8 приемов Gmail, которые помогут вам добиться большего

Gmail - это почтовый сервис, который выбирают миллионы - и на то есть веские причины. Он безопасен, прост в использовании и предлагает множество встроенных инструментов для управления почтовым ящиком. К сожалению, ваш почтовый ящик все еще может вызывать опасения, особенно когда он неорганизован и переполнен.

Вы тратите слишком много времени, пытаясь разобраться со своим почтовым ящиком? Если так, то пора что-то с этим делать. Эти 8 полезных советов по работе с Gmail могут вам помочь.

1. Используйте сочетания клавиш

Сочетания клавиш - лучший друг пользователя компьютера, особенно когда дело доходит до опустошения вашего почтового ящика. Gmail предлагает широкий выбор сочетаний клавиш для всего, от быстрой навигации до форматирования электронной почты. Вот некоторые из наших любимых ярлыков, которые вы можете использовать прямо сейчас:

• Shift + I отметить как прочитанное
• ⌘ или Ctrl + Enter отправить электронное письмо
• ⌘ или Ctrl + K вставить ссылку
• C сочинять
• / искать ваши электронные письма
• D составить в новой вкладке
• Shift + Ctrl + B для добавления получателей скрытой копии

2. Создать шаблоны

Знаете ли вы, что отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова каждый день? Вы можете ускорить этот процесс, создав индивидуальные шаблоны писем. Чтобы это произошло, выполните следующие действия:

1. Выбирать Сочинять.
2. Введите текст, который вы хотите использовать для своего шаблона, в поле электронной почты.
3. Выберите меню из трех точек, а затем Шаблоны.
4. Выбирать Сохранить черновик как шаблон а потом Сохранить как новый шаблон.

Когда вы будете готовы использовать свой шаблон, просто выберите Шаблоны а потом Вставить шаблон.

3. Отключить разговоры

Если вы являетесь участником длинной цепочки писем, которая больше не касается вас, вы можете просто отключить ее. При отключении звука будущие ответы на цепочку не попадают в ваш почтовый ящик. И вы по-прежнему можете найти свою отключенную почту во всей почте.

Чтобы отключить беседу, в сообщении электронной почты, которое вы хотите отключить, выберите меню с тремя точками, а затем выберите Немой. Вот и все.

4. Используйте свой ответ на время отпуска

Если вы собираетесь за город или вам просто нужно немного отдохнуть от рабочего места, воспользуйтесь автоответчиком. Когда ваш автоответчик во время отпуска включен, любой, кто отправит вам электронное письмо, получит готовый ответ о вашем статусе отсутствия на работе. Это может помочь удержать отправителей от отправки дополнительных писем, которые засоряют ваш почтовый ящик.

Чтобы использовать автоответчик:

1. Откройте Gmail и выберите Настройки > Видетьвсе настройки.
2. Прокрутите, пока не увидите Автоответчик.
3. Установите переключатель рядом с Автоответчик включен.
4. Введите даты, тему, а затем ваше сообщение. Наконец, выберите Сохранить изменения.

5. Настройте макет папки "Входящие"

Лучший способ справиться со своим почтовым ящиком - настроить макет. Например, вы можете выбрать, чтобы ваши важные электронные письма были в списке первыми или даже сначала непрочитанные. Это дает вам гибкость в том, как вы хотите, чтобы ваши электронные письма выглядели. Чтобы изменить макет:

1. Перейти к Настройки.
2. Прокрутите, пока не увидите Тип почтового ящика.
3. Выберите тип, который хотите использовать.

В типы макетов почтового ящика являются следующими:

• Важно во-первых: Разделит ваш почтовый ящик на две части: важные и все остальное.
• Сначала непрочитанные: Показывает непрочитанные сообщения вверху папки входящих.
• Помечено первым: Помеченные сообщения сначала появляются в вашем почтовом ящике.
• Несколько почтовых ящиков: Дополнительные разделы будут доступны в вашем почтовом ящике, так что вы можете использовать операторы поиска или создавать собственные ярлыки.
• Папка "Приоритетные": Папка «Входящие» разбивается на несколько разделов, чтобы вы могли выбрать, какие разделы отображать, включая «Помеченные», «Важные» или «Непрочитанные».

6. Создать фильтры электронной почты

Хотите автоматически отправлять определенные электронные письма в корзину? Хотите сохранить важные электронные письма, пометив их звездочкой? Вы можете сделать все это и многое другое, создав фильтры электронной почты. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите Настройки в строке поиска Gmail.
2. Заполните информацию, указанную в окне. Gmail дает вам возможность писать очень конкретные письма здесь или в основном. Например, вы можете просто пометить сообщения, в которых есть определенные слова.
3. Когда вы будете счастливы, выберите Создать фильтр.
4. Затем выберите поведение, которому должен следовать фильтр. Затем выберите Создать фильтр.

7. Использовать интеграции

Вероятно, существует множество других приложений, которые вы используете ежедневно для общения со своей командой, управления проектами и многого другого. Некоторые из этих приложений, вероятно, интегрируются с Gmail каким-то образом. Интеграция может повысить вашу продуктивность за счет устранения лишних шагов.

Некоторые интеграции, доступные для Gmail, включают:

• Slack: Ты используешь Слабина для командного общения? Если это так, вы также можете использовать Gmail внутри Slack. Например, вы можете отправлять электронные письма непосредственно в Slack для обсуждения.
• Масштаб: Вы также можете интегрировать Gmail с Zoom чтобы быстро планировать встречи прямо из писем или сразу же начинать встречу. Нет необходимости открывать новое окно.
• Trello: С Интеграция Trello, вы можете создавать новые карточки Trello, не выходя из папки «Входящие». Это гарантирует, что вы не пропустите важную задачу при просмотре электронных писем.

Это лишь некоторые из сотен доступных интеграций. Если вы хотите автоматизировать задачу, возможно, вам поможет Gmail. Проверить Google Workspace Marketplace для еще большего количества приложений.

Если боковая панель вашего почтового ящика Gmail полностью заполнена старыми и новыми папками, вы можете справиться с ними, скрывая те, которые вы больше не используете. При скрытии папок или меток содержимое внутри не удаляется. Вместо этого он просто скрывает папки от просмотра.

Это отличный способ «избавиться» от контента, которым вы больше не пользуетесь, не удаляя его навсегда. Чтобы скрыть неиспользуемые папки:

1. Выбирать Настройки а потом Посмотреть все настройки.
2. Выбирать Этикетки из верхнего меню.
3. Пройдите и выберите Скрывать для всех папок, которые вы хотите скрыть от просмотра.

Это лишь краткое изложение того, что умеет Gmail

Эти восемь советов - лишь малая часть того, что вы можете сделать, чтобы повысить свою продуктивность при управлении почтовым ящиком Gmail.

Будь то настройка почтового ящика в соответствии с вашими потребностями или использование расширений Chrome, есть множество советов и рекомендаций.

6 обязательных расширений Chrome для Gmail

Для тех, кто регулярно проверяет Gmail в Chrome, вот шесть обязательных расширений для браузера, которые сделают вашу жизнь проще.

Читать далее

Об авторе