Отбросьте свой список дел: как жить в своем календаре для управления задачами

Все слышали о списках дел, и большинство людей используют его, чтобы отслеживать выдающуюся работу, которую им нужно выполнить. Однако, как и в любом другом случае, списки дел могут быстро выйти из-под контроля и в конечном итоге снизить вашу продуктивность.

Жить в своем календаре - это значит, вместо этого, вычеркнуть список и запланировать отложенные задачи в своем календаре. Если ваши дела вызывают у вас больше проблем, чем вы хотели бы, это может быть вашим решением.

Список дел vs. Жизнь в вашем календаре

В самих списках дел нет ничего плохого, но они требуют большой дисциплины, чтобы быть эффективными. Задачи невероятно неограниченны, и вы должны заставить их работать должным образом. Вот лишь некоторые из вещей, которые могут повредить их полезности:

• Если они будут слишком длинными, они могут стать подавляющими.
• Они не предоставляют контекста для определения приоритетов.
• Они могут состоять из множества ненужных задач.
• Вы с большей вероятностью будете выполнять небольшие, более приятные задачи и пренебрегать другими.
instagram viewer
• Чтобы сделать список дел мобильным, нужны дополнительные приложения.

С другой стороны, использование календаря решает большинство этих проблем в силу того, как он работает. Когда у вас есть часть работы, которую вам нужно выполнить, вы смотрите на свой календарь и назначаете эту работу как встречу среди других ваших обязанностей. Это автоматически заставляет вас расставлять приоритеты в контексте других ваших заданий.

Связанный: Способы сделать Google Календарь вашим настольным календарем Windows

Кроме того, вы с большей вероятностью будете выполнять более сложные и сложные задачи, потому что они уже запланированы, что предотвращает откладывание на потом. Все это возможно без длинных, отталкивающих списков, потому что ваш календарь - это рабочий центр информации, который объединяет все это воедино.

Большинство рабочих мест уже используют приложение цифрового календаря, такое как Outlook или Google Calendar. Это означает, что вы можете брать его с собой в дорогу, используя веб-ссылку или приложение на любом цифровом устройстве, которое вам нужно.

Есть всего несколько простых правил для жизни в вашем календаре, которые оптимизируют ваше управление им, и они намного менее сложны, чем правила списка дел.

Блокировка времени - ваш друг

От этого просто невозможно уйти, независимо от того, какой носитель вы используете для отслеживания задач. Блокировка времени означает выделение некоторого времени в начале недели или дня, чтобы записать любые задания, которые вам нужно выполнить.

Это экономящая время инициатива, которая значительно увеличивает производительность вашей работы. Делая это, вы заранее знаете, что вам нужно решить, и можете провести остаток рабочей недели, выполняя свои обязанности.

Связанный: Советы по блокировке времени для улучшения вашего внимания

Прежде чем приступить к работе, заполните календарь за 15-20 минут. Помня о сроках, найдите время между встречами, проектами и работой с клиентами, чтобы назначить встречу для своего дела.

Если одно из ваших дел связано с назначением встречи с коллегой, создайте встречу в своем календаре и пригласите его. Не забудьте включить ссылку на встречу из используемого вами приложения для цифровой конференц-связи, если вы хотите встретиться виртуально.

Используйте темы для управления своими задачами

Цветовое кодирование встреч в календаре по категориям значительно помогает различать задачи, встречи, проектную работу и другие обязанности. С первого взгляда вы сможете определить, из чего состоит ваша неделя, и составить соответствующий план.

Для этого в Outlook щелкните любую встречу и на ленте щелкните Категоризация> Все категории. Выбирать Новый, введите название своей темы, выберите цвет и нажмите Ok.

Повторите эти действия для любого количества тем. Затем вы можете назначить категорию для каждой создаваемой встречи. В Календаре Google щелкните правой кнопкой мыши любую встречу и выберите любой из всплывающих окон.

Связанный: Инструменты для синхронизации Microsoft Outlook с Google Calendar

Обязательно назовите категории в соответствии с типом работы и выберите цвета, на которые вы хорошо реагируете. Вот некоторые примеры категорий:

• Проектная работа
• Админ и задачи
• Клиенты
• Встречи
• Обучение

Поделитесь своим календарем с коллегами

Хотя вы можете использовать приложение со списком дел, такое как Todolist, чтобы поделиться своим прогрессом с другими сотрудниками, если они не используют то же программное обеспечение, они не смогут легко это увидеть. Вот где использование календаря по умолчанию в вашем офисе дает дополнительное преимущество.

Поделившись своим календарем, ваши коллеги смогут видеть ваш прогресс, просто просматривая его. Это предотвратит забивание вашего почтового ящика электронными письмами с вопросами о вашем прогрессе, и вам даже не нужно будет их отмечать. Однако не забудьте сообщить им, как вы работаете.

Связанный: Outlook vs. Gmail: какая служба электронной почты лучше?

Чтобы поделиться своим календарем Outlook:

1. На ленте щелкните Поделиться календарем и выберите тот, который хотите опубликовать.
2. Нажмите Добавлять для ввода адресов электронной почты вашей команды, а затем OK.
3. Под Разрешения, выберите либо Может просматривать названия и местоположения или Можно просмотреть все подробности.
4. Нажмите Подать заявление а также OK.

Чтобы узнать, как создать общий календарь в Google, вы можете посмотреть это официальное видео из Google Workspace:

Будьте реалистичны в своем расписании

Хотя жизнь в своем календаре позволяет избежать многих проблем, связанных с установлением приоритетов в списке дел и управлением временем, вам все же необходимо реалистично и разумно планировать свои задания. К счастью, есть несколько проверенных и проверенных советов, которые помогут эффективно справиться с этим:

• Если у вас нет времени на выполнение большой задачи, запланируйте ее как несколько более мелких задач.
• Дайте себе больше времени, чем вы думаете, что вам нужно.
• Избегайте выполнения задач прямо перед встречей; дайте себе 30-минутный интервал между ними.
• Если задача срочная, решите, нужно ли переставлять другие вещи в своем календаре.

Скорее всего, вы закончите свою работу и у вас будет свободное время, а это значит, что вы будете наверстывать упущенное по электронной почте и другим мелочам, которые возникают в течение дня.

Связанный: Улучшение управления временем с помощью функции задержки доставки в Outlook

Живите в своем календаре, чтобы повысить продуктивность

Ваш календарь - это удобный инструмент, в котором уже есть все ресурсы, необходимые для отслеживания вашей работы. Работа с календарем обеспечивает комплексный подход к управлению вашей рабочей нагрузкой и позволяет хранить все в одном месте.

Используя упомянутые выше правила, вы сможете сэкономить время, повысить свою продуктивность и повысить эффективность своей работы. Попробуйте, и вы можете удивиться, зачем вообще вообще использовали список дел.

Как сделать Outlook менее отвлекающим с помощью этих советов

Если вы когда-нибудь думали, что Outlook отвлекает, вот несколько простых настроек, которые могут оказаться вам полезными.

Читать далее

Об авторе