Что такое Microsoft SharePoint? 4 особенности и преимущества использования

Подписка на Microsoft 365 дает вам доступ ко многим инструментам для повышения производительности. Самым интуитивно понятным, интеллектуальным и настраиваемым из них является SharePoint. Ошеломляющие 190 миллионов человек в более чем 200 000 организаций разных размеров используют SharePoint.

SharePoint может легко сэкономить время, устраняя необходимость в нескольких задачах и приложениях для управления проектами. В конце концов, вы можете потратить больше времени на развитие своей профессиональной карьеры, на клиентов-фрилансеров или на побочные действия.

Что такое Microsoft SharePoint?

SharePoint - это инструмент управления онлайн-контентом. Он позволяет хранить файлы в облаке для совместного использования и совместной работы. Он может помочь вам создавать сайты и дочерние сайты, чтобы упорядочить задачи, выполняемые разными командами или отдельными лицами.

SharePoint позволяет создать интрасеть, в которой вы, ваши сотрудники и клиенты-фрилансеры. безопасно работать с файлом или документом

. Централизованный администратор будет контролировать доступ, чтобы каждый пользователь мог легко открывать, редактировать и сохранять файлы.

SharePoint имеет множество расширенных функций, которые помогут вам или вашей команде в управлении профессиональной и личной работой. Ниже приведены некоторые из наиболее часто используемых действий:

• Обмен файлами с внутренними и внешними пользователями.
• Управляйте содержимым проекта, например изображениями, статьями, исходными кодами, видео и т. Д.
• Сайты и дочерние сайты для упрощения команд и задач.
• Оставайтесь на связи с коллегой через сайты для общения.
• Мобильное приложение позволяет пользователям получать доступ к группам или сайтам общения со смартфонов.
• Создавайте рабочие процессы и напоминания для автоматизации проектов и задач.
• Используйте функцию поиска для поиска ресурсов, задач или файлов.

Кому следует использовать SharePoint

SharePoint служит безопасным убежищем для всех творческих файлов, таких как коды приложений, графический дизайн, аудиоклипы, видео, статьи на веб-сайтах, счета-фактуры и т. Д. SharePoint предлагает другие инструменты, такие как анализ данных, шаблоны веб-сайтов, шаблоны базы знаний и рабочие процессы управления проектами.

Таким образом, сфера его использования варьируется от индивидуального создателя контента до крупного бизнеса. Многие внештатные профессионалы или небольшие группы творческих людей используют SharePoint на разных этапах разработки программного обеспечения, мобильных приложений, веб-сайтов или проектов по разработке контента.

Веб-инструмент SharePoint, поставляемый с подпиской на Microsoft 365, представляет собой надежный, но простой инструмент повышения производительности. Среди широко используемых функций, которые делают его одним из лучших инструментов для управления задачами и проектами, являются:

1. Совместная работа

SharePoint - это очень гибкий и масштабируемый платформа для взаимодействия с внутренними или внешними ресурсами. Пользователь с центральным администратором может назначать разные уровни прав доступа отдельным пользователям сайтов групп.

Вы и ваша команда можете работать с одним файлом в режиме реального времени без каких-либо задержек. Поэтому многие творческие разработчики и создатели контента предпочитают SharePoint для совместной работы над любым проектом.

Важной функцией совместной работы с SharePoint является постоянный обмен беспорядочной информацией между сайтами и дочерними сайтами. Это помогает людям оставаться в курсе о проекте, избегая многократных писем, пропущенных чатов, видеозвонков и т. Д.

2. Управление содержанием

Управление контентом - большая проблема для любого человека или группы профессионалов, которые хотят повысить производительность. SharePoint позволяет решить эту проблему, не прибегая к сложному программированию.

Контент-менеджеры могут легко управлять несколькими проектами одновременно в SharePoint. Публикация или обновление содержимого веб-сайта, такого как события, новости, блоги, стопки презентаций, карусели изображений и т. Д., Стало проще с SharePoint.

Необязательно начинать каждый проект по управлению контентом с нуля. Есть готовые профессиональные шаблоны, которые вы можете использовать. Помимо содержания, вы полностью контролируете его версии. SharePoint создает и сохраняет несколько версий файла, над которым работаете вы или ваша команда.

При необходимости вы можете отозвать любые предыдущие версии или исправить любые системные ошибки файловой системы из SharePoint. Вам не нужно полагаться на какие-либо сторонние инструменты для резервного копирования, восстановления или исправления файлов.

3. Управление проектом

SharePoint имеет ряд функций, которые вы можете использовать для управления задачами и проектами. Наиболее очевидной функцией является то, что инструмент функционирует как централизованное хранилище для всех документов, связанных с проектом, и файлов результатов.

Связанный: Руководство по управлению задачами в Интернете: советы по выбору подходящего приложения

Вы также можете настроить сайты SharePoint разными способами. Эти специально созданные сайты могут служить вам ежедневником, еженедельным планировщиком задач и ответами на часто задаваемые вопросы по задачам. Кроме того, для проектной документации и проверки производительности вы можете активировать функции регистрации времени, как указано ниже:

1. Записывать действия и изменения задач.
2. Зарегистрируйте все проблемы, о которых сообщают ресурсы.
3. Отслеживайте время выполнения задачи.
4. Данные отслеживания изменений.

SharePoint также позволяет вам создать рабочий процесс для упрощения таких задач, как передача задач, подписание результатов проекта, утверждения, представление демонстрации и отзывы клиентов.

4. Гибридные решения

SharePoint интегрируется с большинством приложений Microsoft 365, предлагая вам удобный пользовательский интерфейс для управления проектами. SharePoint работает как центральное хранилище данных вашего проекта, тогда как другие приложения Microsoft 365 упрощают управление задачами и ресурсами.

Вы можете синхронизировать SharePoint с такими инструментами, как To-Do, Tasks, Planner и Project Online для специальных подходов. Вы можете создавать отчеты, чтобы представить свои идеи проекта своим клиентам-фрилансерам.

SharePoint синхронизируется с вашим профилем Outlook и календаря, чтобы упорядочивать задачи и расписания, чтобы вы могли расставить приоритеты для своей работы. Точно так же опубликуйте свои сайты групп SharePoint в приложении Teams для доступа к контактам, файлам, задачам и т. Д. Из Teams.

SharePoint также может интегрировать PowerPoint, Video, Stream, OneDrive для предварительного просмотра файлов и документов на сайтах или дочерних сайтах SharePoint. Вы экономите время, избегая рутинных задач, таких как загрузка файлов из SharePoint для создания слайдов PowerPoint.

Преимущества SharePoint

SharePoint предлагает множество преимуществ по сравнению с любым другим инструментом повышения производительности для управления проектами или контентом. Некоторые из его преимуществ:

1. Экономя деньги

Возможно, вы уже платите за него через подписку Microsoft 365. Избегайте ненужных затрат на приложения и инструменты, используя SharePoint в качестве основного инструмента повышения производительности для профессиональных или личных нужд.

2. Безопасность данных

Правительства и крупные организации доверяют экосистеме SharePoint свои конфиденциальные данные. Таким образом, вы можете хранить свои творческие работы в SharePoint для совместной работы, не опасаясь кражи интеллектуальной собственности.

Связанный: Является ли Microsoft 365 угрозой безопасности?

3. Масштабируемость

Масштабируемость инструмента позволяет вам распределять затраты на инструменты повышения производительности. Если вы видите приток слишком большого количества проектов от разных клиентов, вы можете изменить подписку, чтобы разместить больше ресурсов и проектов. Когда проекты ослабевают, можно переходить на низкооплачиваемые планы.

4. Многоцелевое использование

Более высокий уровень гибкости и многоцелевой полезности означает, что вы можете продолжать использовать SharePoint в качестве основного инструмента повышения производительности, продолжая менять свои роли или творческие навыки. Вы можете использовать шаблон, когда один проект заканчивается, а вам нужно запускать другой. Вы можете минимизировать бюджет, избегая многократных покупок приложений.

Очистите беспорядок файлов, задач и приложений

Возможности SharePoint делают его сложным инструментом управления проектами, а не простым облачным решением для совместного использования и хранения файлов. Используя SharePoint и другие приложения Microsoft 365 для управления своими профессиональными или личными задачами, вы создаете эффект домино с постоянно растущей продуктивностью.

Office 365 теперь Microsoft 365: что это значит для вас и вашей семьи

Office 365 превратился в Microsoft 365. Вот что Microsoft 365 предлагает подписчикам и их семьям.

Читать далее

Об авторе