Как создать свой первый график управления проектом за 7 простых шагов

Вы думаете, как вы будете реализовывать свой проект? Как начать? Уложишься в сроки? Эти тревожные мысли приходят вам в голову. Несмотря на их обоснованность, они не должны вас тормозить.

Используя правильные инструменты, вы можете завершить свой проект. Использование графика управления проектом может помочь вам выиграть свой проект. Этот инструмент поможет вам составить план вашего проекта и гарантирует, что у вас есть четкая стратегия того, как вы будете его решать. Вы можете создать график управления проектом, следуя этому руководству.

1. Составьте краткое изложение проекта

Чтобы убедиться, что все участники вашего проекта находятся на одной странице, начните с составления краткого описания проекта. Краткое изложение проекта - это краткое изложение проекта. Думайте об этом как об сокращенной версии плана вашего проекта. Он должен ответить на вопросы:

• Какова цель проекта?
• Каковы цели проекта?
• Каковы основные вехи?
• Сколько времени потребуется на завершение проекта?
• Сколько стоит бюджет?

Будьте краткими, чтобы не перегружать заинтересованные стороны ненужными деталями. Это будет документ, к которому участники и участники вашего проекта будут часто обращаться в ходе реализации проекта.

2. Создайте иерархическую структуру работ

После создания брифа проекта вам необходимо составить план действий для его реализации. Этот план действий называется иерархической структурой работ (WBS). Вместо того, чтобы записывать каждое действие, которое необходимо предпринять для завершения проекта, WBS фокусируется на результатах и ​​этапах. Правила создания WBS:

• Правило 100%: Вся работа, выполняемая в WBS, должна быть на 100% необходимой для достижения целей проекта. В нем не должно быть никакой несвязанной или лишней работы. Подзадачи также должны быть на 100% необходимы для выполнения родительской задачи.
• Взаимоисключающий: Не рассчитывайте дважды ни на какую работу. Вы нарушите правило 100% и получите просчеты при подсчете ресурсов, необходимых для завершения проекта.
• Результаты, а не действия: В первую очередь вы должны сосредоточиться на результатах, а не на действиях. Например, если вы строите дом, одним из результатов является фундамент. Шаги в этом документе будут заключаться в выборе участка, копании, установке и заделке фундамента. Так что не теряйтесь в этих действиях, а сосредоточьтесь на результате, который имеет основу.
• Правило 8/80: Это правило гласит, что задача должна занимать не менее 8 часов и не более 80 часов. При применении этого правила, если работа занимает более 80 часов, разбейте ее на меньший рабочий пакет.
• Назначать: Вы должны поручить задачу конкретному человеку или команде. Если ваш WBS тщательный, не должно быть дублирования в работе отдельных лиц или команд.

3. Создать временные рамки

Создав иерархическую структуру работы, выделите время для выполнения каждой задачи. За задачи сам не будешь заниматься, проконсультируйтесь напрямую с людьми, которые будут это делать. Спросите их, что им нужно для работы и сколько времени им понадобится.

Не будьте при этом слишком оптимистичны. Найдите баланс между выделением достаточно времени для выполнения задач и соблюдением общих временных рамок проекта. Оставьте место для маневра на случай непредвиденных ситуаций.

4. Расписание в зависимостях

Теперь вы знаете, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Но как насчет задач, которые зависят друг от друга? Часто в назначении есть несколько последовательностей, которые зависят друг от друга.

Обычно существует четыре типа зависимости проекта управления проектами. Эти:

1. От конца к началу: первая задача должна быть завершена, прежде чем может начаться вторая задача.
2. От отделки до конца: вторая задача не может быть завершена до завершения первой задачи. Например, если вы делаете электропроводку для дома, вы не можете прокладывать провода до осмотра.
3. Старт-старт: последовательные задачи не могут начинаться до запуска первой задачи. Например, вы не сможете выровнять бетонный пол, пока не залите бетон.
4. От начала до конца: первая задача должна начаться до того, как будет завершена вторая. Например, если вы обновляетесь до нового программного обеспечения, вы начнете установку нового программного обеспечения до того, как постепенно откажетесь от старого.

Итак, убедитесь, что вы определили характер имеющихся у вас зависимостей, а затем поработайте над ними. В некоторых ситуациях зависимости представляют собой более сложные процессы, так что создайте блок-схему, дорожки для плавания или цветовое кодирование, чтобы помочь вам визуализировать и идентифицировать их.

5. Создать базовую временную шкалу

Пришло время визуализировать график вашего проекта. Есть несколько инструментов управления проектами, которые вы можете использовать для построения графика вашего проекта. В идеальным вариантом для большинства проектов является диаграмма Ганта..

Диаграмма Ганта дает вам быстрый снимок вашего проекта, даты начала и окончания задач, ключевые этапы, зависимости и исполнителя каждой задачи. Диаграммы Ганта интерактивны, их можно обновлять и редактировать в режиме реального времени. Другие инструменты временной шкалы, которые вы можете использовать для построения временной шкалы и управления ею, - это историческая временная шкала и временная шкала вертикальной диаграммы.

6. Отправить

Поделитесь графиком со всеми заинтересованными сторонами проекта. Им будет интересно увидеть четкий план действий по проекту. Они также захотят высказать свое мнение и внести предложения о том, как улучшить некоторые вещи в проекте. Будьте открыты для обратной связи.

7. При необходимости изменить

Проект - это живое существо, которое будет постоянно меняться и развиваться. Это не обязательно плохо. Это просто означает, что вам нужно адаптироваться, поскольку все продолжает меняться.

Хорошо то, что когда у вас уже есть временная шкала, у вас будет больше возможностей для включения изменений. Кроме того, убедитесь, что вы сообщаете об изменениях в режиме реального времени всем заинтересованным сторонам проекта.

Создание графика управления проектом

Создание вашей первой временной шкалы управления проектом может быть сложной задачей. Тем не менее, с помощью описанных выше шагов вы можете составить подробный график и успешно реализовать свой проект. Так что не забудьте выполнить вышеприведенное руководство и иметь звездный график.

9 распространенных ошибок в управлении проектами (и что делать вместо этого)

Хотите выполнять большие проекты без бесхозяйственности или превышения бюджета? Вот несколько советов, которые помогут вам избежать этих ошибок.

Читать далее

Об авторе