Как эффективно защитить сайт группы SharePoint: 11 советов

Безопасность данных стала проблемой в современном ИТ-секторе. Помимо утечки данных, будьте осторожны с случайной и преднамеренной потерей данных и удалением данных.

Поскольку на сайтах групп SharePoint хранятся конфиденциальные данные, вам необходимо защитить их от любых внутренних или внешних угроз. В этой статье мы поделимся некоторыми советами по защите работающих сайтов групп SharePoint.

1. Назначьте одного администратора на сайт группы

Одна ошибка, которая часто приводит к потере данных, заключается в том, что администратором сайта группы является несколько человек. Если вы сделаете пять администраторов, как вы узнаете, кто несет ответственность за удаление сайта или несанкционированный доступ? Чтобы избежать таких проблем, убедитесь, что на одном сайте группы есть один администратор.

Этот метод не только снизит вероятность утечки данных, но и ограничит людей с полным доступом к SharePoint сайт или группа сайтов.

2. Внесите в белый список определенные IP-адреса и местоположения

Хотя занесение в черный список надоедливого номера может сработать для вашего телефона, в случае данных сайта группы SharePoint это должен быть белый список. Вы можете не знать IP и местонахождение преступников, но вы наверняка знаете свое местонахождение и IP. Вам необходимо назначить утверждение для IP-адреса, с которого вы и ваша группа получаете доступ к сайту группы SharePoint.

Реализация этого метода может быть не лучшей идеей, если у вас есть удаленная команда, работающая из распределенных мест. Тем не менее, вы всегда можете занести указанные местоположения в белый список, чтобы свести к минимуму вероятность утечки данных.

3. Включить автоматический процесс сохранения данных

Потеря данных не всегда происходит в результате случайного удаления данных. Вы можете удалить набор данных, посчитав его ненужным. Но позже вы узнаете о его важности.

Связанный: Лучшее программное обеспечение для восстановления данных

В таких сценариях может пригодиться автоматическое сохранение данных. Установите удобную политику хранения данных для предотвращения непреднамеренного удаления и других случаев.

В зависимости от ваших потребностей вы можете применять политики на основе меток для файла, папки или библиотеки. Вы также можете настроить политику для всего сайта.

4. Всегда настраивать параметры общего доступа

В офисной культуре совместное использование информации может показаться тривиальным делом, и большинство людей не обращают на это особого внимания. Другое дело, когда дело доходит до разрешений SharePoint для общего доступа. Он позволяет вам поделиться элементом с помощью одной ссылки с кем-либо в SharePoint.

Поскольку он содержит жизненно важную угрозу безопасности, вам необходимо управлять им, учитывая все возможности и соображения. Просмотрите все разрешения общего доступа, установленные на разных уровнях, и настройте необходимые.

5. Контроль разрешений на доступ к сайту

Если вы хотите усилить безопасность сайта группы SharePoint, вам необходимо контролировать, кто к какому его разделу получает доступ.

Иногда у пользователей есть более высокие разрешения, чем им действительно нужно. Ваша библиотека содержимого SharePoint окажется под угрозой, если вы предоставите слишком большой доступ, чем требуется.

6. Включить документы только для целевой аудитории

Таргетинг на аудиторию - это функция, которая позволяет вам получать доступ к контенту для группы пользователей в зависимости от их ролей. Хотя это не функция безопасности, она гарантирует, что член команды видит то, что ему нужно, и ничего больше.

Таким образом, вы можете защитить данные сайта группы от несанкционированного доступа. Эта функция доступна для навигации, страниц и документов.

7. Запретить синхронизацию библиотеки для конфиденциальных данных

Знаете ли вы, что синхронизация конфиденциальных данных с вашей локальной системой делает их уязвимыми для потери данных? Многочисленные случайные удаления данных происходят, когда пользователи SharePoint синхронизируют библиотеки документов с локальными компьютерами и удаляют все данные диска C: Drive.

Более того, вы даже не получите предупреждения при удалении каких-либо данных SharePoint из синхронизированной локальной библиотеки. Отключите синхронизацию библиотеки, чтобы избежать таких катастрофических событий и сохранить данные сайта группы в безопасности.

8. Регулировать редактирование страницы

Вы можете быть осторожны, позволяя другим редактировать страницу сайта группы. Поскольку SharePoint обрабатывает свои страницы как другой контент, пользователи с разрешением на редактирование могут удалять документы из библиотеки или изменять страницы.

Чтобы предотвратить эти повреждения, прервите наследование и библиотеку только для чтения. Это помешает им редактировать все страницы библиотеки.

Если это неудобно для вас, вы также можете запретить им редактировать определенную страницу. Вы можете добавить ограничения на редактирование только для критических страниц, а остальные оставить открытыми для редактирования.

9. Использовать настраиваемые уровни разрешений

Возможно, вам потребуется создать настраиваемый уровень разрешений для сайта группы SharePoint, несмотря на принятие других необходимых мер. Если того требует ситуация, не бойтесь выбрать индивидуальный уровень разрешений для любого члена команды.

По умолчанию посетители могут только читать данные сайта, в то время как участники сайта могут добавлять, редактировать или удалять контент. Если вы хотите, чтобы пользователь только редактировал документ, но не удалял его, создайте уровень разрешений, соответствующий вашим потребностям. После того, как вы настроите разрешение, пользователь увидит только те параметры, которые ему разрешено выполнять.

10. Надежная политика против утечки данных

Утечка данных может произойти в результате любого простого действия, такого как печать, совместное использование и многое другое. Чтобы предотвратить потерю данных из-за них, вам необходимо создать герметичную политику против утечки данных. Это может привести к тому, что вы запретите такие действия, как совместное использование, печать или скачивание данных, на основании каких-либо конкретных критериев.

Учтите все возможные болевые точки и создайте политику предотвращения потери данных, подходящую для вашей команды. Убедитесь, что он предотвращает потерю данных, по крайней мере, в основных сценариях.

11. Обучите свою команду безопасности сайтов

Последний пункт этого списка - предложить соответствующее обучение безопасности для всех членов группы, которые используют сайты групп. Прошли те времена, когда только ИТ-администраторы беспокоились о безопасности данных. Теперь каждый сотрудник должен сыграть свою роль в защите данных.

Связанный: Лучшие бесплатные курсы по кибербезопасности: узнайте, как быть в безопасности в Интернете

Вы должны организовать углубленное обучение, чтобы они осознали последствия синхронизации данных и внешнего обмена. Также научите их, как восстанавливать удаленные элементы в отведенное время. Прежде всего, научите их понимать рабочий процесс SharePoint, чтобы они могли самостоятельно контролировать свои действия.

Эффективная защита командных сайтов

Важно принять меры для защиты данных сайта группы SharePoint. Воспользуйтесь этими советами, чтобы свести к минимуму распространенные риски и обеспечить полную безопасность сайтам групп SharePoint.

SharePoint - это мощный инструмент управления контентом, который также помогает в совместной работе и управлении проектами. Если вы обеспечиваете безопасность данных сайта группы, вы можете сосредоточиться на важных вещах, вместо того, чтобы искать бреши в системе безопасности.

Что такое Microsoft SharePoint? 4 особенности и преимущества использования

Microsoft SharePoint - это инструмент для совместной работы и управления файлами, который помогает вам как в профессиональной, так и в личной жизни. Вот что вам нужно знать!

Читать далее

Об авторе