6 расширенных функций Microsoft Excel, которые вы должны знать

Хотя Microsoft Excel существует уже давно, в нем есть множество функций, о которых вы, вероятно, ничего не знаете. Даже эксперты Microsoft могут сказать вам, что каждый день - это день обучения работе с Excel.

Итак, какие из этих замечательных расширенных функций вы упускаете? В этой статье мы рассмотрим шесть дополнительных функций Excel, которые вы должны знать, и то, как они могут помочь повысить вашу продуктивность.

1. Нечеткое соответствие

Нечеткое сопоставление - это Функция повышения производительности Microsoft Excel Это позволяет вам проверять связанные элементы в разных списках и объединять их, если они примерно схожи.

Например, если вы проводите опрос и в некоторых записях есть опечатки, они будут засчитаны при нечетком совпадении. вместе с правильно написанными записями, если написание остается как можно ближе к правильному один.

Связанный: Как сделать интеллектуальную карту в Excel

Чтобы сделать ваши записи еще более точными, вы можете установить предпочитаемый уровень порога схожести в соответствии с нечетким соответствием. Однако вы должны знать, что функция нечеткого соответствия будет работать только с текстовыми столбцами. Вот как добиться нечеткого соответствия:

1. Во-первых, убедитесь, что у вас установлен и включен нечеткий поиск в Excel.
2. Следующий шаг - превратить ваш список в таблицу. Вы добьетесь этого, выделив свой список и нажав Ctrl + T.
3. Как только вы это сделаете, вы увидите Инструмент нечеткого поиска появляются на панели задач.
4. Теперь выберите, какую из преобразованных таблиц вы хотите сравнить.
5. Затем вы увидите всплывающее окно с просьбой выбрать Порог подобия вы хотите для сравнения - порог 0,85 не так уж и плох.
6. Наконец, выберите ячейку, в которой Нечеткая таблица поиска будет вставлен, и щелкните Идти на Инструмент поиска чтобы завершить сравнение.

2. Новое окно и упорядочить

Если ваша работа требует работы с несколькими листами, то эта функция вам пригодится. Microsoft Excel позволяет открывать различные окна и располагать их по своему желанию для облегчения доступа.

Со всеми необходимыми вкладками и в вашем представлении вы можете сэкономить время и нервы, связанные с переключением между несколькими окнами. Это также поможет свести к минимуму ошибки и путаницу.

Связанный: Как обернуть текст в Excel

Чтобы использовать функцию аранжировки, вам необходимо выполнить следующие шаги:

1. Откройте нужные книги, затем щелкните листы, которые хотите открыть.
2. Нажать на Вид вкладка, затем Упорядочить все.
3. В появившемся диалоговом окне выберите наиболее подходящий вариант.
4. Нажмите Ok.

3. Текст в столбцы

Итак, вы вносили изменения в свой рабочий лист, когда внезапно вам нужно разделить данные из одного столбца на разные. Допустим, вы хотите, чтобы имя и фамилия были в двух отдельных столбцах. Кажется беспокойным, правда? К счастью, вам не нужно копировать и вставлять данные ячейку за ячейкой с функцией текста в столбец.

Связанный: Лучшие онлайн-курсы для освоения Advanced Excel

Он позволяет разделять тексты в столбцах, используя ширину с разделителями или разделители, такие как запятая, дефис или пробел. Таким образом, если записи в вашем столбце имеют какие-либо из них, функция позволит вам перенести часть его данных в новый столбец.

Вот как использовать функцию текста в столбцы:

1. Щелкните столбец с предполагаемым текстом.
2. Нажмите на Данные, затем выберите Текст в столбцы.
3. Появится диалоговое окно, показывающее Мастер преобразования текста в столбцы. Нажмите на С разделителями > Следующий.
4. Выбрать Разделители которые относятся к вашим данным. Это может быть Космос или Запятая.
5. Когда закончите, нажмите Следующий и выберите данные Место назначения на вашем листе.
6. Затем нажмите на Заканчивать.

Обратите внимание, что эта функция также применима для других данных, таких как даты или серийные номера. Главное - убедиться, что все ваши разделители находятся в правильном месте, прежде чем вы попытаетесь разделить данные.

4. Импортировать статистику с веб-сайтов

Перенос данных с определенного веб-сайта на ваш лист Excel также может быть проблемой, но уже не сейчас. С функцией импорта статистики все очень просто. Вот что вам нужно сделать, чтобы эта функция заработала.

Во-первых, вам нужно открыть лист Excel, в который вы хотите импортировать данные.

1. Нажмите на Файл, и в раскрывающемся меню выберите Открытым. Тогда выбирай Добавить место. Как только вы это сделаете, появится диалоговое окно с вопросом, какие файлы вы хотите импортировать в Excel.
2. Спуститесь к панели вопросов, добавьте URL-адрес сайта, с которого вы хотите импортировать данные, и нажмите Открытым. Это займет секунду или две, а затем откроется другое диалоговое окно с просьбой ввести ключ безопасности Windows. Это произойдет, если на используемом вами компьютере будет пароль для входа при запуске Windows.
3. Поэтому введите свое имя пользователя Windows, пароль для входа и нажмите Хорошо.

5. Функция удаления дубликатов

Последнее, что вам нужно при работе с данными, - это избыточность. К сожалению, после переноса данных из одного столбца в другой или с другого сайта вы можете подвергнуться риску репликации. Чтобы избежать этого, вы можете использовать функцию «Удалить дубликаты» в Excel.

1. Выберите таблицу, затем перейдите к Вкладка данных, чтобы это сделать.
2. Здесь нажмите на Удалить дубликаты. Откроется окно. Всплывающее окно спросит, какие столбцы и строки вы хотите сканировать на наличие дубликатов. Введите необходимые столбцы и строки, и Excel очистит ваши копии.

6. Пользовательские списки

Настраиваемые списки - это эффективный способ избежать утомительного ввода данных и риска ошибок. Создание настраиваемого списка заранее позволяет вам добавьте раскрывающийся список или используйте функцию автозаполнения Excel, экономя ваше время.

Связанный: Формулы Excel, которые помогут вам решить реальные проблемы

Несколько примеров включают настраиваемый список продуктов, сотрудников или местоположений. Вы также можете использовать настраиваемые списки Excel, например, по дням недели или месяцам в году. Чтобы использовать функцию автозаполнения Excel, вы можете просто ввести одно слово и перетащить маркер заполнения, чтобы завершить остальные.

Excel позволяет использовать свой настраиваемые списки в любой электронной таблице или книге Excel нажав на Вкладка файла > Параметры > Передовой > Редактировать специальные списки в Windows и Excel > Предпочтения > Пользовательские списки на Mac.

Используйте эти новые приемы, чтобы стать владельцем Microsoft Excel

Если вы большой поклонник Microsoft Excel, для вас есть хорошие новости; вы не можете исчерпать его чудесные возможности! Несмотря на то, что это может показаться сложным, помните, что все они существуют, чтобы сделать вашу работу проще и продуктивнее. Более того, вам не нужно изучать их все за день.

Просто не забывайте практиковаться каждый день и максимально использовать возможности, описанные в этой статье. Если вы используете их часто, они будут у вас под рукой в ​​кратчайшие сроки!

Как использовать отслеживание изменений в Microsoft Excel

Вы можете использовать функцию отслеживания изменений в Excel, чтобы отслеживать изменения на листе, которые должны быть обновлены или проверены другими. Вот как!

Читать далее

Об авторе