Как установить дедлайн, который действительно подойдет вам

Дедлайны должны быть более мотивирующими и менее стрессовыми, а не наоборот. Если только крайний срок не поможет вам добиться наилучших результатов в отведенное время, это бесполезно. Следовательно, вам нужно быть осторожным при установке крайнего срока для проекта в первую очередь.

Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, как установить крайний срок, которого вы можете придерживаться.

1. Рассмотрим цели и направления проекта

Если вы устанавливаете крайний срок для проекта, над которым вы или ваша команда работаете, вы должны четко понимать цели проекта. Помимо общих целей, должны быть также некоторые конкретные руководящие принципы.

Учтите все это, чтобы понять предполагаемое время завершения, соблюдая правила и нормы. Кроме того, перед тем, как начать работу над проектом, убедитесь, что все осведомлены о принципах и целях объекта совместной работы.

2. Разбейте задачу на более мелкие части или подзадачи

Чтобы установить крайний срок для проекта, вам нужно разбить его на несколько более мелких частей. Эти меньшие порции также известны как

задачи и подзадачи. Позже создайте отдельные крайние сроки для каждой наименьшей единицы задачи.

Также рассмотрите зависимости задач, прежде чем устанавливать окончательный срок для всего проекта. Ставьте крайний срок для независимых задач раньше, а зависимых задач позже.

Объясните взаимозависимости товарищам по команде. Таким образом, они поймут причину разных сроков выполнения отдельных задач.

3. Найдите достаточно времени, чтобы установить крайний срок

Установка дедлайна проекта не менее важна, чем другие связанные с ним задачи. Следовательно, никогда не торопитесь уложиться в срок. Это может неосознанно заставить вас создать нереалистичный образ, который вы обязательно пропустите.

Всегда выделяйте достаточно времени, когда вы устанавливаете срок выполнения. Убедитесь, что вы спешите, не упускаете ни одного важного момента.

4. Рассмотрите возможные причины задержки проекта

Задержки по проектам в наши дни стали обычным явлением. Практически все команды имеют опыт подачи проектов с просроченным сроком. Если то же самое случилось и с вашей командой, узнайте причина задержки проекта.

Если в прошлый раз задержка проекта была вызвана нереалистичным дедлайном, установите более либеральный крайний срок для вашего следующего проекта. В случае любых других причин установите крайний срок, когда у вас будет достаточно времени, чтобы исправить эту проблему, если она повторится.

Если у вас нет прямого опыта задержки проекта, рассмотрите общие возможные причины и установите крайний срок, чтобы избежать их всех.

5. Остерегайтесь противоречивых приоритетов

В этом конкурентном мире большинство людей работают над несколькими проектами одновременно. Эти противоречивые приоритеты могут сделать ваши дедлайны недостижимыми. Чтобы этого избежать, проверяйте рабочую пропускную способность каждого члена команды до крайнего срока вашего проекта.

Приняв во внимание приоритеты каждого участника проекта, вы можете прийти к приемлемому сроку. Возможно, вам придется удалить некоторых участников из проекта и нанять новых людей, чтобы завершить проект в течение расчетного времени, указанного клиентом.

Связанный: Лучшие бесплатные методы для фрилансеров расставить приоритеты в задачах

6. Получите мнение заинтересованных сторон

Успешный проект требует совместных усилий всех участников, включая сторонних поставщиков. Неприятно обнаруживать в середине проекта, что один из ваших жизненно важных ресурсов недоступен из-за отпуска.

Вот почему вы должны узнать мнение всех участников проекта о сроках. Установите ориентировочную дату выполнения и спросите, считают ли они ее разумной по сравнению с их рабочей нагрузкой и приоритетами. У вас также может быть несколько встреч с вашим клиентом, прежде чем завершиться крайний срок.

7. Знайте свой идеальный уровень стресса

Согласитесь, идеальное количество стресса всегда работает как мотивация. Следовательно, когда мы говорим, что сроки не должны вызывать стресса, это не означает, что срочность полностью устраняется. Каждый установленный вами дедлайн должен включать умеренный уровень стресса. Это мысленно возбудит или вдохновит вас завершить работу.

Идеальный уровень стресса зависит от человека и сложности задачи. Итак, установите крайний срок с учетом правильного уровня стресса, который не только позволит вам своевременно выполнить задачу, но и поможет вам извлечь максимум пользы.

Связанный: Навыки самоуправления, которые необходимо приобрести для личной и профессиональной продуктивности

8. Выделите дополнительное время для изменения объема

Независимо от того, работаете ли вы для клиента или над внутренним проектом в своей организации, объем работ может измениться. Поскольку сползание объема предсказать невозможно, лучше иметь на это время при планировании крайнего срока.

Команда может столкнуться с изменением объема проекта в любой момент выполнения. Поэтому выделите время для корректировки объема при создании срока выполнения. Вы также можете объяснить своему клиенту, что вы выделили дополнительное время для этой конкретной цели.

9. Будьте готовы к последним проблемам

Никто не хочет пропустить дедлайн. Следовательно, рассмотрите все возможности, которые могут вызвать задержку в вашем проекте, включая проблемы в последнюю минуту. Иногда товарищи по команде могут дождаться последнего дня, чтобы завершить поставленную задачу.

В последний день может произойти чрезвычайная ситуация - кто-то может заболеть, у него возникнут проблемы с компьютером или подключением к Интернету. Чтобы избежать таких проблем, которых можно избежать, установите мягкий крайний срок за один или два дня до первоначального крайнего срока.

Когда все отправляют свою работу раньше установленного срока, проект может быть отправлен вовремя. Если кто-то пропустит мягкий крайний срок, вы можете делегировать задачу, чтобы завершить ее в установленный срок. Это убережет вас от непредвиденных задержек по проекту.

10. Соблюдайте максимально возможный срок

После того, как вы учли все вышеперечисленные факторы, вы должны прийти к достижимому сроку. После того, как вы определите товарищей по команде и получите полное представление об их доступности и приоритетах, вы должны легко установить дату выполнения, которая устраивает всех.

Если у вас есть сомнения, вам следует напрямую попросить разъяснений у своих коллег. Инструменты управления проектами могут помочь вам отслеживать прогресс проекта и доступность ресурсов, если вам нужно изменить расписание.

Завершить задачи до крайнего срока

Только достижимый срок может гарантировать, что вы сможете выполнить задачу в установленный срок.

Не забудьте следовать советам, изложенным в этой статье, при создании крайнего срока, чтобы сделать его реалистичным. Вы также можете вернуть свой проект в нужное русло в случае каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Как быстро вернуть отложенный проект в нужное русло

Вот десять эффективных способов добиться отсроченного графика проекта, позволяющих завершить проект вовремя.

Читать далее

Об авторе