10 вещей, которые вы не знали, что можете сделать с Microsoft SharePoint

Для многих SharePoint - это платформа с ограниченными функциональными возможностями. Но это не так. На этой платформе вы можете делать много вещей, некоторые из которых, возможно, были вам неизвестны до сих пор.

В этой статье мы расскажем о таких функциях SharePoint, которые наверняка удивят ваших коллег.

1. Обработка счетов

Если ваша организация работает со сторонними клиентами, создание и обработка счетов являются ключевыми частями вашего рабочего процесса. Большинство организаций зависят от внешних инструментов для управления счетами. Тем не мение, SharePoint пользователи могут выполнять большинство шагов на своей собственной платформе.

Вы можете использовать Microsoft Forms для сбора данных счетов и импорта их в SharePoint. Создание счета-фактуры и выполнение анализа выручки также возможно одновременно в SharePoint.

Связанный: Google Формы vs. Microsoft Forms: какую из них использовать?

Эти процессы требуют участия меньшего количества людей. Следовательно, вероятность ошибки при вводе данных меньше. Кроме того, включение автоматизированных шагов ускоряет выставление счетов. Вы также можете легко узнать о ходе процесса.

2. Использование во время адаптации

Набор и адаптация новых людей в компанию - непростая задача. Должно быть все готово, чтобы новый член команды получил положительные впечатления.

Интегрируя Microsoft Forms и Power Automate с SharePoint, вы можете собрать всю информацию в одном месте и создать рабочий процесс для всех отделов. После настройки интеграции и рабочего процесса менеджеру по персоналу нужно только отслеживать каждый шаг.

Использование SharePoint в процессе адаптации предлагает беспроигрышную ситуацию как для новых сотрудников, так и для руководителей отдела кадров. Хотя новобранец может сразу начать работу со всем, что есть в наличии, рекрутерам нужно будет приложить меньше усилий для адаптации.

3. Управление запасами

Управление запасами - это сложный процесс, поскольку он включает в себя множество задач и подзадач, таких как график закупок, отслеживание затрат и обслуживание. Кроме того, зависимости задач могут сделать процесс длительным и сложным.

Если вы используете SharePoint, вы можете интегрировать его с Power Automate, списками Microsoft и Microsoft Teams для беспрепятственного администрирования инвентаря. Это позволит вам управлять всеми процессами, включая перечисление продуктов, планирование операций и визуализацию данных с единой платформы.

Помимо сокращения времени, необходимого для управления оборудованием, эти интеграции значительно исключают вероятность ошибок и дублирования ввода данных.

4. Делитесь документами с кем угодно

Если вы работаете с клиентом или поставщиком, обмен файлами с людьми за пределами вашей команды является неотъемлемой частью вашего рабочего процесса. Используя SharePoint, вы можете легко поделиться файлы или документы с другими. Функции разрешений гарантируют, что у вас есть необходимые меры безопасности.

В зависимости от типа защиты, которую вы хотите, вы можете разрешить людям просматривать или редактировать документ. Вы также можете контролировать, кто может получить доступ к файлу с нужными разрешениями.

SharePoint позволяет создавать шаблоны файлов и папок с разными разрешениями. Это избавляет вас от необходимости вручную настраивать разрешения для каждого создаваемого вами нового файла или папки.

5. Создать вики-сайт

В связи с постоянно растущим объемом информации организациям необходимо иметь свой Wiki-сайт. Такие сайты могут хранить и управлять всевозможной информацией, например статьями базы знаний, общей информацией об услугах, информацией о товарах и деловыми обсуждениями.

Возможно, вы не знали, что в SharePoint можно получить элемент с именем Wiki Site. Он может удовлетворить все требования организации в отношении Wiki, с которыми не может справиться обычная Википедия.

Использовать сайт SharePoint Wiki также просто. Добавьте контент и поделитесь им после одобрения администрации. Вы также можете использовать список SharePoint для сортировки и преобразования данных в файле Excel и использовать их в других форматах в Wiki.

6. Интеграция с Microsoft Teams

Хотя Microsoft Teams - это идеальный инструмент для совместной работы, его интеграция с SharePoint поднимет эффективность вашей команды на новый уровень. Эта интеграция будет особенно полезна для организаций, где сотрудникам необходимо одновременно выполнять несколько проектов.

SharePoint и Teams вместе будут предлагать надежные функции за счет централизации информации. Сотрудничество и общение между коллегами также будет происходить с соблюдением требований.

Связанный: Лучшие способы управления вашей командой в Microsoft Teams

7. Использовать в качестве расширенного редактора содержимого

Поскольку SharePoint - это платформа для управления документами, она имеет расширенные функции редактирования контента. Но знаете ли вы, что для редактирования документа нет необходимости использовать инструменты веб-дизайна, такие как SharePoint Designer или DreamWeaver?

С помощью веб-части редактора содержимого вы можете вносить необходимые изменения на страницу. Некоторые из выделенных функций добавляют на страницу форматированный текст, изображения, таблицы и гиперссылки. Более того, вы можете сделать все это, даже не открывая документ в расширенном редакторе.

8. Синхронизировать расписание членов команды

Многие пользователи SharePoint не знают, что платформа предлагает общий календарь. Все члены группы SharePoint могут добавлять, редактировать и просматривать свои предстоящие расписания и события. Фактически, вы также можете определять различные группы в этом календаре, а затем соответственно добавлять события.

Помимо обычных функций календаря, этот календарь поддерживает назначение отдельных цветов для каждого типа событий, таких как встречи, вебинары, праздники. Таким образом, вы можете легко найти событие в календаре.

9. Автоматизировать задачи

Автоматизация работы помогает людям сосредоточиться на важных задачах. Поскольку этот процесс автоматизирует обычные повседневные задачи, продуктивность команды многократно возрастает. Используя рабочие процессы SharePoint, вы можете в значительной степени автоматизировать свои рабочие процессы.

В SharePoint вы получаете пять заранее запрограммированных рабочих процессов: сбор отзывов, утверждение, утверждение публикации, сбор подписей и рабочие процессы с тремя состояниями. Каждый из рабочих процессов сокращает время и трудозатраты, которые вам нужно вложить в проект.

Кроме того, платформа также предлагает вам возможность разрабатывать индивидуальные рабочие процессы в соответствии с вашими бизнес-требованиями.

10. Сохранить старую версию документа

Управление версиями - жизненно важная часть управления документами, особенно если документ является частью совместного проекта, в котором участвуют несколько редакторов. Обычно разрешенные редакторы могут вносить изменения в документ в любое время.

SharePoint отображает последнюю версию документа со всеми последними изменениями для всех, кто имеет к нему доступ. Однако это еще не все. Он также сохраняет все версии с момента создания этого файла в История версий. Кто угодно может получить доступ к истории версий, чтобы узнать, кто какие изменения внес в документ.

Удивите всех неизвестными функциями SharePoint

SharePoint предназначен не только для управления документами в Интернете. Вы можете использовать его для других целей. Здесь вы узнали о некоторых необычных функциях этой платформы.

Хотя многие из них могут вас удивить, все эти функции SharePoint позволят вам выполнять задачи, не переключая инструмент.

Что такое Microsoft SharePoint? 4 особенности и преимущества использования

Microsoft SharePoint - это инструмент для совместной работы и управления файлами, который помогает вашей профессиональной и личной продуктивности. Вот что вам нужно знать!

Читать далее

Об авторе