Как улучшить организацию с помощью мягких дедлайнов

Уложиться в сроки - часть повседневной жизни для большинства из нас. Возможно, вам нужно выполнить задание в колледже, какой-то рабочий проект или заполнить налоговую декларацию; в любом случае, у всех них есть дата окончания, к которой вы стремитесь.

По большей части дедлайны заставляют вас делать дела. Однако, если вы хотите использовать это в своих интересах и лучше организовать свое время, мягкие дедлайны могут быть уловкой.

Разница между мягкими и жесткими дедлайнами

В большинстве случаев сроки для нас устанавливаются; ваш начальник или наставник назначает вам дату завершения работы, которая является окончательной, и вы не можете вносить какие-либо изменения после этого времени. Это жесткий крайний срок, и все согласны с тем, что если вы его не уложите, будут некоторые последствия.

В конце концов, для всего нужен жесткий дедлайн, потому что это означает, что все будет закончено, и должен быть момент, когда часть работы подходит к концу. Они дают вам четкие ожидания от вашего начальника, и это дает вам возможность использовать эти временные рамки так, как вы считаете нужным.

Люди делают больше работы, когда они находятся под давлением, и дедлайны - отличный способ использовать это явление. Вот почему люди будут выполнять больше работы в последние дни или часы в преддверии даты окончания. Например, если вам нужно сдать задание через два месяца, вы вряд ли сделаете много работы за этот первый месяц.

Связанный: Советы, как избежать откладывания на потом и уложиться в сроки

Вот почему жесткие дедлайны могут быть непродуктивными; без достаточного давления вы можете в конечном итоге потратить драгоценное время и поспешить завершить свою работу в последнюю минуту, пренебрегая другими обязанностями. Это также может вызывать стресс.

С другой стороны, мягкие дедлайны устанавливаются раньше жёстких сроков, предполагая, что вы завершите свой проект, оставив свободное время. Например, если жесткий крайний срок составляет два месяца, ваш мягкий крайний срок может быть за три недели до этого.

Вы можете установить свои собственные дедлайны, и, используя этот подход, вы получите достаточно энергии, чтобы выполнять работу без стресса в последнюю минуту.

Преимущества использования мягких дедлайнов

Установка мягкого дедлайна не означает, что он сработает автоматически. Чтобы воспользоваться ими, вам нужно сделать это. Нет смысла устанавливать их, если вы собираетесь игнорировать их в пользу жестких сроков.

Однако, если все сделано правильно, личные дедлайны могут принести много пользы:

• Улучшенное управление временем и меньшая потеря времени
• Больше ответственности перед другими вашими обязанностями
• Лучшая организация ваших проектов
• Чувство ответственности за свое время и работу
• Укрепляет уверенность
• Более быстрое достижение со временем для творческого мышления

Связанный: Способы использования техники ментальных карт для экспоненциальной производительности

Как только вы уложитесь в мягкий крайний срок, у вас будет время для внесения исправлений и доработки своей работы с большим количеством времени, прежде чем ее нужно будет передать. Кроме того, у вас будет возможность отправить его, когда вы будете довольны результатом, и уделить внимание любым другим срочным вопросам, которые возникнут.

Как эффективно установить мягкие дедлайны

Итак, как установить мягкий дедлайн? Ключ в том, чтобы иметь в виду реалистичные временные рамки, которые, как вы знаете, вы сможете надежно уложить. Вы также должны убедиться, что это не слишком близко к жесткому сроку.

Идеальный параметр для установки мягкого крайнего срока - вычитание 25% времени из жесткого крайнего срока, но это может варьироваться в зависимости от ваших собственных ограничений. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать:

• Если у вас есть другие проекты и насколько велика ваша другая рабочая нагрузка
• Как далеко до жестких сроков?
• Какая ваша золотая середина для продуктивного давления?
• Если вы работаете над проектом с другими людьми, как вы можете обойти это?
• Насколько велик или мал ваш проект

Получив эти ответы, вы сможете определить наиболее удобную для себя дату завершения и приступить к работе.

Чтобы гарантировать, что вы придерживаетесь своей личной цели, вам следует проанализировать, как вы с ней справитесь. Trello - идеальное приложение для этого, так как в нем используется простая разметка платы, которой вы можете манипулировать в соответствии со своими потребностями.

Когда вы создали свое рабочее пространство Trello, откройте Боковая панель и под Ваши доскищелкните значок Плюс подписаться на Создать новую доску. Вы можете начать с шаблона, но пустая доска вполне подойдет.

После того, как вы назвали и создали свою доску, вам нужно будет разделить время между настоящим моментом и мягким дедлайном на недели, создав новый список на каждую неделю у вас есть:

1. Нажмите Добавить еще один список
2. В первом списке, где написано Введите название списка, тип 1 неделя
3. Повторите эти шаги для того количества недель, которое у вас есть в вашем расписании.

Связанный: Творческие способы полностью использовать преимущества Trello

Теперь вы можете начать планировать, какие аспекты проекта вы будете выполнять каждую неделю. Для этого выберите Добавить карту в ту неделю, которую вы хотите, Введите название для этой карты и нажмите Добавить карту.

Разбейте каждый этап вашего проекта, над которым вам нужно работать. Например, если вы следуете трехнедельному графику, начальная неделя должна быть отведена на планирование и генерации идей, второй должен быть для выполнения этих планов и проектов, а третий должен быть для тонкая настройка.

Если вы хотите хранить всю свою работу в одном месте, вы можете загружать файлы на каждую созданную вами в Trello карту, щелкнув карту, которую вы хотите отредактировать, и выбрав Вложения. Вы также можете создать Контрольные списки и добавить Даты, если это поможет.

Используйте крайние сроки в ваших интересах

Теперь у вас есть мягкий крайний срок, и вы можете расслабиться, зная, что работа сделана с его свободным временем. Самое приятное то, что теперь у вас есть выбор, что делать с этим дополнительным пространством.

Использование мягких дедлайнов в качестве регулярной практики в вашей работе позволяет вам улучшить организацию, и на случай, если в последние дни или часы возникнут какие-либо проблемы, вы уже покрыты.

Как организовать списки дел с помощью элементов действий

Используя элементы действий в списках дел, вы можете превратить сложные задачи в легко выполнимые и повысить продуктивность проекта.

Читать далее

Об авторе