7 советов и инструментов для общения с клиентами и командами в режиме реального времени

Будучи фрилансером или удаленным сотрудником, вам, возможно, придется работать с клиентами и коллегами в разных часовых поясах. Однако это не означает, что вы всегда должны быть доступны для ответа в режиме реального времени, даже ценой потери внимания и концентрации.

Вы можете избежать истощения, сохраняя при этом гладкие отношения с другими заинтересованными сторонами, реализовав несколько стратегий. Узнайте, как это сделать, с помощью следующих советов и инструментов.

1. Решение без отслеживания / обмен отзывами

Вам понадобится общение в режиме реального времени, когда возникнет необходимость в немедленной обратной связи или последующих действиях. Чрезмерное общение может избавить вас от хлопот быть всегда доступным для быстрого ответа. Если вы предоставите всю необходимую информацию своему клиенту или коллегам, им не нужно будет уточнять ваше сообщение.

Для этого не бойтесь объяснять вещи полностью. Иногда немедленная обратная связь не является уместной или полной. Это также может вызвать недопонимание. Отсроченная обратная связь помогает избежать нелогичных вспышек и дает более вдумчивые ответы.

Тщательно и четко общаясь с вашими клиентами и командой, можно избежать ненужных разговоров. Есть различные онлайн-приложения для создания заметок, например Supernotes. Вы можете использовать их для почти идеального обмена сообщениями.

Вы и ваш соавтор можете оставлять заметки в одном файле после просмотра ответов друг друга с помощью общих заметок и документов.

2. Планируйте заранее, чтобы позволить разумную задержку времени ответа

Некоторые проекты и задачи могут потребовать немедленного ответа от ваших клиентов или членов команды, тогда как поздний ответ может привести к задержке проекта. Это одна из основных причин, по которой многие люди выступают за общение в реальном времени при удаленной работе.

Однако в этих случаях асинхронная связь также возможна, если вы можете планировать задачи и подзадачи. Выделите достаточно времени, чтобы создать рабочий процесс эскалации, который позволит вашей команде справиться с чрезвычайными ситуациями. Учитывайте разницу часовых поясов и планируйте независимые задачи во время задержки ответа.

Было бы полезно интегрировать приложение календаря с инструменты управления задачами, такие как Asana. Таким образом, каждый раз, когда вы создаете событие, обновление становится доступным для всех в приложениях для управления задачами.

3. Запись с экрана / цифровые доски для демонстрации ошибок

Представьте, что в программе есть сложная ошибка. Теперь вам нужно описать все, написав удаленной команде! Не говоря уже о вопросах, которые возникают между ними с другого конца, и вы теряетесь.

Вы можете избежать всех этих сложных ситуаций с помощью приложений для записи экрана. Продемонстрируйте и запишите ошибку программного обеспечения с помощью бесплатного средства записи экрана, такого как ActivePresenter или Apowersoft. Вы также можете включить звук, чтобы устно описать проблему, чтобы избежать путаницы.

Связанный: Лучшие бесплатные программы записи экрана для сохранения ваших онлайн-встреч

Вы также можете использовать интерактивные доски, такие как Freehand для описания ошибок приложения или веб-сайта. Эти приложения подходят для удаленного сотрудничества. Ваш коллега может работать с вашим файлом на доске и оставлять там заметки, чтобы вы могли просмотреть его, когда подойдет ваша очередь.

Чем больше вы уменьшите потребность в аудио- и видеосвязи, тем больше коллег и клиентов смогут сосредоточиться на том, что действительно важно. В настоящее время вы можете легко создать подробный рабочий процесс своего проекта и сделать его доступным в цифровом виде для всех остальных участников. Для этого вы можете использовать приложения для совместной работы, такие как Jira.

Помимо поддержки визуального рабочего процесса ваших задач, эти комплексные приложения позволяют добавлять комментарии к задачам. Эти комментарии помогают быстро найти необходимую информацию и тем самым упростить обсуждение.

Например, если клиенту необходимо знать о ходе выполнения проекта, он может просмотреть комментарий к задаче, чтобы узнать о выполненных задачах. Это избавляет их от отправки вам сообщений и мгновенно предоставляет необходимую информацию.

5. Создание и определение спринтов для проектов

Если вы являетесь частью команды, которая следует гибкому рабочему процессу или схватке, вы знаете, что сотрудничество и общение в реальном времени являются неотъемлемыми частями вашей работы. Тем не менее, вы можете уменьшить зависимость от немедленного взаимодействия, правильно определив спринты.

Создавая спринт, убедитесь, что вы ответили на очевидные вопросы, такие как цели или задачи, дорожные карты, ресурсы, невыполненные задания, мощность, рабочий процесс, крайние сроки и т. Д. Таким образом, исполнители не задают вам эти вопросы и сразу же приступают к работе.

Вы также можете воспользоваться помощью различных бесплатных инструментов управления проектами, поддерживаемых Scrum, таких как iceScrum. Эти приложения позволяют вашей команде эффективно работать с минимальным требованием срочного реагирования.

6. Распространяйте записи встреч, чтобы снизить утомляемость от видеовстреч

Иногда быть частью удаленной команды означает посещать множество встреч, чтобы компенсировать физическое расстояние. Это может привести к усталости от зума, что не очень хорошо сказывается на вашей производительности. Вместо этого вы можете сосредоточиться на альтернативных каналах связи и отклонять приглашения на собрания во время целенаправленной работы.

Очень важно посещать встречи для стратегических дискуссий или обсуждения конкретных повесток дня. Тем не менее, вы можете положиться на текстовое общение в решении большинства оставшихся вопросов. Кроме того, запись встреч должна быть обязательной.

Таким образом, любой, кто его пропустил, может удобно проверить запись на предмет понимания и может добавить ценность обсуждению позже. Вы можете использовать VLC для записи собраний Zoom или функцию записи Google Meet для записи собраний Meet. Оба эти приложения бесплатны, поэтому не требуют дополнительных затрат.

7. Правильное использование цифрового календаря путем блокировки времени

Одна из основных причин выбора неголосового общения - непрерывное продуктивное времяпрепровождение. Хотя это помогает нам добиться значительного прогресса в проекте или задаче, люди не отмечают это в календаре так, как они отмечают встречу или презентацию. В результате другие члены команды обычно не имеют ни малейшего представления об этом.

Однако вы можете отметить время для серьезной работы в своем календаре, чтобы другие узнали об этом. Пробел в календаре означает, что вы свободны для встречи или отправки текстовых сообщений. Если вы заблокируете время в календаре, они не будут планировать встречи или отправлять вам текстовые сообщения в это время.

Вы можете использовать бесплатные инструменты календаря, такие как Календарь Google или TeamUp чтобы заблокировать ваше время. Следовательно, другие станут внимательными и будут больше зависеть от онлайн-общения, например, от электронной почты и каналов обсуждения проектов.

Связь не всегда должна быть мгновенной

Когда вы работаете из дома или в составе гибридной команды, общение в реальном времени может сказаться на вас.

Попробуйте эти советы и инструменты для онлайн-общения, чтобы вас не перегружали. Поскольку они позволяют вам работать без перерывов, вы заметите повышение своей повседневной продуктивности.

9 лучших бесплатных приложений для повышения вашей личной продуктивности

Есть так много приложений и инструментов для повышения производительности на выбор. Но лишь некоторые из них сосредоточены на повышении вашей личной продуктивности. Проверь их!

Читать далее

Об авторе