8 функций рабочего места от Facebook для совместного управления проектами

Управление коммуникациями и содержанием проекта - сложная задача. Без общего источника данных это непростая задача. У Workplace from Facebook есть решение! Независимо от размера вашей работы или проекта, это идеальный инструмент для управления различными задачами и содержанием проектов.

Более того, члены вашей команды уже знакомы с его пользовательским интерфейсом (UI), поскольку он очень похож на платформу Facebook. Читайте дальше, чтобы узнать, как он может стать двигателем для управления проектами.

1. Создайте специальную группу для каждого проекта

Управление несколькими проектами в то же время может быть беспокойным и запутанным. Избегайте путаницы с функцией выделенной группы в Workplace. На этой платформе вы можете создавать отдельные группы для каждого проекта, чтобы разделять задачи.

Создаваемые вами группы остаются секретными, поскольку только члены группы имеют право вносить свой вклад. Вы можете добавить столько групп, сколько хотите, и любое количество участников в группу.

Если вы работаете в сотрудничестве с другой организацией, вам пригодится группа из нескольких компаний. Группа компаний в Рабочее место позволяет с одинаковой эффективностью работать с людьми за пределами вашей компании.

2. Делитесь файлами с товарищами по команде

Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в одном офисе, вам необходимо обмениваться файлами с коллегами через онлайн-каналы. Как и любой другой эффективный офисный пакет, Workplace позволяет легко обмениваться файлами с товарищами по команде.

Вы можете добавлять в группу файлы из вашей локальной системы. В качестве альтернативы вы также можете использовать интеграцию для обмена файлами, одобренную системным администратором организации. Администраторы групп могут добавлять одобренные интеграции в группу для использования ее участниками.

Проверьте вкладку интеграции, чтобы найти инструменты для обмена файлами. В настоящее время он поддерживает приложения для обмена файлами, такие как Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint и т. Д.

3. Совместная работа над файлами и обратная связь

Используя функцию аннотации этого набора рабочих пространств, ваша команда может делиться отзывами о различных файлах, к которым предоставлен общий доступ в группе. Таким образом, отслеживать комментарии и отзывы становится проще, чем когда-либо.

Более того, все файлы, которыми поделился с участниками группы, доступны во вкладке Файлы. Таким образом, вам не нужно прокручивать ленту, чтобы найти нужный файл.

Этот пакет также позволяет создавать открытую группу отзывов. Здесь другие члены команды также могут высказать свое мнение. Рассказывая больше о проекте, например о стиле документации, дизайне, целевой аудитории и т. Д., Вы можете получить больше отзывов от других и получить новые перспективы.

4. Отслеживание выполнения проекта и задачи

Отслеживать прогресс проекта в Workplace очень просто. Размещая еженедельные обновления о прогрессе, предпочтениях и любых других исключительных проблемах в группе, товарищи по команде могут информировать друг друга о своих задачах.

Если кому-то нужно поделиться длинными отчетами или результатами исследований, они могут использовать функцию заметок этой платформы. Чтобы отслеживать текущие задачи, вы можете поделиться элементами действий в группе, которые исполнитель может пометить как выполненные, когда они выполнены.

Вы можете использовать функцию упоминания, чтобы назначить задачу члену команды. Вы даже можете интегрировать Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly и т. Д. приложения для лучшего управления задачами и повышения производительности через Workplace.

Связанный: Бесплатные альтернативы Zapier для снижения рабочей нагрузки и повышения производительности

5. Безопасное и общее хранилище файлов

На вкладке «Файлы» групп «Рабочее место» все файлы проекта собраны в одном месте. Вы можете сэкономить время, позволив Workplace управлять ресурсами вашего проекта, такими как изображения, файлы PDF, таблицы Excel и т. Д. Если вы используете Workplace, вам не нужно отслеживать членов команды, которые обмениваются конфиденциальными документами, связанными с проектом, через разные платформы, что подвергает конфиденциальные данные риску.

Ваша команда может загружать файлы в группу по нескольким каналам, таким как сообщения, чат, темы, обучение, медиа и т. Д. Но все файлы попадают прямо во вкладку «Файлы». Отсюда вы можете легко управлять доступом к файлам, контролем версий и удалять файл, если в нем нет необходимости.

Важно знать, что вы можете загружать не более 50 МБ файлов через любой другой канал, кроме Workplace Chat. Из Workplace Chat вы можете загружать файлы размером до 75 МБ. Ограничение размера файла помогает команде оставаться продуктивной, легко обмениваясь небольшими файлами без каких-либо проблем с пропускной способностью скорости загрузки.

Это может показаться низким лимитом загрузки файлов. Однако Workplace поддерживает загрузку больших видеофайлов размером до 4 ГБ. Поэтому, когда вам нужно создать видеоурок для раздела «Обучение» или «Библиотека знаний», вы всегда можете загрузить длинные видеоролики в формате HD.

6. Обмен сообщениями в реальном времени через чат на рабочем месте

Когда команда работает над проектом из удаленных мест, альтернативы общению в реальном времени нет. Однако не всегда можно подключиться с помощью аудио- или видеозвонков во время работы из дома. Вот почему вам необходимо иметь возможность мгновенного чата в вашем рабочем пространстве для совместной работы.

Workplace также предлагает эту функцию своим пользователям через приложение Workplace Chat. Загрузите его на свой телефон Android или iOS и оставайтесь на связи в пути. Используйте его, чтобы получить мгновенный ответ на важный вопрос. Эту опцию могут использовать группы с 250 или менее участниками.

7. Аудио- или видеозвонок для беспрепятственного общения

Для удаленной или гибридной команды совместная работа невозможна без аудио / видео звонков. Если вы используете Workplace From Facebook для управления проектами, вам не нужно использовать какое-либо дополнительное приложение для этих целей. Позвонить своему товарищу по команде можно всего одним щелчком мыши с помощью Workplace.

До 50 членов команды могут присоединиться к аудио- или видеовстрече через Workplace с помощью функции встреч Facebook. Вы можете использовать это средство для еженедельных встреч команды или групповых обсуждений.

Вы также можете участвовать в быстрых разговорах один на один с участниками группы. Также доступна интеграция приложений виртуальных вызовов, таких как Zoom, BlueJeans и Cisco Webex Meetings.

8. Функция закрепления сообщений для краткого справочника

Вы также можете закрепить сообщение или контент на странице группы, аналогично странице или группе Facebook. В каждой группе есть жизненно важные инструкции по проекту, цели, сроки и ресурсы. Закрепление контента гарантирует, что члены команды легко найдут контент, необходимый для работы над проектом.

Если хотите, вы можете без проблем закрепить несколько сообщений. Вы также можете решить, какая закрепленная запись должна оставаться поверх остальных. Помните, что только администратор группы может закрепить сообщение в группе Workplace.

Легко управлять несколькими проектами

Функциональные возможности, которые вы видели выше, являются основными потребностями для любого проекта. Рабочее место от Facebook эффективно удовлетворяет всем этим функциям благодаря простому пользовательскому интерфейсу.

Если данные вашего проекта, такие как списки дел, рабочие процессы, макеты продуктов / услуг, справочный контент и т. Д., Содержатся в нескольких инструментах, перенесите их в один центральный инструмент, например Workplace, бесплатно. Также полезно знать, как Workplace конкурирует с другими рабочими пространствами управления проектами, прежде чем принимать окончательное решение.

Google Workspace vs. Рабочее место из Facebook: что лучше?

Вот как решить, что лучше для удаленных или гибридных команд: Google Workspace или Facebook Workplace.

Читать далее

Об авторе