5 лучших функций Harvest для учета времени, отчетности и выставления счетов по проектам

Тайм-менеджмент имеет решающее значение для продуктивного и эффективного управления проектами.

Успех и прибыльность любого проекта зависят от того, как вы используете свое время. Если вы посвятите все свое время одному проекту, чтобы завершить его за несколько недель до крайнего срока, вы можете не получить от него прибыль. Точно так же, если вы не выделите разумное время для завершения проекта вовремя, клиент может не остаться с вами.

Следовательно, вам нужен инструмент для управления временем, который автоматически поможет вам управлять своими проектами. В этой статье мы обсудим, как Harvest может управлять отслеживанием времени, отчетностью и выставлением счетов.

Что такое урожай?

Урожай это облачное приложение для выставления счетов и управления временем, совместимое с вашим ПК с Windows, ноутбуком macOS, iPhone или устройствами Android. Он также поддерживает Chromebook через расширение Chrome.

Приложение поддерживает как почасовую оплату, так и выставление счетов по проекту. Таким образом, это идеальный инструмент для фрилансеров, владельцев бизнеса любого размера и даже для глобальных предприятий. Вам не нужно проходить обучение, чтобы работать с приложением.

Бесплатная и Профессиональная - единственные два плана подписки для этого приложения. Если вам нужно управлять своим собственным расписанием и до двух проектов одновременно, вы можете выбрать бесплатный план. Однако, если вы хотите управлять командой, вы можете выбрать план Pro за 12 долларов в месяц за место для неограниченного количества проектов.

Скачать: Урожай для iOS | Android | Окна | macOS (Требуется подписка, доступна бесплатная пробная версия)

Ниже перечислены функции приложения, которые должны повысить продуктивность вашего проекта:

1. Учет времени и отчетность

Хотя члены вашей команды несут ответственность за заполнение своих табелей учета рабочего времени в режиме реального времени, вы также можете вводить время для них сразу. Это помогает в корректировке хода проекта или соблюдении требований клиента к выставлению счетов.

Система цветового кодирования задач и расписаний позволяет отслеживать, кто из участников работает над какой задачей. Вы также можете узнать, кто из членов команды соблюдает сроки или отстает. Соответственно, вы можете дополнительно расставить приоритеты задач проекта, чтобы уложиться в общий срок для клиента.

Приложение делит отчеты о времени по четырем основным категориям, а именно:

1. Задания: Цветная гистограмма показывает время, затраченное на выполнение задач.
2. Проекты: Вы можете сравнить продуктивность проекта, сравнив распределение времени по проекту.
3. Команды: Вы можете работать с максимальной детализацией, создавая отчеты о времени на индивидуальном уровне.
4. Клиенты: Этот отчет показывает время, затраченное на задачи и проекты для конкретного клиента.

Отчет о времени из приложения Harvest показывает такие данные, как отслеживаемые часы, сумма, не выставленная на счет, оплачиваемые часы и оплачиваемая сумма.

2. Управление командой и проектами

Для вас может быть сложно, если вам нужно поработать ведение расписания для членов вашей команды. Приложение Harvest поможет вам легко управлять удаленными или гибридными командами без ущерба для вашего списка дел.

Harvest создает удобную для чтения информационную панель. Таким образом, вы можете быстро понять, что происходит, с первого взгляда. На панели управления отображаются следующие структурированные данные:

• Кто отслеживает их время, а кто нет?
• Какова тенденция отслеживания оплачиваемых часов для каждого ресурса?
• Есть ли какие-либо различия между задачами, которые вы им поручили, и задачами, показанными как выполненные?
• Правильно ли ваша команда использует оплачиваемые часы для продуктивной работы?

На гистограмме для каждого члена команды светло-синий цвет представляет мощность, а темно-синий цвет представляет оплачиваемые часы. Если вы видите, что полоски становятся красными, это означает, что член команды выходит за пределы возможностей.

Вы также можете максимально детально управлять ресурсами проекта и оплачиваемыми часами. Подробный отчет по проекту сообщает вам следующее:

• Общее время входа в проект по каждому ресурсу.
• Если вы достаточно близки к бюджету времени.
• Если вы достигли сметы расходов по проекту.
• Общее количество часов не выставлено.
• График выполнения проекта по отделам.
• Автоматические оповещения, чтобы предупредить вас о возможных проблемах с опозданием.

Harvest позволяет вам оставаться в курсе своих проектов, а также делать точные прогнозы для будущих проектов.

3. Расписание

Удобный интерфейс приложения позволяет вам вводить новые задачи в ежедневное расписание определенного проекта. Нажав кнопку отслеживания времени, вы запускаете хронометрист, который записывает время, пока вы работаете над задачей. Если вы сделаете перерыв, вы можете приостановить учет времени для этой конкретной задачи.

Некоторые проекты могут также попросить вас записывать перерывы. Вы можете запустить таймер для задач, которые предназначены для перерывов. Эта практика обеспечивает эффективное и точное отслеживание времени всего вашего рабочего дня.

Приложение Harvest автоматически рассчитывает стоимость для вашего клиента в зависимости от ставки, которую вы кормите при создании проекта. Это также дает вам возможность ввести подробное примечание о задачах для использования в будущем.

Вы также можете создать форму еженедельного или ежемесячного расписания для ежедневного учета рабочего времени. Когда вы выбираете такие расписания, Harvest суммирует часы, которые вы проработали над каждой задачей за всю неделю или месяц, и автоматически создает счет.

4. Создание счета

Вы можете конвертировать табели учета рабочего времени в профессиональные счета с помощью Harvest, который одно из лучших бесплатных приложений для выставления счетов. Вы можете отправлять счета своим клиентам по электронной почте, поскольку они полностью цифровые. Счета-фактуры структурированно показывают детализированные оплачиваемые часы на основе каждой задачи проекта.

Вы можете работать с любым клиентом, так как приложение поддерживает более 180 валют. Более того, он автоматизирует платежную систему с помощью таких приложений, как Stripe или PayPal. Модуль выставления счетов приложения также имеет систему напоминаний, чтобы сообщить клиенту, что платеж подлежит оплате.

Кроме того, приложение позволяет создавать содержательные и профессиональные отчеты о доходах, отражающие прибыльность вашего проекта. Вы можете применять фильтры для сортировки данных на основе любого конкретного клиента или проекта.

5. Автоматизация рабочего процесса проекта

Вы можете автоматизировать рабочий процесс учета рабочего времени и выставления счетов в вашем проекте с помощью приложения Harvest. Приложение интегрируется с более чем 100 приложениями для повышения производительности. В дальнейшем вы можете создавать расширенные сценарии автоматизации, используя такие инструменты, как Zapier и IFTTT.

Связанный: Бесплатные альтернативы Zapier для снижения рабочей нагрузки и повышения производительности

Приложение может отслеживать время в других приложениях для управления проектами, таких как Trello, Asana, Basecamp и т. Д., Посредством интеграции. Вы также можете создавать записи в расписании или запускать таймер из сообщений Slack, используя интеграцию со Slack.

Если вы управляете своими налогами с помощью таких приложений, как QuickBooks, FundBox или Xero, вы можете импортировать данные о расходах и счетах из Harvest. Короче говоря, Harvest становится источником правды для управления командой и проектами.

Начните отслеживать свое время с помощью умных приложений

Теперь вы можете развернуть подходящее приложение для управления временем для своих проектов, зная особенности приложения Harvest. Вы можете использовать это приложение или любое другое приложение для управления временем, так как большинство продвинутых приложений для отслеживания времени часто предлагают схожие базовые функции.

Важнейшая часть заключается в том, что вам необходимо обеспечить его правильное использование, чтобы вы и ваша команда работали продуктивно.

10 лучших функций Time Doctor для мониторинга производительности вашей команды

Time Doctor позволяет вам отслеживать ваши проекты и продуктивность вашей удаленной команды. Вот его лучшие возможности!

Читать далее

Об авторе