Даже в наши дни, когда почти все находится в сети и виртуально, вы все равно получите какие-то физические документы. И лучший способ сохранить эти документы - отсканировать их и сохранить на жестком диске, в облачном хранилище или NAS.
Для этого вам понадобится МФУ или МФУ. Однако эти устройства могут сбивать с толку при настройке и использовании. Для них часто требуются разные приложения и драйверы, даже если вы используете другие модели того же производителя.
К счастью, и Windows, и Mac позволяют сделать это легко. Вот как.
Сканирование в Windows
Если вы являетесь пользователем Windows, ваш компьютер автоматически обнаружит ваше устройство, когда оно будет подключено через порт USB. Независимо от того, является ли ваш принтер беспроводным или сетевым устройством, Windows автоматически обнаружит его, если он подключен к вашей сети или к Bluetooth-соединению компьютера.
Однако, если ваш компьютер не обнаруживает его, вам придется настроить машину вручную.
Добавление принтера вручную
Перед тем, как начать эту процедуру, вы должны убедиться в следующем: ваш принтер включен, включен и подключен к вашему компьютеру. Если у вас есть сетевой или беспроводной принтер, вам также следует проверить, подключен ли он к той же сети, что и ваш компьютер.
После того, как вы дважды проверили вышеуказанное, попробуйте перезагрузить принтер и посмотрите, обнаружит ли ваш компьютер его сейчас. Если это все еще не так, давайте продолжим добавление принтера вручную.
Сначала нажмите на Начинать кнопку, затем перейдите к Настройки. В окне настроек перейдите к Устройства > Принтеры и сканеры. Под Добавить принтеры и сканеры раздел, выберите Добавить принтер или сканер кнопка. Подождите, пока компьютер пытается найти ближайшие устройства, подключенные напрямую к вашему компьютеру или через сеть.
Как только ваш компьютер обнаружит все ближайшие устройства, выберите то, которое вы хотите использовать, и нажмите Добавить устройство. Затем он автоматически добавит ваше устройство, и вы сможете выбрать его позже в параметрах сканирования.
Однако, если этого не произойдет, нажмите Нужного мне принтера нет в списке ссылка. Затем Windows откроет мастер для добавления вашего принтера. Просто следуйте инструкциям по установке вашего устройства.
После добавления оборудования вы можете открыть приложения, чтобы начать сканирование. Windows предлагает два способа сканирования документов; во-первых, это наследие Факсы и сканирование Windows app, а второй - новее Сканирование Windows приложение. Мы рассмотрим оба варианта ниже.
Факсы и сканирование Windows
Нажмите Пуск, затем перейдите в Аксессуары для Windows > Факсы и сканирование Windows для доступа к приложению. В окне "Факсы и сканирование Windows" выберите Новое сканирование. Откроется окно «Новое сканирование». Убедитесь, что вы выбрали правильное устройство в Сканер. В противном случае нажмите на Изменять… выбрать правильный.
После того, как вы выбрали свое устройство и установили параметры сканирования, нажмите Предварительный просмотр чтобы начать сканирование и посмотреть, как будет выглядеть ваш документ. И когда вы будете довольны результатами, нажмите Сканировать для сканирования и сохранения изображения.
Сохраненное изображение появится в главном окне приложения «Факсы и сканирование Windows». Если вы хотите получить доступ к файлу, он обычно сохраняется в вашем Документы > Отсканированные документы папка.
Сканирование Windows
Это приложение обычно не устанавливается в Windows заранее. Вам сначала нужно перейти в Магазин Microsoft, найдите Сканирование Windows, а затем загрузите и установите его. После настройки запустите его со своего Стартовое меню нажав на Сканировать.
Новый Сканировать появится окно. Если у вас несколько сканеров, выберите правильное устройство, выберите Тип файла вы хотите сохранить сканирование, а затем нажмите Предварительный просмотр. После этого вы увидите свое сканирование в главном окне. Вы также можете настроить края файла, перетаскивая белые кружки по углам файла.
После того, как вы завершили свои настройки, нажмите Сканировать. После сканирования файла приложение покажет всплывающее окно в верхней части окна, в котором будет указано имя файла сканирования и место его сохранения. Нажмите на Вид, чтобы открыть файл в приложении для фотографий, или нажмите Закрывать когда вы закончите. Вы можете получить доступ к сохраненному файлу в своем Фотографий > Сканы папка.
Связанный: Лучшие способы сканирования и оцифровки старых фотографий
Сканирование на Mac
Если у вас есть компьютер Apple, вы также можете сканировать с любого многофункционального принтера, использующего ваше устройство. Сначала перейдите к Системные настройки > Принтеры и сканеры чтобы проверить, установлен ли ваш многофункциональный принтер в вашей системе. Вы должны увидеть его в левом столбце; в противном случае вам нужно его добавить.
Добавление вашего принтера
Для этого нажмите на + подписать. An Добавить принтер появится окно. Если вы используете USB-принтер, он должен автоматически отображаться в этом окне. Но если вы используете сетевой принтер, вам следует нажать на IP значок и настройте его, используя его сетевой адрес.
Однако, если ваше устройство по-прежнему не отображается в окне «Добавить принтер», вам необходимо посетить веб-сайт производителя вашего принтера и загрузить соответствующие драйверы.
Запуск сканирования
Как только ваше устройство будет установлено на Mac, вернитесь к Принтеры и сканеры. Выберите устройство, которое хотите использовать, затем нажмите на Сканировать таб. Вы должны увидеть имя вашего устройства в главном окне, затем под ним нажмите на Открыть сканер… кнопка.
А Сканер окно откроется. В нижнем баре выберите папку где вы хотите сохранить отсканированный файл, выберите размер бумаги вашего документа, затем нажмите Сканировать. Сначала принтер выполнит предварительное сканирование, чтобы определить документы, с которыми он работает. Затем он отсканирует каждый обнаруженный документ и сохранит его как отдельный файл.
Чтобы найти файл, который вы недавно отсканировали, перейдите в папку, которую вы выбрали в предыдущем абзаце.
Связанный: Как печатать на Mac
Оцифровка вашей жизни
Это определенно хорошая идея - хранить цифровые копии ваших самых важных физических файлов. Это может быть ваше свидетельство о рождении, права собственности и контракты. Таким образом, даже если вы потеряете исходный документ, у вас все равно будет доступ к его копиям для справки.
Однако где бы вы ни хранили эти копии, всегда следите за тем, чтобы они были в надежном месте. Если вы сохраняете его на своем компьютере или в облачном хранилище, убедитесь, что он зашифрован. А если вы храните его на автономном сервере, храните эти диски в запертом сейфе. Таким образом, ваши самые ценные вещи, такие как ваша личность, не могут быть легко украдены.
Вот самые безопасные облачные хранилища, если вам нужно онлайн-хранилище, которое зашифровано и защищено от посторонних глаз.
Читать далее
- Продуктивность
- Печать
- Цифровой документ
Джови - писатель, профессиональный тренер и пилот. Он полюбил все, что угодно, с тех пор, как его отец купил настольный компьютер, когда ему было 5 лет. С тех пор он использует и максимизирует технологии во всех аспектах своей жизни.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!
Нажмите здесь, чтобы подписаться