Что такое внутренняя Wiki и как ее настроить?

Трудно синхронизировать знания о вашей компании между всеми сотрудниками, если у вас нет хорошего способа хранения и обмена информацией. Это приводит к снижению производительности, поскольку сотрудники тратят больше времени на поиск ответов, а не на работу.

Внутренняя вики может помочь вам решить эту проблему. В этой статье мы проведем вас через процесс настройки вашей вики, но сначала:

Что такое внутренняя Wiki и каковы ее преимущества?

Внутренняя вики - это хранилище знаний, которое позволяет сотрудникам создавать, редактировать и делиться соответствующим контентом компании и передовым опытом. Это похоже на централизованную базу данных, которая позволяет каждому сотруднику обмениваться информацией, чтобы улучшить коллективные знания вашей команды и устранить лишние вопросы.

Это ценный актив, который может действовать как энциклопедия вашей компании и сохранять институциональные знания по мере роста вашей команды.

Хотя внутренняя вики похожа на базу знаний в том, что она способствует обмену информацией, главное отличие состоит в том, что это инструмент для совместной работы, который позволяет каждому

поделиться своим опытом (в первую очередь для внутреннего пользования). С другой стороны, специальная команда обычно управляет базой знаний и включает информацию как для внутреннего, так и для внешнего использования (продукты и услуги).

Вот несколько причин, по которым вам следует создать внутреннюю вики:

• Предоставление быстрого доступа к информации в вашей организации улучшит совместную работу между различными отделами или на удаленном / гибридном рабочем месте.
• Наличие места, содержащего всю необходимую информацию, повысит скорость обучения и продуктивность сотрудников.
• Внутренняя вики может улучшить ваш процесс адаптации. Он содержит всю необходимую информацию, которая необходима новым сотрудникам, чтобы адаптироваться к новой среде и начать работу.
• Внутренние вики также обеспечивают дополнительный уровень безопасности и надежности. Вы можете сделать их доступными только для членов вашей организации, что исключает риск потери данных на локальных жестких дисках.
• Внутренние вики-инструменты удобны и позволяют каждому создавать и редактировать контент четко и организованно с помощью маркеров, гиперссылок, разных цветов и других ценных функций.
• Наличие внутренней вики может помочь вам создать более инклюзивное рабочее место, поскольку оно побуждает каждого создавать центральную нервную систему вашей компании.
• Внутренняя вики позволяет вашим командам общаться асинхронно, уменьшая стресс от поиска перекрывающихся часов и риски переключения контекста.
• Это позволяет предотвратить потерю знаний при увольнении сотрудников.

Какой тип контента вы можете хранить во внутренней вики?

Хотя внутренняя вики может вместить всю информацию о вашей организации, лучше всего сосредоточиться на наиболее актуальном контенте, который нужен вашим командам в их повседневной работе, включая:

• Новости и обновления компании
• Практические руководства для внутреннего программного обеспечения
• Документы об обучении и адаптации
• Технические примечания
• Общие рабочие процессы
• Протокол собрания
• Политика компании и т. Д.

Выбор внутреннего программного обеспечения Wiki

Хотя у каждой компании есть свои потребности и требования, есть некоторые основные особенности, на которые следует обратить внимание при выборе внутреннего вики-инструмента. Вот некоторые важные особенности, которые следует учитывать:

• Выберите вики-программу, которая объединяет популярные инструменты внутренней коммуникации например, Slack, Microsoft Teams, Asana, электронные письма и т. д., чтобы избежать постоянного переключения между ними для доступа к важной информации.
• Одна из основных целей внутренней вики-страницы вашей компании - сократить время, которое ваши команды тратят на поиск информации. Учитывая, что вики вашей компании может содержать много информации, жизненно важно, чтобы вы выбрали инструмент с эффективными функциями поиска для быстрого просмотра файлов.
• Внутреннее программное обеспечение вики должно обеспечивать доступ и управление правами для защиты контента от посторонних.
• Ваш вики-инструмент должен позволять нескольким пользователям получать доступ и вносить свой вклад в режиме реального времени.
• Выберите инструмент, позволяющий создавать отдельные рабочие пространства для разных отделов. Это потому, что ваши команды будут более продуктивными, если они получат прямой доступ к контенту, имеющему отношение к их функциям.
• Выбранное вами вики-программное обеспечение должно позволять отслеживать изменения и обновления. Вы или команда, отвечающая за поддержку вики, должны знать, кто и когда вносит изменения.

Итак, несколько инструментов обеспечивают перечисленные выше функции, но при этом удобны для пользователя, одним из которых является Теттра.

Лучшие практики для создания вашей внутренней вики с использованием Теттра

Очень важно, чтобы у вас был пошаговый план создания вашей внутренней вики, прежде чем приступать к работе с командами. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить:

1. Структурируйте вашу информацию

Выбрав программное обеспечение для вики, вы можете разделить свой контент на основные категории для лучшей организации. Например:

• А Компания раздел, в котором вы будете добавлять общекорпоративную информацию, например обновления и новости компании.
• Создать HR раздел, посвященный политике компании, вознаграждениям и льготам сотрудников, политике праздников.
• Вы также можете настроить Отделы категория, в которой отдельные отделы вашей организации могут быстро получить доступ к нужной информации.
• Еще одна удобная категория может быть Обучение, для ваших практических руководств и других учебных материалов.

Вы можете создать больше категорий в зависимости от потребностей вашей компании. Здесь цель состоит в том, чтобы лучше организовать ваш контент, чтобы все знали, где они могут найти конкретную информацию.

2. Импорт или создание контента

После создания четкой и упорядоченной структуры вики-страницы вашей компании теперь вы можете импортировать существующий контент, если он у вас есть, или создавать новый контент в своих категориях вики.

Отличным местом для начала было бы создание Начиная категория для включения вашего Внутреннее руководство вики. Вы можете использовать это руководство, чтобы объяснить, как этот проект будет полезен для вашей организации, а также передовой опыт его использования.

3. Настроить интеграцию

Настройте интеграцию, чтобы убедиться, что вы можете использовать существующие внутренние инструменты для добавления / обновления содержимого во внутренней вики. Таким образом, вы легко разместите контент, который в противном случае занял бы слишком много времени, или просто создадите лучший общий опыт для пользователей.

Это включает в себя подключение вашего приложения чата, чтобы пользователи могли обдумывать идеи, публиковать их в Tettra для просмотра другими и даже открывать элемент задачи прямо здесь, если это необходимо. Это поможет увеличить распространение внутренней вики, сделав ее неотъемлемой частью повседневных рабочих процессов.

4. Настроить права доступа и разрешения

Настройка прав доступа и разрешений позволяет вам определять, кто и к какому контенту имеет доступ. Это важно, потому что вы можете добавить контент, который имеет отношение только к определенной группе в вашей организации. Или вы можете захотеть ограничить доступ к определенным документам. Вы можете сделать это в Теттре под Настройки команды.

5. Запустите свою вики

А теперь пора включить свет и привлечь всех к вашей внутренней вики. Для этого вы можете отправлять электронные письма членам команды напрямую через настройки в Tettra. Как только вы это сделаете, убедитесь, что вы побуждаете их прочитать вики-руководство, которое вы добавили в категорию «Начало работы».

Повысьте эффективность совместной работы своей команды, создав вики-страницу своей компании

Создание внутренней вики - отличный способ хранить и делиться информацией. У многих компаний этого нет, но это может быть полезно во многих отношениях.

Это позволяет улучшить сотрудничество между командами и отделами и предоставить сотрудникам больше возможностей учиться друг у друга. Используйте эти советы как основу для создания вики-страницы вашей компании.

Как использовать инструмент Wiki в Microsoft Teams

В Microsoft Teams есть внутренний инструмент Wiki, который позволяет беспрепятственно управлять информацией и собирать ее. Вот как им пользоваться!

Читать далее

Об авторе