5 приложений, которые экономят время, чтобы проводить более эффективные встречи как онлайн, так и офлайн

Работающие профессионалы не могут избежать встреч. Независимо от того, виртуально вы или лично, вы можете проводить свое время более эффективно и продуктивно, если используете правильные инструменты для организации встреч и управления ими.

Принципы проведения собрания остаются неизменными независимо от того, проводите ли вы его в конференц-зале или использование Zoom для онлайн-встреч. Вам необходимо составить повестку дня, иметь четкий план действий, порядок взаимодействия или вопросов и ответов, а также уделить несколько минут для последующих действий. Эти бесплатные приложения помогут вам делать все это как онлайн, так и офлайн.

1. Гиперконтекст (Интернет): бесплатные шаблоны встреч и начало бесед

Если ваши встречи слишком часто срываются, вам понадобится гиперконтекст. Это приложение-компаньон для встреч для менеджеров, которое предоставляет бесплатные шаблоны и средства начала беседы как для личных встреч, так и для групповых встреч. Следуйте сценарию, и вы никогда не сбиваетесь с пути и не пропустите что-то важное.

После входа в систему синхронизируйте свой календарь и создайте новое рабочее пространство. Каждое рабочее пространство имеет несколько шаблонов для индивидуальных или групповых встреч, таких как еженедельные и ежемесячные обзоры, удаленные индивидуальные встречи. или командных встреч, обзоров производительности, проверок, встреч, встреч, схваток, управления проектами, ежеквартального планирования и т. д. на.

В каждом шаблоне вы увидите серию вопросов или пунктов повестки дня с запланированными временными интервалами. Не стесняйтесь редактировать их по своему усмотрению. Пока идет собрание, вы можете добавить «Следующие шаги» к каждому элементу, создав для себя список дел. Вы также можете пригласить коллег в рабочую область для совместной работы над этими элементами. Это немного похоже на протокол собрания.

С учетными записями Pro вы получаете дополнительные функции, такие как отслеживание ваших следующих шагов с течением времени, добавление целей, проверка прошлых встреч и т. Д. Все это добавляет ценности, если вы хотите платить за услугу. Тем не менее, шаблоны бесплатной версии - достаточная причина для использования гиперконтекста.

2. Отложить (Интернет): бесплатное приложение для заметок на собраниях для удобной организации и обмена

Составление повестки дня, а затем ведение протокола собрания - важные составляющие обеспечения плодотворных встреч. В противном случае вы часто встретите людей, которые говорят, что не помнят, когда что-то обсуждалось. Adjourn - одно из лучших бесплатных приложений для записи ваших встреч.

На каждой новой встрече вы можете создавать отдельные карточки для каждой заметки. Например, ваша повестка дня - это одна карточка, в то время как другие могут быть отзывами, следующими шагами, минутами, предложениями и т. Д. Каждая карточка представляет собой простой редактор форматированного текста, который поддерживает Markdown и таблицы. Вы можете использовать принципы лучшие шаблоны минут встречи в любом из них.

На панели справа вы найдете других участников этого собрания и пригласите их просмотреть или отредактировать доску отложенных мероприятий. В элементах действий вы можете создавать списки дел и назначать их людям и добавлять описания. Наконец, общая панель «Подробности повестки дня» помогает держать встречу в нужном русле. Adjourn также позволяет загружать файлы, чтобы другие пользователи могли получить к ним доступ во время собрания.

После завершения встречи вы можете отправить заметки всем участникам по электронной почте или загрузить их в виде файла PDF. Бесплатная версия Adjourn ограничивает количество отправлений электронной почты, но загрузка PDF-файлов навсегда бесплатна.

3. Виноградная лоза (Интернет): Простые асинхронные встречи через видеозвонки

Спустя какое-то время эти ежедневные и еженедельные встречи начинают казаться скорее рутинной работой, чем необходимостью. Кроме того, если это удаленная команда, собрать всех вместе - тоже непростая задача. Растущая тенденция к справиться с перегрузкой встреч вместо этого выбрать асинхронные собрания, которые вы по-прежнему можете проводить во время видеозвонков.

Если вы не знали, асинхронное собрание проходит так же, как обычное собрание, но не в одно и то же время. Во-первых, организатор собрания начинает собрание и составляет повестку дня, записанную в видеосообщении, и отправляет ее группе. Затем второй участник может ответить на него своим видео-сообщением в любое время по своему выбору. Затем другие участники могут просматривать эти сообщения и отвечать в соответствии с установленным организатором порядком или отвечать человеку, находящемуся между ними. Идея состоит в том, чтобы позволить людям работать в своем собственном темпе и не увлекаться собраниями все время.

Довольно много онлайн-приложений позволяют легко проводить асинхронные собрания по видеозвонкам. Grapevine - одно из самых простых, которые мы видели, позволяющее записывать 15-минутные сообщения через веб-камеру или экранную запись. Вы также можете оставлять комментарии и добавлять файлы к любому сообщению. Все сообщения отображаются в простой хронологической шкале времени. Бесплатная версия позволяет использовать до пяти пользователей, и вы можете перейти на более крупные группы.

4. Дори (Интернет): Лучшее для управления вопросами и ответами и интерактивным взаимодействием с аудиторией

Созданное бывшими сотрудниками Google, Dory представляет собой полностью бесплатное веб-приложение (без рекламы и скрытых затрат) для управления сеансами вопросов и ответов и интерактивным взаимодействием с аудиторией как онлайн, так и офлайн. Вы также можете использовать его для виртуальных встреч в масштабах компании, чтобы слушатели могли задать свои вопросы.

Приложение имеет простой интерфейс для создания нового события и приглашения соавторов, имеющих такие же права редактора, как и вы. События могут быть общедоступными или закрытыми только для тех, у кого есть ссылка. Затем на главной панели участники могут задавать вопросы, на которые модератор ставит ранжирование, чтобы выступающие могли ответить. Вопросы можно закрепить, заархивировать и проголосовать за них для большей наглядности.

У Дори также есть удобная панель «Заметки», состоящая из двух частей. Один из них - это общая область заметок, где все организаторы или редакторы могут добавлять заметки, которые они все видят. Другой - личный блокнот, доступный для редактирования и доступный только вам. Это отличное дополнение для ведения минут, добавления мыслей и обмена ими, а также для предоставления инструкций при необходимости.

5. Ластик (Интернет): Белая доска, Доска для письма и Готовые шаблоны встреч

На собраниях у вас часто бывает конференц-зал с общей доской и блокнотом для каждого человека. Eraser переносит это в виртуальный мир, давая вам блокнот с двумя панелями и бесплатная цифровая доска.

Оба инструмента довольно просты в использовании, и вы можете поделиться ссылкой с другими в Интернете, чтобы начать работу. Блокнот поддерживает Markdown для форматирования, а доска поставляется с общими инструментами для рисования фигур, текста и диаграмм. Eraser также включает аудиочат, если вы не хотите использовать с ним стороннее приложение для видеозвонков.

Самое интересное - это предварительно загруженные шаблоны. Eraser быстро нарисует всю доску Agile Sprint, блок-схему, схему плавательных дорожек или сеанс встречи, чтобы вы затем занесли значения в соответствии с вашей встречей. Он отлично работает и сделает вас более продуктивным.

Не борись с этим все время

Эти инструменты и приложения сделают многие ваши собрания более эффективными, но не все из них. И это нормально. Не пытайтесь максимизировать продуктивность и эффективность на каждой встрече, иногда она будет скучной и пустой тратой времени. Даже если вы сделаете половину из них более эффективными, вы обнаружите большие изменения. А для другой половины развлекайтесь, играя Встреча с адским бинго.

6 простых способов сделать ваши встречи более продуктивными

Если вы хотите знать, как провести успешную командную встречу, ознакомьтесь с этими 6 основными советами, которым вы должны следовать.

Читать далее

Об авторе