Как интегрировать Microsoft To-Do с OneNote

Если ваша работа глубоко интегрирована в экосистему Microsoft, To Do и OneNote, вероятно, являются самыми популярными инструментами для повседневного рабочего процесса. Когда вы используете OneNote для планирования проекта, у вас появляются элементы, которые позволят вам завершить то, над чем вы работаете.

Совместное использование OneNote и Microsoft To Do означает, что вы потратите время на переключение контекста, копирование или просмотр данных из одного приложения в другое. В результате вы можете потерять концентрацию, совершить ошибки или, что еще хуже, снизить качество своей работы. Мы покажем вам, как легко интегрировать OneNote и To Do, чтобы вы тратили время на расстановку приоритетов в работе, которая имеет значение.

Добавление задачи из OneNote в Microsoft To Do

Из всех приложений Office OneNote 2019 имеет самую тесную интеграцию с Outlook. Это потому, что оба приложения имеют схожие цели и задачи. Вы можете превратить любой текст заметки в OneNote в задачу автоматического списка дел в Outlook. Но подождите, где Microsoft To Do вписывается в эту систему?

Мы вернемся к этому обсуждению позже, но сначала убедитесь, что на вашем компьютере установлены и OneNote 2019, и Outlook. Кроме того, вы должны создать блокнот и раздел, в котором находятся ваши действия. Если вы только начинаете, следуйте нашим руководство по организации записных книжек в OneNote.

Выделите текст, который хотите превратить в задачу Outlook. Щелкните значок Дом вкладка, а затем Задачи Outlook. В раскрывающемся меню выберите срок выполнения задачи. Текст помечается флажком, и OneNote добавляет текст заметки как задачу в Outlook. При необходимости вы можете продолжить добавлять заметки в качестве задач.

Переключитесь на Outlook, чтобы просмотреть задачу в Мои задачи.

Теперь, когда вы переключитесь в приложение «Microsoft To Do», вы увидите ту же задачу под Задания с предварительно заполненными сроками выполнения и ссылкой на страницу OneNote, чтобы узнать, где находятся ваши задачи.

Таким же образом вы можете выбрать Обычай и в появившемся новом окне введите Срок оплаты, то Дата начала, и важность задачи с помощью Приоритет поле. Вы также можете проверить Напоминать поле, чтобы Outlook напомнил вам о задаче и добавил краткую заметку.

Теперь переключитесь в приложение «Microsoft To Do», но вы не увидите здесь ни даты запуска задачи, ни поля приоритета.

Фоновый механизм синхронизации задач

Приложение «To Do» использует Exchange Online для хранения и синхронизации задач, независимо от того, используете ли вы личную учетную запись или Microsoft 365. Обе учетные записи используют одни и те же протоколы, включая шифрование данных, соответствие требованиям и размещение данных. Если вы выполните задачу в приложении «To Do», она обновится в Outlook Tasks и OneNote.

Примечание: Приложение «To Do» не имеет ничего общего с тегом «To Do» в OneNote, несмотря на то, что в нем используются те же заглавные буквы. Это важно, потому что люди могут запутаться в терминологии и заявить, что эта функция не работает должным образом.

Следует отметить, что у вас может быть только одна дата выполнения, а не отдельные даты начала и окончания. Он не поддерживает статусы задач, такие как выполняется или процент завершения, а также важность задачи на разных уровнях приоритета. Вы не можете восстановить удаленную задачу в списке дел, но можете просмотреть их в OneNote и Outlook.

Если вы знаете как работает приложение Microsoft To Do, можно создать несколько списков задач. Так что есть смысл переместить задачу из Задания в список по вашему выбору. Но когда вы перемещаете задачу в другой список, изменение отражается в столбце папки Задачи Outlook, но при наведении указателя мыши на флаг вы увидите сообщение о том, что «задача не существует».

Кросс-синхронизация задач между To Do и OneNote

Вы можете синхронизировать ваши задачи между OneNote и To Do с помощью простого приложения под названием Pleexy. Он переносит ваши задачи из электронной почты, заметок, инструментов управления проектами и совместной работы в диспетчер задач.

Вы даже можете настроить двустороннюю синхронизацию между используемыми инструментами, чтобы изменения, внесенные на одной стороне, мгновенно копировались на другую. Если ваша команда использует Jira и OneNote для управления проектами, Pleexy может направлять все соответствующие задачи из эти приложения в «To Do». И когда вы выполняете задачу в «To Do», она проверяется в исходном приложении. тоже.

Начало работы с Pleexy

Зарегистрируйтесь на сайте Pleexy используя Microsoft To Do в качестве диспетчера задач. После аутентификации с помощью учетной записи Microsoft вам будет предложено выбрать приложение, которое вы хотите связать с «To Do». Выберите OneNote и разрешите Pleexy доступ к вашей учетной записи OneNote.

Дайте вашему соединению имя. Например, скажем «Задачи с OneNote».

Первый шаг - указать Pleexy, в каких блокнотах и ​​разделах он будет искать заметки. Вы можете фильтровать свои заметки по типу, например «Задачи», «Обсуждение с человеком», «Приоритет задач 1 и 2», «Запрос клиента» и «Запланировать встречу». И игнорируйте старые заметки в диапазоне от 1 до 180 дней. Pleexy выполнит поиск заметок, соответствующих всем определенным критериям, и создаст их в «Microsoft To Do».

На следующем этапе мы определим шаблон заголовка для ваших задач в Microsoft To Do. Вы можете следить за шаблон вроде «{section}: {page} - {todo}», где «{page}» - это ваша страница OneNote, а «{todo}» - это OneNote todo tag.

Теперь вам нужно указать список, в котором Pleexy будет создавать задачи. В этом примере мы выберем Один список, а пункт назначения Работа.

Наконец, выберите, что произойдет, когда вы внесете изменения в задачи Microsoft To Do или OneNote. Для OneNote в Microsoft To Do, вы можете контролировать, что делать с задачей, когда она завершена или удалена в OneNote. И для Microsoft To Do to OneNote, выберите, что вы хотите сделать, когда выполните задачу в приложении «To Do».

Сохраните изменения и активируйте соединение. На скриншоте ниже вы проверяете интеграцию, редактируете или приостанавливаете соединение и удаляете их.

Переключитесь в приложение «Microsoft To Do», чтобы увидеть изменения. Когда вы выполняете задачу здесь, она также проверяется в OneNote.

Создание нескольких подключений к OneNote с помощью To Do

В Pleexy вы можете создать несколько соединений между этими двумя приложениями. Вот причины:

1. Если вы используете отдельную учетную запись OneNote для личных и рабочих целей.
2. Настройте разные правила синхронизации для конкретных проектов в OneNote.

Например, вы можете синхронизировать задачи для сообщений в блогах в обоих приложениях, но вы можете оставить задачу снятой в OneNote, даже если вы отметили их в разделе «Задачи» для другого проекта. Мы создадим два разных соединения в Pleexy, следуя процедуре, описанной выше.

Доверьте все свои задачи Microsoft To Do

И OneNote, и To Do - сложные приложения, но в целом они работают в разных условиях рабочего процесса и в зависимости от ваших потребностей. В простых случаях вы можете добавить задачу из OneNote в To Do, но они не будут бесшовными и сломаются, если вы переместите задачу в другой список.

Pleexy позволяет синхронизировать задачи обоими способами независимо от того, какой у вас список задач, и интуитивно понятен в настройке. Проверьте страница интеграции список поддерживаемых приложений. Как только вы начнете их использовать, следуйте нашим советам и рекомендациям по эффективному использованию Microsoft To Do.

10 советов Microsoft To Do для лучшего управления задачами

Познакомьтесь с Microsoft To Do и ознакомьтесь с некоторыми советами о том, как превратить его в мощный диспетчер задач.

Читать далее

Об авторе