Как управлять спамом в Gmail с помощью шаблонов и фильтров

Многим специалистам по цифровому маркетингу и владельцам онлайн-бизнеса приходится отвечать на электронные письма одного и того же типа несколько раз в день. Этот процесс может быть утомительным и длительным.

В таких ситуациях могут пригодиться шаблоны ответов. Несколько фильтров в Gmail также помогут вам более эффективно бороться со спамом.

В этой статье мы покажем вам, как использовать шаблоны ответов и фильтры Gmail для эффективной борьбы со спамом.

Что такое шаблоны Gmail и как их использовать?

Вы можете сохранять заранее написанные электронные письма в своей учетной записи и повторно использовать их вместо того, чтобы писать с нуля. Вы можете сохранить 50 различных шаблонов ответов одновременно с учетной записью Gmail. Таким образом, создание нескольких общих шаблонов для целевой аудитории делает общение по электронной почте более продуктивным.

Если вы установили авторитет в определенной нише, вы можете получать сотни писем от людей с просьбой написать гостевые посты. Вы можете создать шаблон и использовать его вместо того, чтобы отвечать на каждое электронное письмо по одному.

Для описанного выше сценария давайте создадим шаблон электронного письма, в котором сообщается людям, что вы не принимаете гостевые сообщения. Перед созданием шаблона ответа включите настройки шаблона в Gmail.

1. Войдите в свою учетную запись Gmail.

2. Перейти к Настройки> Просмотреть все настройки.

3. В Расширенные вкладкипрокрутите вниз до Шаблоны раздел.

4. Давать возможность Шаблоны.

5. Нажмите на Сохранить изменения.

После включения настроек шаблона следующим шагом будет создание и сохранение шаблона ответа.

Связанный: Как автоматически пересылать SMS на вашу электронную почту на Android

Как создать шаблон ответа

Выполните следующие шаги, чтобы создать шаблон ответа.

1. Откройте свою учетную запись Gmail.

2. Нажмите на Сочинять написать новое сообщение.

3. Объясните свою политику в отношении отказа от приема гостевых сообщений в электронном письме. (Сделайте это общим, чтобы он относился ко всем, кто просит гостевой пост в любой нише или категории)

4. Когда ваш ответ будет готов, нажмите на три точки в правом нижнем углу окна сообщения электронной почты.

5. Перейти к Шаблоны> Сохранить черновик как шаблон> Сохранить как новый шаблон.

6. Сохраните шаблон после ввода имени во всплывающем окне. (Выберите здесь описательное имя, поскольку в шаблоне будет использоваться то же имя, что и в теме электронного письма).

Вот как подтвердить, что шаблон был успешно создан.

1. Нажми на Сочинять очередной раз.
2. Выберите три точки внизу справа.
3. Перейти к шаблоны.

Здесь вы найдете список сохраненных шаблонов в вашей учетной записи Gmail. Шаблон будет скопирован в написать письмо поле, как только вы нажмете на него.

Если вам придется вручную отвечать на сотни писем, процесс все равно займет много времени, даже если вы создали шаблон электронного письма. Здесь пригодится использование фильтров для создания автоматических ответов.

Вы можете создать фильтр, который помещает электронные письма, содержащие определенные слова, в папку спама, такие как «гостевой пост», «обратная ссылка» и «принять статью». Используя этот фильтр, вы также можете настроить автоматические ответы на такие спам-сообщения.

Посмотрим, как ты сможешь это сделать.

Использование шаблона для создания автоматического фильтра ответов

1. Откройте ту же учетную запись Gmail с шаблоном ответа.
2. Нажми на значок передач для настроек в правом верхнем углу.
3. Перейти к Все настройки> Фильтры и заблокированные адреса.

4. Нажмите на Создать новый фильтр. (Вы также можете импортировать существующий фильтр, сохраненный в вашей системе в формате .xml)

Вы можете фильтровать электронные письма по адресу электронной почты, строке темы и содержать или исключать определенные слова или размеры. Наиболее подходящим критерием фильтрации для отказа от гостевых постов будет включение нескольких слов, тесно связанных с темой. Добавим несколько слов к Включите слова вариант для фильтра.

5. После указания критериев нажмите Создать фильтр.

Здесь вам нужно будет решить, что вы собираетесь делать с электронным письмом, содержащим сообщение, которое точно соответствует вашим критериям.

6. Проверять Пропустить входящие (заархивировать) ящик, чтобы эти электронные письма не загромождали ваш почтовый ящик.

7. Также проверьте Отправить шаблон поле и выберите тот же шаблон ответа, Гостевая публикация запрещена.

8. Нажмите на Создать фильтр после флажков.

Теперь вы увидите недавно созданный фильтр в своем списке фильтров. В будущем электронные письма, содержащие слова «гостевой пост, гостевой пост, обратная ссылка, принять статью, написать для блога, написать на веб-сайте», больше не будут доходить до вашего почтового ящика.

Кроме того, он отправит шаблон ответа отправителю в ответ на его электронное письмо. Таким образом, ни ваш почтовый ящик не будет загроможден, ни отправителю не придется ждать вашего ответа.

Настройте фильтр, чтобы не пропустить важное письмо

После того, как вы настроили фильтр, следите за заархивированными электронными письмами, чтобы убедиться, что электронные письма, связанные с бизнесом, не фильтруются.

Возможно, вы фильтруете электронное письмо, содержащее слово «принять сообщение», но это может быть рекламное предложение, которое вы пропустите из-за фильтра. Вы можете избежать этого сценария, включив в фильтр Gmail несколько слов, таких как бренд, сделка или продвижение.

Связанный: Как настроить Gmail на вашем iPhone

Создавайте независимые фильтры там, где это необходимо

Вы можете экспортировать только что созданный фильтр ответов, а затем импортировать его в новую учетную запись Gmail, если у вас есть несколько веб-сайтов с разными контактными адресами электронной почты. Однако вам нужно будет включить и создать шаблон ответа отдельно для этого письма.

Лучшим вариантом создания фильтров, если вы планируете использовать шаблон ответа, было бы создание их с нуля.

Не позволяйте пользователям знать, что ответы автоматизированы

Не упоминайте, что это автоматический ответ в вашем электронном письме. Избегая этого, люди не будут обманывать фильтр Gmail, пропуская или написав неправильные целевые слова, поэтому их электронная почта дойдет до вас, а не отправится в спам.

Кроме того, рекомендуется регулярно проверять свой почтовый ящик и отвечать на электронные письма, которые могут быть вам полезны.

Контроль спама с помощью фильтров Gmail и шаблонов ответов

С помощью фильтра Gmail и общего шаблона ответа вы можете отвечать на спам-сообщения, не просматривая их. Таким образом вы сэкономите и свое время, и энергию. Вам также следует протестировать расширения браузера Gmail, которые улучшают вашу электронную почту, в дополнение к фильтрам Gmail.

7 лучших расширений Microsoft Edge для максимально эффективного использования Gmail

Правильное расширение Gmail в Microsoft Edge может улучшить ваше общение. Вот семь расширений для повышения продуктивности работы с почтовым ящиком.

Читать далее

Об авторе

Разверните, чтобы прочитать всю историю