Программное обеспечение для планирования мероприятий: 5 приложений для эффективного управления вашими мероприятиями

Организация успешного мероприятия - это одновременно и полезный, и напряженный долг. Вам нужны специальные навыки, чтобы составить бюджет, учитывающий непредвиденные обстоятельства, найти одно или несколько подходящих мест, продвигать мероприятие и т. Д.

Но помимо отличного внимания к деталям, организационных навыков и умного нетворкинга, полагаясь на программное обеспечение для планирования мероприятий, вы значительно упростите процесс управления и сэкономите время.

Как выбрать идеальное приложение для планирования мероприятий

Существует множество приложений для планирования мероприятий, каждое из которых предлагает определенные функции. Однако лучшее программное обеспечение для управления событиями - это то, которое отвечает вашим потребностям, поскольку для разных событий требуются разные функции.

Итак, вам нужно будет обрисовать свои потребности на предстоящем мероприятии, чтобы знать, как выбрать идеальное программное обеспечение. Вот несколько вопросов, которые помогут вам выполнить эту задачу:

• Какие мероприятия вы организуете: личные, виртуальные или гибридные? Это поможет вам выбрать приложение, поддерживающее тип события.
• Это закрытое или открытое мероприятие? Если это закрытое мероприятие, вам может понадобиться только программное обеспечение, которое поможет отправлять приглашения определенным гостям. В противном случае вам понадобится приложение со встроенными маркетинговыми инструментами для продвижения мероприятия.
• Есть ли у программы для планирования мероприятий мобильная версия? Программное обеспечение для планирования мероприятий, удобное для мобильных устройств, позволяет получать доступ ко всей своей информации на ходу. Вы также можете использовать приложение для обмена информацией о мероприятии с участниками.
• Вам нужно рассчитывать много инвентаря общественного питания? Вы можете использовать приложение со встроенным калькулятором планирования мероприятий, чтобы хранить всю информацию в одном месте.
• Что вам нужно для мероприятия? Здесь вы можете написать все необходимые инструменты, включая системы уведомлений, системы продажи билетов, инструменты проверки посещаемости и т. Д.
• Вам нужно сотрудничать с другими организаторами или участниками мероприятия? Если да, вам следует выбрать приложение, позволяющее общаться.

Эти вопросы должны помочь вам сузить список приложений для планирования мероприятий. Однако вам может потребоваться смешать разные приложения в зависимости от размера вашего мероприятия или если вы не найдете ни одного, которое отвечает всем вашим потребностям. С учетом сказанного вам следует рассмотреть следующие решения для планирования мероприятий:

Eventbrite широко известен как один из лучшие инструменты для поиска событий вокруг вас, но в его инструментарии также есть приложение для управления событиями - Eventbrite Organizer.

Планируете ли вы небольшую вечеринку или большую вечеринку, вы можете положиться на Eventbrite Organizer. ваш универсальный инструмент для создания ваших мероприятий, управления продажами мероприятий и отслеживания посещаемости в режиме реального времени через ваш смартфон.

Вы также можете использовать Eventbrite, чтобы рекламировать свое мероприятие в Интернете и делиться важной информацией с приглашенными.

Скачать: Eventbrite Organizer для Android | iOS (бесплатно, индивидуальная цена)

При планировании мероприятия задействовано так много движущихся частей. Вот почему вам нужно иметь одно центральное место, чтобы оставаться организованным и отслеживать как выполненные, так и незавершенные задачи.

monday.com - это мощный инструмент, который вы можете использовать для объединения всех ваших запущенных проектов на одной платформе. Хотя это в первую очередь инструмент управления проектами, в нем также есть функции планирования мероприятий и встроенные шаблоны, которые вы и другие соавторы можете использовать для планирования своего бюджета или организации сроков.

Вы можете использовать Моя неделя возможность создавать и назначать задачи другим членам команды, а также использовать панель управления для отслеживания и измерения вашего прогресса. Вы также можете использовать monday.com для общения с членами команды в приложении, чтобы вам не пришлось теряться в куче почтовых ящиков. Проверять мощные организационные инструменты monday.com для ускорения совместной работы вашей команды.

Скачать: monday.com для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)

3. Карманный планировщик

Одним из важнейших навыков организатора мероприятий является умение составлять точный бюджет с учетом незапланированных ситуаций. Это означает, что вам придется обратиться к математику внутри вас.

Но выполнение всех этих ручных вычислений может занять много времени, и вам часто приходится иметь дело с плотными графиками. Pocket Planner - это эффективное и простое в использовании приложение, которое поможет вам делать точные оценки ваших событий. Объединение всех расчетов в одном месте также поможет вам сэкономить время.

Скачать: Карманный планировщик для iOS (бесплатно)

Социальные столы - это практичный инструмент, специализирующийся на построении диаграмм мероприятий, который поможет вам визуализировать место проведения, разобраться в рассадке и сотрудничать с участниками.

Вы можете создать свой архитектурный план или для начала использовать один из его 3D-шаблонов. Просто выберите тип события, выберите шаблон, соответствующий стилю, и настройте его в соответствии со своими потребностями.

Вы можете использовать это программное обеспечение для разработки макета вашего пространства для мероприятий, добавляя всевозможные готовые объекты, включая проекторы, сцены, таблицы и т. Д. Вы также можете поделиться макетом с другими соавторами через программное обеспечение.

Если вы предпочитаете универсальную платформу управления событиями, чтобы избежать манипулирования несколькими специализированными инструментами, вы не ошибетесь с Whova. Это многофункциональное программное обеспечение, которое позволяет вам управлять своими виртуальными, личными или гибридными событиями, используя одну и ту же систему.

Некоторые из его ключевых функций включают регистрацию событий, управление конференциями, маркетинг мероприятий, создание веб-сайтов, регистрацию посетителей, вовлечение посетителей, создание сетей и т. Д.

Вы также можете поделиться такой информацией, как повестка дня мероприятия и другая логистика (расположение парковок и карты), с участниками с помощью приложения. Кроме того, участники могут использовать его сетевые функции, чтобы делиться фотографиями мероприятия, обмениваться контактами путем сканирования визитных карточек или даже отправлять сообщения друг другу через приложение.

Скачать: Whova для Android | iOS (бесплатная демоверсия, индивидуальные цены)

Управляйте своими мероприятиями с уверенностью

Теперь вы можете отказаться от трудоемкого подхода «сделай сам» и положиться на эти инструменты управления событиями, чтобы упростить процесс планирования, оптимизировать операции и помочь вам организовать более успешные мероприятия.

Но, учитывая, что нет двух одинаковых событий, важно определить ваши потребности и выбрать наиболее подходящее программное обеспечение, которое повысит уровень каждого элемента вашего мероприятия. Идите вперед и выберите программное обеспечение, которое поможет сделать ваше следующее мероприятие незабываемым.

6 индивидуальных планировщиков, которые можно легко создать с помощью Google Диска

Почему бы не отказаться от своего приложения с делами в пользу планировщика Google Диска? Эти онлайн-планировщики, созданные с помощью инструментов Google, доказывают свою универсальность.

Читать далее

Об авторе