Как создать баланс в Excel

Независимо от того, есть ли у вас небольшой бизнес или крупная транснациональная корпорация, вам необходимо понимать, как растет ваша компания. Поэтому вам следует следить за финансами своей компании, просматривая различные финансовые отчеты.

Отчет о прибылях и убытках, например, показывает, как организация зарабатывает и тратит деньги. В качестве альтернативы Отчет о движении денежных средств позволяет вам увидеть, сколько у вас есть наличных денег, что позволит вам правильно спланировать свои расходы.

Наконец, есть баланс, который также является одним из основных финансовых отчетов. Вот краткое руководство, которое поможет вам создать свою собственную в Microsoft Excel.

Что такое бухгалтерский баланс и зачем он вам нужен?

Балансовый отчет позволит вам увидеть разбивку активов, пассивов и капитала вашей компании. С первого взгляда вы увидите, какая часть компании была получена за счет нераспределенной прибыли, собственного капитала и ссуд.

Имея эту информацию под рукой, вы можете рассчитать рентабельность инвестиций и различные финансовые коэффициенты. Затем вы можете сравнить эти значения с аналогичными компаниями в той же отрасли. Это даст вам представление о том, как работает бизнес по сравнению с аналогами в отрасли.

1. Выберите время для укрытия

Как и в случае с другими финансовыми отчетами, вы должны выбрать период, который нужно охватить. Обычно это начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

Однако вы также можете выбрать другой период для расчета, называемый финансовым годом, который начинается 1 октября и заканчивается 30 сентября. Обратите внимание, что любой период, который вы здесь используете, должен соответствовать другим вашим утверждениям.

2. Подготовьте свои учетные записи

Чтобы избежать хлопот, связанных с необходимостью копаться в своих записях при составлении баланса, вам следует подготовить его заранее. Убедитесь, что вам доступны выписки о движении денежных средств, банковские выписки, выписки по кредитным счетам и остатки по кредитным картам.

Прежде чем начать, вам необходимо узнать стоимость имеющихся активов и запасов. Не забудьте указать сумму, которую вы положили, чтобы начать свой бизнес, а также инвестиции, сделанные другими людьми и организациями.

Связанный: Как составить отчет о движении денежных средств в Microsoft Excel

3. Создайте файл Excel

Как только вы узнаете период, который вы охватываете, и получите необходимые значения, пора создать файл Excel. Откройте новый файл в Microsoft Excel. Вставить [Название компании] Бухгалтерский баланс в ячейке A1 для облегчения идентификации.

Оставьте место для форматирования, затем в первом столбце третьей строки напишите Ресурсы. Это раздел, в который вы укажете ценности всего, что есть у вашей компании. Затем в третьем столбце той же строки напишите финансовый год ты прикрываешь.

После Assets вам необходимо создать соответствующий Обязательства и собственный капитал раздел. Обязательства относятся к сумме, которую компания должна третьим сторонам, включая банки, поставщиков, арендодателей и правительство.

С другой стороны, собственный капитал относится к сумме, которую владельцы привлекли для бизнеса, плюс любой доход, который он сохраняет на своих счетах. Эти значения в этих двух разделах должны равняться сумме, указанной в разделе «Активы» - отсюда и термин «Баланс».

Однако перед созданием раздела «Обязательства и собственный капитал» вы должны сначала разместить подкатегории для активов. Таким образом, у вас будет меньше проблем с форматированием.

4. Вставьте свои категории

Ресурсы

У каждого бизнеса и отрасли будут свои уникальные подкатегории активов. Однако это типичные разделы, которые есть у большинства компаний: Текущие активы, Основные или долгосрочные активы, а также Прочие активы. Затем они разбиваются на небольшие категории.

Оборотные активы - это активы, которые вы можете быстро ликвидировать. Обычно это денежные средства, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы и краткосрочные инвестиции. С другой стороны, фиксированные или долгосрочные активы труднее конвертировать в валюту. Это могло быть Недвижимость, Офисная техника, Долгосрочные вложения, и более.

Прочие активы обычно представляют собой второстепенные статьи, которые нелегко определить в рамках текущих или долгосрочных активов. Они могут включать Предоплачиваемые затраты (как подписки), Отложенные налоговые активы (например, возврат средств), и Авансы сотрудникам.

Хотя эти категории применимы к большинству предприятий, ваша компания может иметь уникальную категорию активов, поэтому вам следует просмотреть свои операции, прежде чем рассматривать ее как окончательную.

Обязательства и собственный капитал

Подобно активам, пассивам и собственному капиталу, есть три основных подкатегории: Текущие обязательства, Долгосрочные обязательства, а также Собственный капитал. Как следует из этого термина, текущие обязательства - это обязательства, которые компания должна выполнить либо в течение одного года, либо в течение один рабочий цикл (где один рабочий цикл означает время, необходимое для преобразования запасов в продажи).

Краткосрочные обязательства могут включать кредиторскую задолженность поставщикам и арендодателям, краткосрочные ссуды от банков и кредиторы, подоходный налог, выплачиваемая заработная плата, предоплаченные товары и услуги, а также текущая часть долгосрочных долг.

В разделе "Долгосрочные обязательства" вы найдете Долгосрочные кредиты, Отложенный налог на прибыль, а также Пенсионные выплаты, если это требуется по закону.

Наконец, собственный капитал состоит из Собственный капитал- сумма, которую вы вкладываете в бизнес. Если вы управляете корпорацией, этот раздел и его подраздел называются Собственный капитал вместо.

Вы также найдете Нераспределенная прибыль в разделе капитала, который представляет собой сумму, которую бизнес заработал за отчетный период, за вычетом выплаченных дивидендов.

5. Добавляя свои ценности

В разделе «Активы» добавьте значения для каждой подкатегории, чтобы узнать, сколько у вас есть для каждого раздела. Затем вам нужно добавить каждый промежуточный итог, чтобы получить общую стоимость активов вашей компании.

Аналогичным образом, вам также следует добавить значения для каждой подкатегории «Обязательства» и «Собственный капитал», чтобы определить, какая часть активов вашей компании принадлежит кредиторам, владельцам и прибыли.

Обратите внимание, что общие значения для раздела «Активы» и «Обязательства и собственный капитал» должны совпадать. В противном случае в вашем учете могла быть ошибка.

6. Некоторые полезные формулы

Вы можете использовать значения, которые вы найдете в балансе, чтобы посмотреть его финансовые коэффициенты. Эти формулы позволяют оценить эффективность вашего бизнеса и могут использоваться для сравнения с другими аналогичными компаниями в той же отрасли.

Коэффициент задолженности

Это процент долга компании по отношению к ее активам. Формула для этого: Итого обязательства / Итого активы. Если вы получаете значение больше 100%, это означает, что его долг больше, чем все его активы. Высокие коэффициенты также подвержены более высокому риску дефолта, но это значение варьируется в зависимости от отрасли.

Как и в случае с недвижимостью и коммунальными услугами, капиталоемкие предприятия обычно имеют более высокие значения средней долговой нагрузки, чем компании, работающие в сфере услуг.

Текущее соотношение

Это значение показывает способность компании выплачивать краткосрочные ссуды за счет своих ликвидных активов. Это вычисляется разделение оборотных активов на краткосрочные обязательства. Если значение, которое вы здесь получаете, ниже нуля, существует опасность того, что компания может не выполнить свои краткосрочные кредиты из-за нехватки ликвидности.

Рабочий капитал

Когда ты вычесть текущие обязательства компании из ее оборотных активов, вы получаете оборотный капитал. Эта сумма показывает, сколько денежных средств и их эквивалента осталось у компании после погашения текущих обязательств.

Если между ними есть значительная положительная разница, компания может легко расти и масштабировать свой бизнес. Но если он близок к нулю или даже отрицателен, тогда у него могут возникнуть проблемы с выплатой кредитов и обязательств или, что еще хуже, он может обанкротиться.

Отношение активов к собственному капиталу

Отношение активов к собственному капиталу (A / E) рассчитывается по формуле деление общей суммы собственного капитала на общую сумму активов. Эта формула показывает, насколько компания финансируется собственниками по сравнению с суммой, финансируемой за счет ссуд.

Компания с высоким коэффициентом A / E может указывать на то, что большая часть ее финансирования поступает от владельцев, а это означает, что у нее не так много обязательств по оплате. Напротив, низкий коэффициент A / E означает, что большая часть его активов представлена ​​займами или кредитами.

Если у компании стабильный денежный поток, низкий коэффициент A / E мало повлияет на ее повседневную деятельность. Однако это делает его уязвимым для цен, процентных ставок и резких изменений, что дает им меньше возможностей для реагирования.

Где найти шаблоны бухгалтерского баланса

Хотя теперь вы, возможно, знаете, как создать баланс, иногда лучше найти шаблон, которому вы будете следовать. Вы можете сделать это в Excel, нажав «Файл». Перейдите на вкладку «Создать», затем в строке поиска введите «Баланс». После быстрого поиска Excel предоставит вам как минимум три шаблона, которые вы можете использовать.

Кроме того, вы также можете посетить Vertex42, FreshBooks, или Wise.com чтобы скачать шаблон со своего веб-сайта.

Связанный: Лучшие сайты для загрузки бесплатных шаблонов Excel

Следите за своим бизнесом

Каким бы бизнесом вы ни занимались, вы должны следить за его развитием. Таким образом, вы не войдете вслепую и не будете принимать решения без цифр, которые вас подкрепят. Ведь хороший предприниматель должен знать свое дело как свои пять пальцев.

Балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках и документ о движении денежных средств - это лишь некоторые из важных документов, необходимых для мониторинга ваших финансов. Но как только ваш бизнес разовьется, а финансы усложнятся, наймите профессионального бухгалтера, чтобы убедиться, что все ваши цифры верны.

Как создать отчет о доходах в Excel

Отчет о прибылях и убытках - это финансовый отчет, который показывает прибыль или убыток компании. Вот как создать его в Excel.

Читать далее

Об авторе