Как использовать шаблоны Asana для любого проекта

Единственное, что вам следует узнать об Asana, - это то, как использовать проекты для повышения продуктивности вашей команды. С помощью управления проектами Asana вы можете избежать устаревших электронных таблиц, длинных цепочек писем и длительных встреч, на которых повторяется одна и та же информация.

Если ваша команда в основном выполняет много повторяющейся работы, вам не нужно каждый раз воссоздавать эти задачи и проекты в Asana. Вы можете использовать шаблоны Asana, чтобы сэкономить время не только сейчас, но и при разработке последующих проектов.

Давайте посмотрим, как использовать шаблоны Asana практически для любого проекта, над которым работает ваша команда.

Что такое шаблоны проектов Asana?

Вместо того, чтобы начинать с нуля при создании доски канбан в Asana, дизайн шаблона уже включает в себя все основные разделы, которые команды часто используют. Вместо того, чтобы планировать проект с нуля, шаблоны проектов Asana предоставляют вам необходимые строительные блоки для начала работы.

Шаблон - это, по сути, способ управления проектами в режиме plug-and-play, который позволяет стандартизировать процессы и сразу приступать к работе с каждым новым проектом. Если вам нужно внести изменения в соответствии с вашими потребностями, вы также можете это сделать.

Вы можете использовать, создавать и сохранять собственные или встроенные шаблоны проектов Asana для различных процессов. Все примеры - это проекты с жесткими сроками (например, запуск), текущие процессы (например, набор новых сотрудников) и отслеживание информации.

Пользователи с бесплатными учетными записями могут получить доступ к бесплатным шаблонам, но планы Премиум предлагают больше возможностей, адаптированных к конкретным отраслям. Примеры шаблонов асан включают шаблон плана продаж, шаблон управления агентством, шаблон календаря контента, контрольные списки новых сотрудников и многое другое.

Asana также организует шаблоны по функциям команды, таким как дизайн, ИТ, продукт, успех клиентов, операции и человеческие ресурсы. Если вы менеджер проекта, который не хочет тратить время на то, чтобы возиться с досками канбан, просто просмотрите галерею, выберите описание своей команды и возьмите шаблон плана проекта, который соответствует вашим потребностям.

Теперь давайте посмотрим, как использовать шаблоны управления проектами Asana.

Как использовать шаблоны проектов Asana

Ниже приведены шаги по использованию шаблона:

1. В верхнем левом углу приложения Asana нажмите оранжевый + кнопка.
2. Выбирать Проект из раскрывающегося меню.
3. Далее выберите Использовать шаблон на начальном экране проектов.
4. Вас встретит список шаблонов, созданных Asana, в основном адаптированных для той цели, для которой вы указали, что будете использовать Asana при регистрации. Вы можете изменить категорию отображаемых шаблонов, нажав кнопку раскрывающегося списка рядом с Тип в правом верхнем углу экрана.
5. Вы можете предварительно просмотреть шаблоны, чтобы понять, как они будут выглядеть и какую пользу принесут вашей команде.
6. Чтобы начать новый проект с использованием шаблона, нажмите Использовать шаблон.
7. На следующем экране у вас будет возможность настроить название проекта и изменить разрешения. Нажмите Создать проект когда вы персонализируете все на свой вкус.
8. Взгляните на ПРОЧТИ МЕНЯ а также КОПИРОВАТЬ МЕНЯ задачи для инструкций и предложений.

Вы сможете настроить проект, созданный на основе шаблона, в соответствии с потребностями вашей команды. Чтобы адаптировать проект к вашему рабочему процессу, вы можете изменить, добавить или удалить что-либо в шаблоне.

Если вы обновитесь до Asana Premium, вы сможете добавлять дополнительные настраиваемые поля в проекты, созданные на основе шаблона, что позволит вам отслеживать информацию, которая имеет наибольшее значение для вашей команды.

Связанный: Лучшие бесплатные альтернативы асан для управления проектами

Как создавать собственные шаблоны в Asana

Возможно, у вашей команды есть определенные рабочие процессы, которые вы хотите зафиксировать в шаблоне. В этом случае вы захотите иметь возможность преобразовывать ранее завершенные проекты в шаблоны, сохраняя при этом некоторые детали, такие как задачи проекта, ключевые этапы и фазы проекта.

Вот как это сделать:

1. Создайте новый проект (или дублируйте тот, который у вас уже есть), чтобы зафиксировать последовательность задач, которые ваша команда выполняет регулярно. Убедитесь, что у вас есть все детали задачи.
2. Нажмите Подробности, затем раскрывающийся список заголовков проекта и выберите Преобразовать в шаблон. Убедитесь, что вы не удалили и не заархивировали проект.
3. Повторите процесс для любого количества макетов проекта.

Чтобы использовать один из ваших пользовательских шаблонов, просто вернитесь к + кнопка в верхней панели и создайте новый проект. Щелкните значок Шаблоны на экране нового проекта, и ваши настраиваемые шаблоны будут организованы по группам на вкладке с названием вашей организации.

Эти шаблоны можно обновлять по мере улучшения ваших процессов и приобретения опыта из предыдущих проектов.

Связанный: Лучшие интеграции асан, которые вам стоит попробовать

Работайте с умом с проектами Asana

Шаблоны проектов упрощают отслеживание большей части вашей работы в Asana, предоставляя структурированные рабочие процессы, которые легко создавать и настраивать для вашей команды.

В Asana есть более изобретательные способы автоматизировать повторяющиеся задачи и прояснить цели и процессы для вашей команды. Чтобы получить больше идей, прочтите наше подробное руководство по использованию Asana, чтобы выполнять больше работы.

6 творческих способов получить максимальную отдачу от асан

Asana - один из самых популярных инструментов для управления проектами. Но вам может быть интересно, как вы можете использовать его в повседневной жизни? Выясни как!

Читать далее

Об авторе