом.

Как работает инвентарь обязательств?

Инвентаризация обязательств - это инструмент управления задачами, который позволяет более эффективно управлять своим временем. Это просто, хотя требует некоторого планирования, чтобы заставить его работать. По сути, вы создаете категоризированный перечень всех своих обязательств и решаете, сколько времени выделить на каждую часть.

Инвентаризация, которую вы составляете, может относиться к конкретной работе, и в этом случае вы должны записывать все различные типы задач, которые вы выполняете в рамках своей работы. Это может включать в себя, например, администрирование, маркетинг, проект A, проект B и встречи.

Идея состоит в том, чтобы подсчитать, сколько времени в процентах у вас уходит на выполнение работы в каждой категории в соответствии с хорошими стандартами. Если вы обнаружите, что ваш общий процент превышает 100%, вам нужно решить, что удалить из своего инвентаря.

Связанный: Причины, по которым вы должны использовать интеллектуальные карты в повседневной жизни

Инвентаризация обязательств показывает вам, на что именно нужно ваше время и почему вы не можете все успеть. Это помогает вам очистить свои обязанности и позволяет сосредоточиться на том, что возможно и важно.

Составьте список обязательств

Для начала вам нужно будет создать список обязательств, который должен быть категориями задач, которые вы выполняете. Это должен быть подробный список, включающий все, что вам нужно делать в рамках вашей работы. Вы можете создать отдельный инвентарь для домашних обязанностей или объединить его со своими рабочими.

Trello - отличное приложение для создания вашего списка, так как вы можете создавать доски с несколькими списками и просматривать их бок о бок. Для начала выполните следующие действия:

1. В Trello вверху нажмите Создать> Создать доску.
2. Назовите свою доску и нажмите Создавать.
3. Щелкните значок Заголовок вашего первого списка, введите «Обязательства», чтобы переименовать его, и нажмите Входить на клавиатуре.
4. Нажмите Добавить карту для создания новой категории, например, администрирования.
5. Для каждой категории вы можете написать в Описание карты какие задачи входят в эту категорию.

Теперь, когда у вас есть список обязательств, вы можете начать рассчитывать процент времени, который вам понадобится для каждого из них. Не обращайте внимания на общий процент на данном этапе; просто напишите рядом с каждым обязательством, сколько времени вам потребуется, чтобы хорошо его выполнить.

Связанный: Советы по управлению досками Trello

Как только вы это сделаете, вы можете сложить проценты и найти свою сумму. Именно здесь большинство людей обнаруживают, что их общая сумма превышает 100%.

Реалистично относитесь к своему времени

Закон процентов гласит, что 100% вашего времени - это максимум, который вы можете уделять. Если ваши обязательства требуют большего, велика вероятность, что вы либо будете плохо работать, либо просто не добьетесь своего.

Таким образом, вам нужно будет решить, что нужно удалить из вашего инвентаря, чтобы вы хорошо работали и правильно распоряжались своим временем. Удалить что-то из этого списка может быть непросто, особенно если это означает отказ от проекта или отказ людям. Однако необходимо реалистично оценивать то, что возможно в любой конкретный день или неделю.

Возможно, вы захотите удалить рабочие задачи, которые:

• Вы можете легко делегировать полномочия.
• Дополнительные обязанности, на которые у вас нет времени, например, конкретные проекты.
• В этом нет необходимости.

Чтобы удалить карточки в Trello, наведите указатель мыши на карточку, щелкните значок Редактировать значок и выберите Архив. Продолжайте делать это, пока ваши обязательства не будут занимать 100% вашего времени.

Связанный: Как уложиться в сроки и вовремя завершить задачи

Используйте инвентарь обязательств для управления задачами

Когда ваша инвентаризация обязательств завершена и готова к работе, важно придерживаться временных рамок, установленных вами для каждого обязательства. Это можно легко сделать, поставив задачи на основе каждого обязательства.

Например, предположим, что вы посвятили 15% своего времени администрированию, которое включает проверку электронной почты, написание заметок и составление протоколов встреч. Таким образом, время администратора должно занимать только 15% вашего рабочего времени, не считая перерывов.

Вы можете легко управлять этим в Trello, используя уже созданную доску. Вы можете создать список дел на доске Trello, нажав Добавить еще один список.Для каждой добавляемой задачи (карточки) вы можете выбрать Правка> Изменить ярлыки и выберите цвет для обозначения каждого из ваших обязательств. Таким образом, вы можете отслеживать, сколько времени вы тратите на каждую из них.

если ты планировать задачи в свой календарь, вы можете легко управлять этим, задав категории в своем цифровом календаре. В Outlook это можно сделать, выбрав Категории на ленте и в Календаре Google просто щелкните событие правой кнопкой мыши и выберите цвет для представления этой категории. Это даст вам четкое представление о вашей неделе и о том, как она соотносится с вашим запасом обязательств.

Связанный: Лучшие бесплатные шаблоны приоритезации для ваших проектов

Со временем вы можете заметить, что вам нужно откорректировать проценты. Это могло быть связано с тем, что вы слишком щедро потратили свое время или недостаточно щедры. В этом случае пересмотрите свой инвентарь и внесите необходимые изменения.

Задачи под контролем

С инвентаризацией обязательств вы сможете лучше понять, как вы управляете своей рабочей нагрузкой. Это поможет вам эффективно расставить приоритеты в ваших обязанностях. Легко заставить себя сделать все, но на самом деле никто не может этого сделать. Вместо того, чтобы пытаться все втиснуть, сделайте шаг назад и посмотрите, что перед вами.

Установите границы в течение рабочей недели, и вы сможете лучше выполнять свои самые важные обязанности. Более того, у вас будет рабочее свидетельство того, на что вы тратите время, и вы сможете вносить в него изменения по мере необходимости.

Асана vs. Понедельник: выберите идеальный инструмент для управления проектами

Asana и Monday - популярные инструменты для управления проектами, но как они соотносятся? Узнай, какой из них лучше!

Читать далее

Об авторе