4 совета по выполнению профессиональной передачи работы

Итак, вам предложили новую работу, и вы взволнованы, чтобы начать. Однако, прежде чем вы сможете это сделать, вам нужно закончить свою текущую работу и после того, как вы сдадите свои заявление об увольнении, это включает завершение передачи для человека, который в конечном итоге заменит ты.

Для эффективной передачи требуется большая организация и понимание того, что ваши коллеги должны будут знать. Давайте посмотрим, как вы можете упростить этот процесс для всех участников, чтобы вы могли сосредоточиться на запуске нового предприятия.

Составьте контрольный список передачи

Между собеседованиями и прощанием легко потерять из виду все, что вам нужно сделать перед уходом с работы. По этой причине наличие надежного контрольного списка передачи является хорошей практикой и держит вас подотчетно.

Контрольный список должен включать все, что нужно знать новому человеку в вашей роли и вашему руководителю, поэтому вам следует начать сбор этой информации как можно скорее:

• Ваши повседневные обязанности
instagram viewer
• Информация о конкретном программном обеспечении и процессах
• Важные документы
• Любые списки клиентов, нуждающиеся в передаче
• Ключевые контакты внутри и вне компании
• Ключевая информация о персонале (если вы менеджер)
• Любые проекты, требующие доработки или делегирования
• Кому нужна передача и вся необходимая информация

Связанный: Как Padlet может упростить планирование и совместную работу

Вы можете создать контрольный список, используя шаблоны в Word или Excel, или вы можете выбрать такие приложения, как Todoist а также Padlet для создания отдельного списка дел. Важно то, чтобы у вас была где-то записана вся информация, к которой вы можете надежно обратиться в случае необходимости.

Четкая временная шкала

Обычно срок уведомления об увольнении составляет около 4 недель, и вы должны помнить об этом при планировании передачи. В зависимости от характера вашей текущей работы вы должны рассчитывать на постепенное снижение нагрузки по мере приближения к своему последнему дню.

Padlet имеет отличный шаблон временной шкалы, который вы можете использовать, если вам нужно что-то наглядное, и позволяет вам наметить период уведомления. Первоначальные приоритеты должны заключаться в уведомлении соответствующих людей о вашем уходе (например, клиентов, коллег и внешних контакты), определение проектов, которые вы можете делегировать, и общение с вашим менеджером о любых процедурах, которые необходимо последовал.

Связанный: Список дел приложений для определения приоритетов и управления задачами

Цель состоит в том, чтобы в первую очередь решить самые срочные и трудоемкие задачи, чтобы вы не торопились в последнюю неделю. Напротив, конец вашей временной шкалы должен скомпрометировать, в основном, административные задачи и несколько мелких незавершенных дел, которые необходимо увязать.

Напишите профессиональный отчет о передаче

Несмотря на то, что у вас, вероятно, будет встреча с вашим менеджером, рекомендуется написать отчет о передаче, чтобы обеспечить плавный переход. Документ должен быть понятным, конкретным, кратким и читаться как последовательное руководство.

Microsoft Word - отличное место для начала, потому что он доступен на всех платформах и легко интегрируется с другими приложениями. Word предлагает множество шаблонов, к которым вы можете получить доступ из Дом страницу, нажав Больше шаблонов над панелью поиска, или вы можете начать с Пустой документ. В качестве альтернативы вы можете перейти на Просмотр> Структура чтобы организовать свой отчет по разделам.

Какой бы подход вы ни использовали, его следует разбить на разные разделы с четкими заголовками, структура которых может выглядеть примерно так:

1. Какова ваша роль и перед кем вы подотчетны.
2. Цели компании, ожидания от должности и связанные с ними процедуры.
3. Список полезных контактов.
4. Как использовать соответствующее программное обеспечение и данные для входа.
5. Распределение ваших еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных обязанностей.
6. Разбивка ваших текущих проектов или работы с клиентами, включая сроки.

Связанный: Стоит попробовать альтернативы Microsoft Word

Если вы менеджер, вам также понадобится специальный раздел для постоянного развития вашей команды и работы, в которой они участвуют. Вы также можете указать читателю, где вы храните свои личные дела.

Вы также можете вставлять гиперссылки в текст, чтобы ссылаться на важные, релевантные документы. например, копию описания вашей должности, электронные таблицы с подробным описанием текущих проектов и полезную компанию процессы. Это сэкономит ваше время при составлении отчета о передаче и гарантирует, что читатель знает, где найти вещи. Сделать это:

1. Перейти к Вставлять таб.
2. Нажмите Ссылки.
3. Выбирать Ссылки из раскрывающегося списка.
4. Выберите файл, на который хотите создать ссылку.

Или ты можешь подержать Ctrl + K чтобы добавить гиперссылки, и это откроет ваши папки.

Связывание свободных концов

Независимо от того, сколько времени вы занимаетесь планированием, всегда будут некоторые незавершенные дела, которые нужно будет завершить, прежде чем вы сможете двигаться дальше. Некоторые из них могут потребовать делегирования, поэтому вы должны быть готовы сообщить об этом своему руководителю и коллегам.

Программное обеспечение для управления проектами, например Асана может сделать эту часть быстрой и простой, но может быть столь же эффективной с использованием электронной почты или средств связи, таких как Слабина а также Команды Microsoft. Так же, как и в передаточном документе, получатель должен легко понять передаваемые части работы.

Связанный: Асана vs. Понедельник: выберите идеальный инструмент для управления проектами

Обязательно отправьте сообщение соответствующим сторонам о том, с кем связаться в ваше отсутствие, и в случае, если есть любые задержки с закрытием ваших учетных записей, включите автоматические ответы на вашу рабочую электронную почту с этой информацией включены.

Все ваши базы покрыты

Теперь, когда у вас есть документ о передаче и четкое представление о том, как будет выглядеть период уведомления, вы готовы начать сворачивать в рамках подготовки к своему последнему дню. Организованный и эффективный процесс передачи даст вам душевное спокойствие при переходе на новую работу, и ваши коллеги будут вам благодарны.

Совершенно нормально чувствовать себя подавленным всей операцией, поэтому не торопитесь. Вы несете такую ​​же ответственность за передачу, как и компания за сбор необходимой информации, поэтому, если вы думаете, что что-то забыли, обратитесь к другим за информацией.

Когда все ваши основы пройдены, вы можете с нетерпением ждать следующей главы в своей карьере и чувствовать себя хорошо от того, что вы оставили позади.

10 красных флажков для клиентов, о которых должен знать каждый фрилансер

У всех нас есть клиенты, которые не подходят. Вот несколько красных флажков, на которые следует обратить внимание при работе с новыми клиентами.

Читать далее

Об авторе