Как легко автоматизировать ваши задачи: 5 полезных инструментов

Вы часами выполняете повседневные задачи на своем рабочем месте. Вы думаете, что это часть вашей работы. Но что, если бы это можно было сделать само по себе, и вы могли бы потратить свое необходимое время на творческое мышление или решение других серьезных проблем? Разве это не было бы здорово?

Окончательное решение этой проблемы - автоматизация задач. Давайте узнаем, какие повседневные задачи вы можете автоматизировать, каковы их процессы и какие инструменты могут помочь.

Какие типы задач следует автоматизировать

Вам следует автоматизировать все рутинные задачи, которые вы выполняете ежедневно, которые отнимают значительное количество вашего времени, но не обязательно добавляют что-то ценное в вашу работу.

Вот несколько примеров задач, которые можно автоматизировать. Запишите те, которые включены в ваш список задач.

1. Назначение встреч

Один из самые большие расточители времени отсутствие ценности - это планирование встреч. Так что перестаньте разговаривать со своими клиентами, чтобы найти лучшее время, которое подходит вам обоим. Вместо этого откройте несколько слотов в своем календаре и поделитесь с ними списком.

Таким образом, вы можете вычеркнуть все запланированные задачи из своего списка дел и по-прежнему получать встречи вовремя. Инструменты автоматизации могут помочь вам с интеграцией приложений для планирования и календарей.

2. Скучные задачи

Многие задачи не требуют мышления высшего порядка. Например, сортировка и ответ на электронные письма, резервное копирование данных, выставление счетов и выставление счетов, обслуживание клиентов и взаимодействие, обновление контактной информации и т. Д.

Поэтому вместо того, чтобы добавлять их в список дел каждый день, подумайте об их автоматизации. И посмотрите, сколько времени вы уделяете себе.

3. Передача информации между несколькими приложениями

Ни одно рабочее место не лишено этой задачи. Вам всегда нужны данные, а затем вам нужно передать эти данные из одного приложения в другое. Но будьте умны, не тратьте время на копирование, импорт и экспорт тонны данных, которые регулярно поступают к вам разными способами. Автоматизируйте это действие.

4. Задачи, отнимающие ваше основное время

Помимо настройки расписания, отправки электронных писем и счетов, передачи данных и прочего, есть еще одна задача, которая действительно кажется важной - публикация сообщений в социальных сетях. Вам обязательно нужно продвигать свой бренд и взаимодействовать с аудиторией, а значит, оставаться активным на этих платформах.

Но это может стоить вам времени, поскольку вы окажетесь в бесконечно повторяющемся цикле лайков, комментариев и обмена. Итак, автоматизируйте эту чрезвычайно трудоемкую задачу.

5 шагов к автоматизации задач

Список автоматизации ваших задач можно продолжать бесконечно. А иногда это может даже зависеть от типа работы, которую вы выполняете, поэтому мы не можем здесь охватить их все.

Тем не менее, мы хотим, чтобы вам было легче следовать этой идее. Итак, вот процесс автоматизации задач.

Шаг 1. Запишите ежедневные задачи

При составлении списка задач, которые следует автоматизировать, начните с:

• Записывайте задачи, которые вы выполняете ежедневно.
• Составьте список времени, которое вы тратите на каждую задачу.
• Добавьте частоту того, сколько раз вам нужно выполнять эти задачи - ежечасно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно и т. Д.

Как только это будет сделано. Посмотрите, к какой из следующих категорий они относятся. Это задачи, которые:

• Выполняется регулярно или по расписанию?
• Скучно и можно обойтись без мышления высшего порядка?
• Передача информации в приложениях?
• Вы съедаете необходимое время, которое вы можете инвестировать в ценные проекты?

Перечислив их все, выберите те, которые, по вашему мнению, теперь следует автоматизировать.

Шаг 2: Исследование

Следующий шаг включает в себя исследование правильных инструментов, которые вы можете использовать для автоматизации своих задач. Основывайте свое исследование на ваших текущих потребностях и бюджете. Например, если вы индивидуальный предприниматель, вам не нужен инструмент автоматизации, предназначенный для предприятий. Итак, выбирайте соответственно.

Шаг 3. Узнайте о новом рабочем процессе

Выбрав инструмент, который вы будете использовать для автоматизации своих задач, найдите новую систему рабочего процесса, которая работает для вас, и опишите, как все будет развиваться с этого момента. Убедитесь, что все в команде знают о новых изменениях, чтобы все работало без сбоев.

Например, вы можете описать своей команде, как теперь планировать встречи:

1. Создайте свой профиль на Календарно, и перейдите на домашнюю страницу.

2. Запланируйте новую встречу, нажав на Создавать.

3. Выберите продолжительность вашей встречи в левом меню.

4. Выберите наличие времени добавляя разные слоты.

5. Опубликуйте встречу, нажав на Следующий кнопка.

6. Скопируйте ссылку на встречу с этой страницы.

7. Добавьте ссылку на свой емейл клиенту.

Когда все в команде освоятся с процессом, они могут вычеркнуть расписание регулярных встреч из своего ежедневного списка дел для каждого клиента. Они могут просто поделиться со всеми одной и той же ссылкой на встречу / мероприятие. В зависимости от того, сколько слотов было занято, можно выбрать бесплатные.

Шаг 4: Выполните план

Как только все будет готово, эффективно реализуйте свой новый план. Скорее всего, вам придется автоматизировать ряд задач, и ваш план может стать немного сложнее, чем вы думали. В таком случае обратитесь за помощью к своему ИТ-отделу в создании и выполнении вашего нового плана с помощью выбранного вами инструмента автоматизации.

Шаг 5: оценка и тестирование

После автоматизации необходимых задач проверьте плавность нового плана рабочего процесса. Выяснить:

• Эффективность выполненных задач.
• Его влияние на продуктивность сотрудников или членов команды.
• Всем ли комфортно пользоваться новыми инструментами?
• Влияет ли сэкономленное время на прирост вашего дохода? (Это для предпринимателей, фрилансеров и подрядчиков.)

Вот несколько отличных инструментов автоматизации с их краткими сведениями, которые помогут сэкономить время на исследование после того, как вы укажете задачи, которые нужно автоматизировать.

Это популярное программное обеспечение для автоматизации, которое позволяет интегрировать различное программное обеспечение. Вы можете переносить данные из одного инструмента в другой, комбинируя свои повседневные приложения, такие как Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp и т. Д.

С помощью этого инструмента вы можете автоматизировать тысячи задач, таких как твиттер всех сообщений в блоге, сохранение вложений из Gmail на Google Диск, резервное копирование всех файлов G-диска в Dropbox и многое другое.

Этот инструмент похож на Zapier, когда дело касается автоматизации. Это помогает вам передавать данные между различными приложениями и выполнять другие указанные задачи. Но бесплатная версия IFTTT лучше, чем Zapier.

В то время как последнее программное обеспечение требует не менее 10-15 минут, чтобы все произошло, IFTTT выполняет мгновенные действия после размещения триггера.

Но обратная сторона этого инструмента в том, что он подходит только для бизнеса, состоящего из одного человека. У них нет версий для команд или нескольких сотрудников. И если это ваше требование, выбирайте Zapier. Вы можете использовать его для настройки действий между несколькими программами в зависимости от используемой вами платной версии.

Это отличный инструмент для автоматизации публикаций в социальных сетях и управления ими. Они предоставляют отличные возможности для планирования и рекомендуются ведущими брендами.

Если вы хотите обрабатывать тысячи потенциальных клиентов, не набирая полную команду продаж, подумайте о LeadFormly. Это поможет вам автоматизировать процесс продаж, повысить коэффициент конверсии, сегментировать потенциальных клиентов, поступающих прямо с веб-страницы.

Таким образом, вы можете сосредоточиться только на закрытии сделок, а не тратить время на начальные этапы процесса лидирования.

Это еще один простой инструмент автоматизации для малого бизнеса. Это помогает вам записываться на прием, назначать встречи, телефонные звонки и т. Д.

Чтобы это сработало, все, что вам нужно сделать, это настроить параметры доступности в Calendly и добавить ссылку в электронное письмо с приглашением на собрание. Затем ваши клиенты могут выбрать из этого списка время, соответствующее их потребностям. Наконец, любое время, которое они выберут, будет автоматически запланировано в вашем календаре, и вы получите соответствующее уведомление.

Автоматизируйте рутинные задачи прямо сейчас

Перестаньте тратить часы на важные, но однообразные задачи.

Найдите время, чтобы автоматизировать все такие задачи, просмотрите категории, которые вы только что прочитали, изучите инструменты, которые могут помочь, и сэкономьте несколько часов ежедневно.

5 способов, которыми автоматизация может повысить вашу производительность

Автоматизация некоторых повторяющихся задач, которые вы выполняете каждый день, может сэкономить вам много времени. Вот несколько идей по автоматизации, которые помогут сделать больше работы!

Читать далее

Об авторе