Как улучшить управление временем с помощью функции задержки доставки в Outlook

Иногда вам нужно будет отправить информацию или обновления задач по электронной почте, но время не подходит. Вместо того, чтобы портить рабочий процесс и откладывать его, вы можете использовать функцию отложенной доставки Outlook и внимательно относиться к своим результатам.

Что такое задержка доставки в Outlook?

Функция отложенной доставки Outlook позволяет вам решить, когда вы хотите, чтобы конкретное электронное письмо было отправлено его получателям, вместо того, чтобы отправлять его мгновенно. Это полезный инструмент, который может дать вам душевное спокойствие без ущерба для вашего расписания.

Чтобы использовать Delay Deliver, просто выполните следующие действия:

1. Нажмите Новый E-mail.
2. После того, как вы написали свой адрес электронной почты и ввели получателей, перейдите в Параметры таб.
3. Нажмите Задержка доставки.
4. Под Варианты доставкиустановите флажок рядом с Не доставлять раньше.
5. Выберите Время а также Дата что вы хотите, чтобы ваше электронное письмо было отправлено.
6. Нажмите Закрывать.
7. В электронном письме нажмите послать.

Несмотря на нажатие послать, ваше письмо не будет отправлено до указанного вами времени и даты. Теперь давайте посмотрим, почему вы можете захотеть его использовать.

Правило двухминутной задачи

Правило двухминутной задачи гласит, что если у вас есть задача в вашей повестке дня, выполнение которой займет у вас всего две минуты, вам следует просто выполнить ее сейчас, а не помещать ее в свой список дел. Это быстрый и простой инструмент для определения приоритетов, но он не учитывает, что будет дальше.

Если двухминутное задание - это электронное письмо, которое вам нужно отправить, вы можете получить от него ответы, на которые у вас нет времени, и оно все равно попадет в ваш список дел. Чтобы избежать этого, вы можете использовать отложенную доставку, чтобы выполнить задачу и отправить ее, когда вы знаете, что в вашем рабочем дне есть место для ответа на любые ответы.

Связанный:Как оптимизировать список дел, чтобы сделать его более эффективным

Вы даже можете установить флажок рядом с Используйте кнопки голосования на Задержка доставкихарактеристики окно, если вы хотите получить простые ответы от своих коллег, например Аgree, не согласен, может быть.

Отправка объявлений

Возможно, вам потребуется сделать объявление по электронной почте, которое необходимо отправить в определенное время. Возможно, вы ждете определенной даты или крайнего срока, и в течение этого времени вы будете вне офиса или в отпуске.

Вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы заставить коллегу разослать его за вас или рассылать его досрочно, Delay Delivery может сделать это за вас без необходимости входа в систему. Затем, когда вы вернетесь в офис, все уже будут в курсе. На Свойства задержки доставки, вы также можете выбрать Важность раскрывающийся список с возможностью выбора Высокий низкий, а также Обычный.

Связанный: Извлечение и загрузка нескольких вложений электронной почты в массовом порядке

Управление временем отклика

Быстрое и эффективное выполнение задач - свидетельство ваших навыков; К сожалению, менеджеры и коллеги часто пользуются этим, отправляя вам больше работы. Если вы не хотите менять свой стиль работы, вы можете отложить рассылку писем, чтобы справиться с ожиданиями других относительно вашей доступности.

Кроме того, если вам нужно отправить несколько обновлений о проекте, вы можете щелкнуть галочка следующий за Срок действия истекает через, который зачеркнет заголовок сообщения по истечении срока действия. Это сообщит вам и вашим коллегам, что это электронное письмо больше не актуально, и вы можете удалить его при необходимости.

Связанный: Навыки самоуправления, которые необходимо приобрести для личной и профессиональной продуктивности

Задержка, чтобы лучше управлять своим временем

Практика правильного управления временем иногда означает откладывание обновлений и ответов, чтобы опередить суету, и может подтолкнуть вас от реактивной работы к проактивности.

По сути, использование отложенной доставки в Outlook позволяет вам контролировать свою реакцию, сохраняя при этом спокойствие, зная, что задача выполнена.

Как отозвать отправленное письмо в Outlook

Вы когда-нибудь нажимали кнопку "Отправить" и сожалели об этом мгновением позже? Мы все были там, желая отменить отправку. Мы покажем вам, как отозвать электронное письмо в Outlook или отложить отправку в Gmail.

Читать далее

Об авторе