Как использовать все лучшие методы повышения производительности в Trello

Trello - это универсальное приложение для управления задачами. Благодаря своим настраиваемым функциям вы можете использовать его с любым методом повышения производительности. Хотя он настроен как доска Kanban, вы можете настроить ее как хотите.

В этой статье вы узнаете, как использовать все самые известные методы повышения производительности в Trello.

1. Канбан Доска

Доска Канбан - это эффективный способ управления рабочим процессом. Вы делите свои задачи на три списка: To-Do, Doing и Done! Список «Готово» служит мотиватором, показывая вам все, чего вы уже достигли.

Этот макет используется в Trello по умолчанию, поэтому его легко настроить. При создании нового списка выберите шаблон Kanban Board. Его возможности также дополняют эту стратегию. Вы можете щелкать и перетаскивать карточки между списками, отмечать их цветом и отслеживать прогресс с помощью контрольных списков!

Все эти функции удобны для новичков - вы можете увидеть их выделенными на скриншоте выше! Если вы раньше не использовали Trello и вам нужно руководство, ознакомьтесь с нашими

Советы Trello для начинающих для начала!

2. Матрица Эйзенхауэра

Авторство этого метода - Дуайт Д. Эйзенхауэр. Он отлично подходит для расстановки приоритетов и подходит тем, у кого длинный и бесконечный список задач.

Матрица состоит из четырех секторов. Первый - это Сделай это сейчас для задач, которые нужно выполнять быстро из-за сроков или других последствий. Второй Сделай это позже для задач, которые не являются неотложными. Последние два Делегируйте это для задач, выходящих за рамки вашей рулевой рубки, и Не делай этого для задач, которые не являются ни срочными, ни важными.

Эти сектора прекрасно переводятся в списки Trello! Если вам нужен макет 2 × 2, вы можете использовать полезное расширение Trello называется макетом списка, или это Шаблон Trello. Trello выделяет для вас приближающиеся сроки. Это позволяет легко определить, когда задача должна перейти от Сделай это позже в Сделай это сейчас. Вы также можете добавлять других людей в свою доску в качестве соавторов. Таким образом, делегировать задачу так же просто, как назначить ее им с помощью Члены вариант.

3. Метод Айви Ли

Айви Ли призывает ограничить список задач до 6 задач. Это поможет вам не перегружать себя длинным списком и не отвлекаться от слишком большого внимания. Это работает так: каждый день составляйте шесть карточек задач и работайте над этими карточками. В конце дня архивируйте выполненные задачи. На следующий день добавьте новые задачи, максимум шесть. Идея в том, что у вас никогда не бывает больше шести задач одновременно.

Связанный: Как очистить и убрать свои доски Trello: простые советы

Вы также можете добавить Список ограничений, бесплатный и удобный Trello Power-Up, который загорается, если вы добавляете в свой список более шести задач! Вы также можете включить Блокировка времени метод. Это означает разделение дня на утренний, дневной и вечерний списки и распределение шести задач между ними.

4. Поедание лягушек

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте лягушку каждое утро первым делом, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Эта практика делать худшее в первую очередь не является законченной техникой, но она улучшает другие методы!

Есть два способа развернуть поедание лягушек в Trello: с ярлыком и с помощью стикера. Наклейка более заметна, поэтому рекомендуем ее. Каждый день добавляйте стикер лягушки по вашему выбору к одному заданию, и это ваша лягушка! Сделайте это первым.

Этикетки менее заметны, но их можно автоматизировать. Используйте функцию дворецкого, чтобы задача автоматически превращалась в лягушку, если вы оставляете ее невыполненной слишком долго. Для этого метода выполните следующие действия:

Откройте доску Меню и выберите Более подменю, затем нажмите Этикетки. Создайте этикетку «ЛЯГУШКА». Мы рекомендуем для него зеленый цвет. Затем откройте Автоматизация меню и выберите Правила подменю.

Создайте новое правило со следующим Дата курок: Когда срок платежа помечен как неполный на карте Срок платежа менее 7 дней. Обратите внимание, что вы можете выбрать другое количество дней, если хотите. Далее мы скажем доске, что делать, когда она обнаружит такую ​​карту.

Всего мы добавим два действия. Начните с Добавить / Удалить действие: добавьте зеленую метку ЛЯГУШКИ на карточку, как показано выше.

Добавьте следующее Сортировать действие: Сортировать список по метке: ЛЯГУШКА по возрастанию. Это превращает задачи с приближающимся дедлайном в лягушек и перемещает их в начало списка. Завершите правило, и оно будет обеспечивать выполнение этого условия, пока вы его не удалите или не отключите.

5. SMART цели

SMART Goals - это способ убедиться, что вы действительно можете выполнять свои задачи. Это означает Sспецифический Mизмеримый, Аctionable, рлегкость, и Тсвоевременно. Это мешает вам ставить расплывчатые цели, которые заставляют вас разочаровываться. Вы можете применить эту философию к Trello, сохранив контрольный список.

Создайте карточку и назовите ее «Список SMART» или что-то подобное. Добавьте одноименный контрольный список со всеми критериями SMART.

• Специфический. [Добавить конкретные параметры]
• Измеримый. [Определите цель]
• Действенный. [Запишите шаги, начинайте каждый шаг с глагола]
• Разумный. [Убедитесь, что можно выполнить задачу, как описано]
• Своевременный. [Установите крайний срок с помощью функции дат]

Сохраните карту и отложите ее в сторону, но не архивируйте. Теперь, когда вы в будущем будете составлять контрольный список, вы можете выбрать копировать элементы из ... раскрывающийся список, чтобы импортировать список SMART!

6. Входящие метод

Этот метод лучше всего работает в почтовом клиенте, но вы можете применить его в любой ситуации, когда у вас возникают новые задачи. В этом методе используются четыре списка. Первый - это Делай сейчас, для задач, которые можно выполнить за две минуты или меньше.

Следующий список Делегат для задач, которые нужно передать другим. Если вы поделитесь своей доской, вы можете добавить назначенного члена команды, выбрав Назначать в меню карты. Если доска является частной, подумайте о добавлении бонуса, такого как SendBoard. Электронная почта для Trello. Он позволяет создавать открытки из вашего любимого почтового клиента или отправлять электронные письма из Trello!

Вам также понадобится календарный список задач с датой. Вы можете быстро добавить простое правило прямо из списка! Щелкните значок список меню параметров и выберите Когда карта добавляется в список ... чтобы начать добавление правила. Выбирать Сортироватьсписок как тип действия и сортировать по срок оплаты, по возрастанию.

Наконец, создайте Все остальное для задач, у которых нет срока выполнения. Вы также можете использовать его для ресурсов, шаблонов и идей проектов, которые еще не применимы. Все остальное может быть изрядно загромождено, поэтому установите пару правил, чтобы все было организовано.

Сначала создайте ярлык с названием «Ресурс». Откройте меню списка и выберите Создать собственное правило .... Выберите триггер Когда метка ресурса добавлена ​​к карточке и действие Сортировать список по метке Ресурс по возрастанию.

Это гарантирует, что ресурсы, которые вы хотите использовать часто, всегда будут на высоте. Вы также можете создать метку шаблона и использовать тот же метод, чтобы шаблоны не попадали в поле зрения внизу списка.

У другого правила есть триггер Когда срок оплаты указан на карте в списке «ВСЕ ЕЩЕ.” Дай ему действие, «Переместить карточку в начало списка КАЛЕНДАРЬ”. Убедитесь, что вы не забыли добавить в календарь задачу, зависящую от времени.

Повысьте производительность труда в Trello

Стиль каждого человека индивидуален, поэтому поэкспериментируйте, чтобы найти способ, который подходит именно вам! Вы можете смешивать и сочетать стили. Например, вы можете добавить метод «Поедание лягушки» и метод Айви Ли практически в любой стиль. Вы также можете взять идею списка «Все» и включить его в свою Канбан-доску.

С помощью правильного метода и дополнительных возможностей вы можете превратить свою доску Trello в электростанцию!

10 лучших бонусов Trello, которые можно добавить в рабочий процесс сегодня

Если вы еще не попробовали Trello Power-Ups, вы упускаете возможность. Это надстройки, которые могут творить чудеса с вашими досками.

Читать далее

Об авторе