12 лучших способов повысить эффективность управления проектами

Если вы работаете в команде по управлению проектами, верхнего предела продуктивности нет. Всегда есть возможности для повышения вашей эффективности.

Хотя вам могут помочь различные инструменты, каждый, кто участвует в проекте, должен следовать некоторым методам, чтобы профессионально выполнить задачу. Используйте следующие практики сегодня, чтобы повысить эффективность работы над проектом.

1. Этап планирования имеет решающее значение

Планирование - ключ к управлению проектами. Тщательно спланированный проект не только гарантирует его успех. Это также подтвердит, что каждый член команды выполняет нужную задачу в нужное время.

На этом этапе учитывайте все требования со стороны клиента для создания конкретных целей.

Затем переходите к изложению своих задач и распределению их между товарищами по команде. Перед тем, как назначать задачи членам команды, убедитесь, что они довольны своими ролями.

Связанный: Лучшие бесплатные приложения для планирования задач

2. Эффективная коммуникация

Только при четком общении между заинтересованными сторонами можно работать с полной эффективностью. Убедитесь, что участники проекта находятся на одной странице с клиентами и их товарищами по команде.

В зависимости от требований проекта вы можете полагаться на синхронизированное общение или общение в реальном времени. Общаетесь ли вы вербально или невербально, соответствие должно быть четким.

Любое недопонимание может нанести вред вашей производительности и вызвать задержку проекта. Вы можете использовать Слабина для прозрачного и документированного общения.

3. Создать базу знаний

Даже если у вас налажено беспрепятственное общение между коллегами, несколько товарищей по команде, которые попросят у кого-то одну и ту же информацию, будут контрпродуктивными. Чтобы упростить процесс обмена данными, вам следует создать базу знаний или центр данных в таких приложениях, как Битрикс24.

Соберите все необходимые данные и инструкции в базе знаний и предложите доступ к ней каждому участнику проекта. Вы также можете создать пояснительные обучающие видеоролики, чтобы помочь новым участникам проекта, не теряя времени.

4. Управление и составление бюджета времени проекта

Время - важнейшая суть проекта. Задержки проекта могут привести к потере ценных и постоянных клиентов. Поэтому вам следует правильно спланировать время в начале проекта, чтобы обеспечить полную эффективность команды.

Использовать Своевременный приложение, чтобы записать время, необходимое вам для выполнения каждой вехи и задачи. Помимо отслеживания эффективности и продуктивности, приложение также может помочь вам выставлять счета клиентам.

5. Сделайте файлы проекта доступными

Каждый проект включает создание и совместное использование сотен документов и документов. Некоторые документы также требуют совместной работы в реальном времени. Член команды, ожидающий разрешения на доступ к файлу, только приведет к задержкам и неэффективности.

Вы можете использовать любую систему управления контентом, например Microsoft SharePoint что позволяет хранить в одном центральном репозитории. Убедитесь, что в системе есть такие функции, как различные уровни разрешений, контроль версий и возможность аудита.

6. Подготовьтесь к управлению рисками

Ни один проект не свободен от потенциальных рисков. Необоснованные проблемы в середине проекта могут снизить эффективность. Следовательно, перед работой над проектом обязательно пройти процесс оценки рисков.

С Приложение SWOT, вы можете определить риски и понять, какой ущерб они могут причинить. Обсудите с уполномоченными, чтобы найти решение для управления риском, если он возникает.

7. Документируйте все данные

Документация помогает повысить подотчетность и эффективность команды. Присутствовали на встрече Zoom? Распространите меморандум о встрече в письменном виде. Приняли решение устно? Задокументируйте это по электронной почте и отправьте всем участникам.

Документация поможет вам узнать о проблемах, с которыми команда сталкивается во время проекта. Они также будут служить руководством для ваших будущих проектов. Вы можете использовать Асана система комментирования задач для систематического хранения всей информации, относящейся к конкретной задаче.

8. Мудро выбирайте команду проекта

Многие люди могут быть частью вашей организации, но вы должны признать, что не все из них подходят для каждого проекта. Разные проекты требуют разных навыков и опыта. Вот почему выбор правильных людей для проекта поможет им приложить максимум усилий.

Если вы наймете творческого писателя для проекта по написанию технического контента, он не сможет работать эффективно, даже если бы захотел. Выбор правильного человека гарантирует, что каждый сможет использовать его талант.

9. Награждайте работающего члена команды

Своевременное достижение небольших вех открывает путь к своевременному завершению всего проекта. Только мотивированная и продуктивная команда может помочь вам достичь вех и целей проекта.

Хотя каждому платят за свою работу, вознаграждения и признательность, несомненно, могут вдохновить человека работать лучше. Вознаграждая членов команды за достижение вехи, не только получатель будет мотивирован, но и другие члены команды также будут усердно работать, чтобы получить награду в следующий раз.

10. Будьте открыты для отзывов и предложений

Конструктивная обратная связь от ваших товарищей по команде может помочь вам определить слабые места, о которых вы не подозреваете. Если вы серьезно настроены повысить свою продуктивность, вы должны положительно относиться к критике и предложениям. Отзывы разных людей помогут вам стать лучше.

Чтобы незаметно собирать отзывы, хорошей идеей является создание анонимной формы опроса. Вы можете бесплатно заполнить форму опроса, используя Google Формы и распространить ссылку среди коллег. Они могут делиться своими отзывами и предложениями, не раскрывая своей личности.

Связанный: Google Формы vs. Microsoft Forms: какую из них использовать?

Автоматизация задач управления проектами может многократно повысить эффективность. Вы можете использовать любые инструменты управления проектами, доступные на рынке. Прежде чем выбрать его, убедитесь, что приложение соответствует требованиям вашего проекта.

Например, если ваша команда работает над разработкой программного обеспечения, вы можете использовать инструменты, поддерживающие гибкое управление проектами. В наши дни большинство проектов требуют, чтобы вы всегда были доступны. Следовательно, инструменты, которые вы выбираете для проекта, должны иметь мобильную версию.

12. Знай свою продуктивность и импровизируй

Наконец, вы должны постоянно отслеживать свою продуктивность, чтобы узнавать свои недостатки и исправлять их. Используя надежный инструмент управления задачами, например Trello сообщит вам о ходе выполнения отдельных задач и всего проекта в целом.

В то же время приложения могут показать вам эффективность отдельных участников, сравнивая часы, которые они тратят на достижение цели. Можно также провести самооценку, чтобы выявить области, нуждающиеся в улучшении.

Эффективно завершайте свои проекты

Теперь, когда вы знаете некоторые из лучших методов повышения эффективности, их внедрение должно показать повышение производительности. Современные проекты требуют максимальной эффективности от членов своей команды.

Полезно создать культуру непрерывного обучения, чтобы подготовить вашу команду к решению задач будущих проектов. Предоставьте членам вашей команды внутреннюю базу знаний или онлайн-обучение по управлению проектами для взаимной выгоды.

8 лучших онлайн-курсов по управлению проектами

Если вы хотите повысить квалификацию и узнать что-то новое, вот восемь лучших бесплатных и платных онлайн-курсов по управлению проектами.

Читать далее

Об авторе