Как использовать Microsoft Outlook для управления проектами

Если вы или ваша компания уже используете Microsoft Outlook в качестве почтового приложения, рекомендуется использовать его как полноценный инструмент для управления проектами. Зачем использовать другое здоровенное программное обеспечение с незнакомым интерфейсом, если вы можете назначать задачи, устанавливать напоминания и сроки выполнения для своих списков задач в Microsoft Outlook?

С Microsoft Outlook легко повысить продуктивность. В него встроено множество полезных инструментов, которые помогут вам классифицировать проекты, маркировать их и делать многое другое. Давайте посмотрим на все, что вы можете делать с Microsoft Outlook в качестве инструмента управления проектами.

1. Назначить задачи

Если вы работаете в небольшой группе, при использовании Microsoft Outlook распределять задачи просто и легко. Перейти к Делать на левой панели и перейдите к Добавить задачу. После добавления задачи щелкните правой кнопкой мыши и выберите Создать новый список из этой задачи.

После того, как вы составили список задач, щелкните правой кнопкой мыши и выберите

Поделиться списком. У вас будет возможность Создать ссылку для приглашения чтобы люди могли присоединяться к этому списку задач и редактировать его. Эта функция невероятно полезна для сортировки проектов в небольшой или средней команде.

2. Добавить псевдоним электронной почты

Рабочие новости и общение по проекту могут затеряться в потоке ежедневных писем, которые вы получаете, даже если вы слишком осторожны. Одно пропущенное электронное письмо может привести к любым задержкам и простоям. Один из простых способов решения этой проблемы - создать псевдоним электронной почты в Microsoft Outlook.

Это дополнительный адрес электронной почты, который использует тот же список контактов и настройки для получения писем. Вы можете сделать это, перейдя в Добавить псевдоним и создание нового адреса электронной почты или использование существующего в качестве псевдонима. Все электронные письма, полученные на этот адрес, по умолчанию будут помещаться в специальное программное обеспечение для управления проектами.

3. Создать группу

Если вы пытаетесь информировать всех участников проекта обо всех обновлениях проекта, вы можете легко создать группу. Это также упрощает задачу совместного использования календарей (подробнее об этом позже).

Перейти к Люди на левой панели и ищите Группы и создайте его. Вам будет предложено добавить участников, и как только вы это сделаете, вам будет показан идентификатор электронной почты группы, по которому вы сможете отправлять все сообщения, связанные с проектом, и получить доступ к календарю группы. Вы можете устанавливать новые события, быть в курсе предстоящих и опережать сроки.

4. Поделиться календарями

Нет ничего лучше, чем быть на одной странице, когда вы работаете над проектом. Видимость проекта имеет решающее значение для успеха проекта. Хороший способ убедиться в этом - предоставить общий доступ к календарю проекта всем участникам проекта.

СВЯЗАННЫЕ С: Как сделать Outlook менее отвлекающим с помощью этих советов

Вы можете не только увидеть, над чем работают другие, но и сосредоточиться на вехах и ключевых событиях проекта, которые предстоит в ближайшее время. С такой интеграцией календаря вы никогда не пропустите важные обновления. Теперь вы можете поделиться своим календарем со своими контактами.

Вы найдете опцию совместного использования в правом верхнем углу, и вы также можете выбрать отображение календарных мероприятий проектной группы, которые будут отображаться в вашем календаре, чтобы оставаться в курсе.

5. Используйте правила для управления проектом

Если вы хотите автоматизировать несколько рутинных процессов и взять на себя ответственность как за свой почтовый ящик, так и за свой проект, нет лучшего способа сделать это, чем использовать правила. Чтобы начать, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши по электронной почте и перейти к Дополнительные действия.

Нажмите на Создать правило из раскрывающегося списка. Вы можете либо переместить существующее электронное письмо в папку по вашему выбору, и, если вы хотите сделать больше, выберите Больше опцийВы также можете добавить действие и решить, что будет происходить каждый раз, когда вы получите письмо от этого получателя.

6. Классифицируйте все

Когда вы работаете удаленно и много общаетесь по электронной почте, лучше всего распределить по категориям и пометить разные проекты, чтобы не пропустить важную корреспонденцию. Вы можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши и выбрать Категоризировать из раскрывающегося списка. Теперь вы можете выбрать одну из уже доступных категорий или перейти к созданию новой.

Если вам нужно внести изменения в существующую категорию, вы можете сделать это в Управление категориями.

7. Используйте панель поиска

Если вы не сторонник категоризации всего или добавления ярлыков к своим электронным письмам, вы можете просто использовать панель поиска для поиска писем проекта. Укажите релевантное ключевое слово, и он каждый раз будет находить именно то, что вы ищете.

СВЯЗАННЫЕ С: Как раскрасить свой календарь Outlook по категориям

Панель поиска позволяет вам искать конкретно в папке по вашему выбору или подпапке, что упрощает вашу задачу. Это экономит время и много усилий. Кроме того, вы также можете выполнять поиск в удаленных электронных письмах, истории разговоров или указывать другие детали, такие как тема, ключевое слово и получатель, чтобы помочь найти то, что вы ищете.

8. Создавайте новые папки, чтобы различать проекты

Вы всегда можете создать новую папку для хранения информации о проекте. Когда вы это сделаете, шансы смешать проекты или пропустить важные электронные письма и сроки будут сведены к минимуму. Нажать на три строки в верхнем левом углу экрана и перейдите в конец раскрывающегося списка.

Там ты найдешь Новая папка, и создание новой папки займет у вас меньше секунды.

9. Используйте Excel, PowerPoint, Word и OneNote

Microsoft Outlook или его веб-версия Outlook.com входит в состав Excel, PowerPoint, Word и OneNote. Вы можете легко получить доступ к программному обеспечению Microsoft для повышения производительности с домашней страницы. Вы можете найти их на левой панели и сразу же приступить к работе.

Эти интеграции помогут вам делать презентации, добавлять заметки, создавать электронные таблицы и документы в кратчайшие сроки - и все это благодаря удобству одного единственного экрана.

Microsoft Outlook упрощает управление проектами

Microsoft Outlook идеально подходит для удаленных групп, работающих в сети, он чрезвычайно полезен для назначения задач и автоматизации рутинных задач. Когда у вас есть возможность создавать новые папки, подпапки, псевдонимы электронной почты и сортировать все по категориям, ничего не может пойти не так.

Microsoft Outlook может быть полезен для управления вашими проектами, позволяя создавать задачи из электронной почты, создавать стикеры и доски, чтобы вы могли видеть все сразу. С помощью инструмента управления проектами, который поставляется со знакомым интерфейсом вашего почтового приложения, вы можете всегда и везде быть в курсе всех своих инструментов повышения производительности.

5 лучших инструментов для Microsoft Outlook

Вам не хватает какой-либо функции в Microsoft Outlook? Вот несколько инструментов Outlook, которые добавляют полезные функции в ваш почтовый ящик!

Читать далее

Об авторе