Как создать формы Excel для таблиц ввода данных

Ввод данных в Excel - непростая задача, особенно если у вас много столбцов и множество записей. Это также может сбивать с толку других пользователей, особенно если они не знакомы с вашей таблицей.

Но знаете ли вы, что можно создавать формы, чтобы облегчить эту задачу? Microsoft позволяет вам или кому-либо еще добавлять данные в вашу электронную таблицу через форму в новом окне. Таким образом, меньше путаницы в том, какую информацию следует помещать в файл Excel.

Прочтите и узнайте, как создать форму для собственной электронной таблицы Excel.

Подготовка ваших данных

Прежде чем приступить к созданию формы, вы должны подготовить данные, которые вам понадобятся. Например, если вы создаете список посещаемости студентов, вы должны сначала записать информацию, которая вам потребуется от них, в столбцах.

Например, вам нужно указать их имя, фамилию, номер студента, адрес электронной почты и курс; затем вы должны перечислить их в верхней строке. Эти элементы будут обозначать столбцы, в которых будут компилироваться данные, вводимые вашими учащимися.

Если вы собираетесь попросить своих учеников ввести свои данные вручную, им придется прокрутить файл Excel до конца, чтобы найти пустую строку. А если вы запрашиваете много информации, например, для ежегодника, любой из студентов легко пропустит ячейку, что приведет к неполным данным.

Вставка простой формы

После того, как вы подготовили все заголовки столбцов, вы можете приступить к созданию формы. Для этого выберите один из заголовков столбца. Перейти к Панель поиска в верхней части окна Excel и введите Форма. В результатах поиска под Действия, нажмите на Форма.

А Майкрософт Эксель Появится окно с предупреждением, подтверждающее, хотите ли вы использовать выбранную строку в качестве меток формы. Если вы уже это сделали, нажмите Ok. В противном случае нажмите Отмена, выберите заголовки столбцов, которые вы хотите использовать в качестве меток формы, и повторите шаги, описанные в предыдущем абзаце.

После нажатия Ok, появится окно формы, и все! Теперь вы можете начать вводить данные.

Если вы собираетесь использовать этот инструмент часто, вы можете добавить ярлык для этой функции на панель быстрого доступа. Вернуться к Панель поиска и введите Форма опять таки. Но вместо того, чтобы щелкнуть левой кнопкой мыши по Форма результат, щелкните правой кнопкой мыши на нем, чтобы вызвать контекстное меню.

Выбирать Добавить на панель быстрого доступа, и вы увидите Значок формы появляются в нем. Поэтому в следующий раз, когда вам нужно будет открыть инструмент формы, все, что вам нужно, - это нажать кнопку быстрого доступа.

Добавление новых данных

В открытом окне формы вы увидите информацию, необходимую для ввода в вашу базу данных. Заполните все пустые поля и, когда закончите, нажмите Новый. Введенные вами данные автоматически заполнят самую нижнюю часть вашей таблицы, и вы получите новую пустую форму, готовую к работе.

Если вы случайно сохранили неправильные данные, вы можете вернуться и изменить их. Перейдите к записи, которую хотите изменить, нажав кнопку Найти предыдущий или Найти следующее кнопки. Когда вы дойдете до элемента, который хотите отредактировать, просто измените информацию в соответствующем поле.

После того, как вы закончите свои исправления, нажмите Новый или нажмите Входить на клавиатуре, чтобы зафиксировать изменения. Но если вы допустили опечатку и хотите восстановить предыдущую запись, нажмите Восстановить вместо. Однако обратите внимание, что вы не можете отменить изменения с помощью Restore после того, как вы зафиксировали изменения.

Просмотр записей в окне формы

Теперь, когда у вас есть несколько записей в вашей электронной таблице, вы можете использовать само окно формы для просмотра ваших данных. В правом верхнем углу окна вы увидите серийный номер текущих данных.

Если вы хотите увидеть записи до или после текущего выбора, вы можете использовать ранее упомянутый Найти предыдущий а также Найти следующее кнопки. Кроме того, вы можете использовать полосу прокрутки для быстрого перехода между несколькими записями.

Чтобы найти конкретные результаты, вы можете использовать функцию поиска в окне формы. Чтобы получить к нему доступ, нажмите на Критерии кнопка справа внизу, Найти следующее. Введите информацию, которую вы хотите найти, в соответствующее поле, затем нажмите Входить на клавиатуре.

Связанный: Как использовать функцию поиска "Найти и заменить" в Excel

В окне появится следующая строка с соответствующей информацией. Чтобы просмотреть другие результаты, щелкните либо Найти предыдущий или Найти следующее.

Вы также можете использовать формулы и модификаторы для более расширенного поиска. Вы можете использовать подстановочный знак звездочка искать часть записи. Точно так же вы также можете использовать больше чем или меньше, чем знаки для поиска числовых значений или значений даты.

Например, если вы хотите найти студентов, изучающих курс бакалавриата, вы можете ввести степень бакалавра * в соответствующее поле. В окне формы будут отображаться только студенты из вашей таблицы, которые получают степень бакалавра.

Избегайте пустых записей

Вы также можете предотвратить случайные пустые записи, добавив их с помощью функции проверки данных. Для этого вам сначала нужно выбрать таблицу, в которую вы собираетесь вводить данные. Затем вам следует перейти к Данные> Проверка данных.

В Проверка данных окно откроется. в Настройки вкладка под Разрешать раскрывающееся меню выберите Длина текста. Тогда под Данные раскрывающееся меню, выберите больше чем. Наконец, под Минимум поле, ввод 1. Нажмите Ok.

Эта функция не позволяет пользователям вводить только один символ в любое поле, обеспечивая полное заполнение ваших данных.

Связанный: Как импортировать данные из форм Microsoft Word в электронную таблицу Excel

Быстрый и простой способ заполнения больших баз данных

Если вы часто пропускаете информацию в своей электронной таблице или вводите неправильные данные в столбцы, то самое время создать форму для себя. Это быстрое и простое решение гарантирует, что вы получите точную базу данных.

Хотя в приведенном выше примере показано только пять записей, если вы работаете с большим количеством записей, например с базой данных сотрудников компании, вы оцените эту функцию в Excel. Предоставляя вам независимое окно для ввода информации, вы можете избежать косого взгляда на сотни, если не тысячи записей, обеспечивая при этом точный и точный ввод данных.

Как объединить файлы и таблицы Microsoft Excel

Узнайте все о том, как объединять листы в Excel, а также как объединить несколько файлов Excel в один.

Читать далее

Об авторе