12 лучших функций Microsoft Access для управления базами данных

Управление базой данных может быть повторяющимся и беспокойным, если вы не используете правильный инструмент. С Microsoft Access обслуживание базы данных взаимоотношений становится простым.

Прочтите, чтобы узнать больше о Microsoft Access, его основных элементах и ​​функциях.

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access - это надежный инструмент для повышения производительности, входящий в состав пакета Microsoft 365. В этой базе данных вы можете записывать, просматривать, редактировать и отслеживать данные. Вы даже можете установить связь между данными.

Помимо хранения огромного количества информации, он упрощает поиск и использование данных на разных платформах. Microsoft Access также поддерживает интеграцию с другими инструментами для простой синхронизации данных. Некоторые из его основных компонентов - это таблицы, формы, отчеты и запросы.

1. Просмотр Backstage

Представление Microsoft Access Backstage - это то, что вы видите, когда запускаете программу Access, но не открываете базу данных. С помощью представления Microsoft Access Backstage пользователи могут выполнять множество задач по управлению базами данных, включая открытие существующей базы данных и создание новой.

Его панель меню содержит команды, которые вы можете применить к файлу базы данных. На ленте «Файл» вы можете выбрать один из его шаблонов для создания нового файла.

2. База данных

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), которая позволяет создавать большие базы данных и управлять ими. База данных помогает хранить информацию в организованном порядке.

Файл базы данных, созданный в Microsoft Access 2007 или более поздних версиях, имеет расширение файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних версиях Access, известны как MDB.

Обычно все таблицы базы данных Access вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули, хранятся в одном файле.

3. Отношения

Устанавливая отношения, вы можете создать соединение между двумя разными таблицами. Связь включает поля двух таблиц, содержащие соответствующие данные.

Связанный: Как создать отношения между несколькими таблицами с помощью модели данных в Excel

Например, поле «Идентификатор студента» в таблице «Данные студента» может быть связано с одноименным полем в таблице «Результаты студента». Отношения помогают предотвратить потерю данных и быстро определить результаты запроса.

4. Первичные ключи

Когда дело доходит до связывания и значимого объединения данных из нескольких таблиц в Microsoft Access, вам необходимо использовать поле первичного ключа. Первичный ключ одной таблицы - это внешний ключ другой таблицы. Можно добавить поле первичного ключа в другие таблицы, чтобы вернуться к исходной таблице первичного ключа.

5. Таблицы

Таблицы Access похожи на электронную таблицу Excel, содержащую строки и столбцы. Но в Microsoft Access строки и столбцы называются записями и полями.

Более того, данные в нем хранятся иначе, чем в электронной таблице. Вы должны создать одну таблицу для отслеживания каждого вида информации. Этот процесс называется нормализацией. Это помогает избежать дублирования и делает базу данных гибкой.

6. Формы

Формы Microsoft Access позволяют просматривать, вводить и редактировать данные по одной строке за раз. Форма обычно содержит командные кнопки и элементы управления для выполнения других задач, таких как отправка данных в другой инструмент.

Используя формы, вы можете контролировать, как кто-то взаимодействует с информацией из базы данных. Вы можете найти инструменты для создания форм на Создавать вкладка меню ленты доступа. Здесь вы можете создать свою собственную форму, создав пустую форму. Но лучший вариант - пройти через Мастер форм.

7. Отчеты

Вы можете использовать отчеты Access для форматирования, компиляции и представления данных. Как правило, он содержит ответы на конкретный вопрос. Запустите отчет в любое время, чтобы получить обновленную информацию о базе данных.

Также можно отформатировать отчет для наиболее эффективного представления данных. Вы можете отформатировать его для просмотра, печати, экспорта или отправки в виде вложения электронной почты.

Связанный: Что такое Microsoft SharePoint? Особенности и преимущества использования

8. Запросы

Функция запроса - извлекать из таблиц данные, которые соответствуют определенным условиям. Вы также можете использовать его для выполнения некоторых предопределенных вычислений. В настольном приложении Access вы можете использовать запросы для одновременного обновления или удаления нескольких записей.

Запросы могут быть двух типов: запросы выбора и запросы действия. В то время как запрос выбора позволяет пользователям просматривать, копировать и распечатывать полученные данные, запрос действия может выполнять задачу с данными.

9. Макросы

Макрос - это инструмент, который автоматизирует задачи и добавляет функциональность различным частям базы данных, включая формы, отчеты и элементы управления. Это программа для автоматизации ручных задач, таких как открытие отчета, выполнение запроса, копирование и форматирование таблиц в Access, которые вы выполняете регулярно.

Например, прикрепив макрос к командной кнопке, вы можете гарантировать, что макрос запускается при нажатии этой кнопки.

Связанный: Как начать использовать макросы в Word

10. Модули

Модуль - это набор объявлений и процедур, которые добавляют функциональность вашей базе данных. Эти утверждения собраны в единое целое. Для написания модулей необходимо использовать язык VBA.

Могут быть модули классов или стандартные модули. Модули классов связаны с формами и отчетами, а стандартные модули не привязаны ни к какому объекту.

11. Маски ввода

Маски ввода указывают допустимый формат вашего входного значения в поле. Однако эта функция доступна только для настольных баз данных Access.

Маски ввода могут гарантировать непротиворечивость введенного значения, особенно в чувствительных к значению полях, таких как номера телефонов и почтовые индексы. Он состоит из одной обязательной и двух необязательных частей, каждая из которых разделена точкой с запятой.

12. Правила валидации

Вы можете использовать эти правила для проверки данных, которые вы вводите в базу данных. Конструктор выражений может помочь вам точно отформатировать правило. В Microsoft Access есть два типа правил проверки:

Правило проверки поля

Если вы установили правило проверки для поля, Access не позволит вам покинуть это поле, если вы не введете допустимое значение. Предположим, вы добавляете >=#12/01/2021# в собственности Правило проверки поля даты. В этом случае вам нужно вводить даты только 1 декабря 2021 года и позже.

Правило проверки записи

Вы можете использовать его, чтобы контролировать, когда вы можете сохранить запись. Это правило рассматривает другие поля в той же таблице и сравнивает их значения.

Microsoft Access для управления реляционной базой данных

Когда дело доходит до управления реляционной базой данных, Microsoft Access предлагает простое решение для бизнес-пользователей. В этой статье обсуждались основные функции Microsoft Access, прочитав которую, вы получите основное представление об этом инструменте.

Если вам интересно узнать, как создать простую базу данных с помощью Microsoft Access, ознакомьтесь со следующей статьей.

Как создать базу данных в Microsoft Access: пошаговое руководство

Хотите создать простую базу данных в Microsoft Access, чтобы отточить свои навыки работы с базами данных? Вот пошаговое руководство, как это сделать.

Читать далее

Об авторе