Как импортировать данные из форм Microsoft Word в электронную таблицу Excel

Использовать формы в Microsoft Word для сбора информации довольно просто и удобно. Основная проблема заключается в переносе собранных данных в электронную таблицу Excel.

Ввод всех собранных вами данных вручную может оказаться непосильной задачей. К счастью, есть несколько способов автоматически вводить данные из форм Microsoft Word в электронную таблицу Excel.

Понимание форм в Microsoft Word

Прежде чем мы начнем, давайте обсудим формы в документах Microsoft Word. Вам может быть интересно, как работают формы Word, но это довольно просто.

С помощью Word вы можете создавать стандартизированные документы, которые можно использовать для сбора данных. Он делает это, предоставляя вам шаблон по вашему выбору.

Шаблон включает в себя все соответствующие поля, которые вы можете захотеть заполнить. После того, как вы укажете вопросы, пользователи смогут заполнить эти шаблоны. Эти ответы затем сохраняются в формах Word, к которым можно получить доступ в любое время.

Создание электронной таблицы Excel из формы Microsoft Word

Вы можете использовать любой из этих методов в зависимости от количества имеющихся у вас форм или типа данных, которые вы хотите экспортировать из форм Word.

Метод 1: импорт отдельной ячейки

Лучше всего использовать этот метод, если вы хотите импортировать данные из отдельной ячейки в электронную таблицу Excel. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы использовать этот метод.

1. На вашем компьютере откройте новый Электронная таблица Excel.
2. Нажми на Вставить вкладку и выберите Объект вариант.
3. После щелчка по нему Объект опция приведет вас к окну, как показано на скриншоте.
4. Там выберите Создать из файла вариант.
5. Искать через Документы Microsoft Word чтобы импортировать желаемый файл.
6. Выберите его, дважды щелкнув имя файла, затем закройте окно, щелкнув значок ОК кнопка. Этот процесс объединит файл Word с электронной таблицей Excel.
7. Текстовое поле вашей ячейки теперь должно отображаться = EMBED («Документ») под ним, как показано на картинке. Это можно сделать, только если разрешены права редактирования исходного документа Word.
8. Нажми на Вкладка "Файл">Сохранить каки переименуйте файл Excel вместо того, чтобы перезаписывать предыдущий не объединенный документ.
9. Нажмите на Сохранить еще раз, чтобы завершить процесс.

Метод 2: импорт данных по ячейке

Этот второй метод позволяет импортировать ячейку данных за ячейкой. Вот несколько шагов, которые помогут вам пройти.

1. Открыть документ Word с данными, предназначенными для передачи.
2. Нажмите на штриховки на столе.
3. Скопируйте таблицу, нажав Ctrl + C.
4. Тогда ты можешь Закрыть ваш текстовый документ.
5. Откройте электронную таблицу Excel и щелкните значок сетка первой ячейки.
6. Вставьте скопированные данные, нажав Ctrl + V. Ваши данные будут вставлены, как показано на этом рисунке.

Если вы решите использовать этот метод, убедитесь, что таблица Excel имеет тот же макет, что и таблица Word, содержащая сведения.

Это означает, что если ваша таблица слов имеет десять столбцов, ваша таблица Excel должна иметь то же самое.

Метод 3: конвертировать Word в Excel с помощью файлов CSV

Еще один простой метод преобразования информации из формы Word в электронную таблицу Excel - использование значений, разделенных запятыми (CSV) файл. Файл CSV - это текстовый файл с разделителями, в котором значения в файле разделяются запятыми.

Использовать этот метод просто. Word отличает релевантные данные от другого текста в вашей форме. Это означает, что ответы вашего клиента не могут быть перепутаны с дополнительной информацией из шаблона.

Преобразование Word в CSV

Перед использованием CSV для передачи данных в электронные таблицы Excel вам может потребоваться преобразовать форму Word в формат CSV. Чтобы преобразовать файлы, вы можете использовать любой из следующих методов.

Вариант 1. Использование параметров для преобразования вашего Word в CSV

Вы можете использовать Параметры вкладку, чтобы преобразовать вашу форму в CSV, выполнив следующие действия.

1. Откройте форму Word. Убедитесь, что он содержит всю необходимую информацию.
2. Выбирать Файл> Параметры.
3. На Параметры панель, выберите Передовой. Вы найдете его в левой части диалогового окна, как показано на рисунке ниже.

4. Проверять Сохранить данные формы как текстовый файл с разделителями.

5. Наконец, закройте диалоговое окно, нажав ОК.

Теперь вы можете либо экспортировать свои данные в Excel, либо сохранить документ по своему усмотрению.

Вариант 2. Использование "Сохранить как" для экспорта данных в CSV

В качестве альтернативы вы можете использовать Сохранить как возможность сохранить документ в формате CSV. Если это ваш идеальный метод, вот несколько шагов, которые помогут вам в этом.

1. Находясь в форме Word, щелкните значок Меню "Файл"> "Сохранить как" вариант.
2. Вы увидите диалоговое окно, содержащее обычный текст, выбранный по умолчанию, как показано на рисунке.
3. Если вы внесли какие-либо изменения, вам нужно переименовать файл и нажать Сохранить.
4. Появится диалоговое окно предварительного просмотра, подобное изображенному на скриншоте, в котором отображаются данные, которые вы собираетесь экспортировать в свой формат CSV. Чтобы экспортировать данные, нажмите ОК.

Выполнив эти шаги, Word извлечет данные из формы в .csv файл. Файлы CSV совместимы с Excel. Они дают вам свободу доступа к ним в любой версии Excel.

Чтобы разделить различные поля в документе, Word вставляет запятые. Excel использует эти запятые для разделения данных, принадлежащих разным ячейкам.

Вариант 3. Использование экспорта для сохранения данных в CSV

Если вы не хотите использовать Сохранить как вариант, вы можете рассмотреть вариант экспорта. Вот как экспортировать данные в файл CSV.

1. Не выходя из формы, нажмите Файл.
2. Выберите Экспорт вариант.
3. Нажмите на ИзменитьТип файла, затем в Типах файлов и выберите Обычный текст (* .txt). Все очень просто, как показано на скриншоте.
4. Нажмите на Сохранить как. Сделав это, вы откроете Сохранить как диалоговое окно, которое позволит вам редактировать свойства файла.
5. Выберите предпочтительное место для вашего файла.
6. Присвойте файлу желаемое имя и нажмите Сохранить. Затем данные будут экспортированы.

Импорт данных формы в Excel

Теперь, когда вы преобразовали данные формы Word в формат CSV, следующим шагом будет их импорт в электронную таблицу Excel.

Ваш файл может быть не виден в Excel, поскольку по умолчанию Excel отображает только файлы Excel. Чтобы получить доступ к вашему CSV-файлу, выполните следующие действия.

1. Откройте новый Таблица Excel.
2. Нажмите на Файл>Открыть.
3. Выбрать Просматривать значок и выберите Все файлы в раскрывающемся списке типов.
4. Найдите расположение файла и выберите его.
5. Нажмите на Открыть. Это побудит Excel открыть Мастер импорта текста, как показано ниже. Нажмите на С разделителями>Следующий.

Работа со многими формами

Иногда вам может потребоваться преобразовать множество форм за один день. В этом случае выполнение всего этого процесса может быть утомительным.

Лучшим вариантом является создание соединений кода с электронной таблицей с помощью ADO при работе со многими формами. ADO (ActiveX Data Object) автоматизирует процесс передачи. Таким образом становится проще передавать данные.

Связанный: Безумные формулы Microsoft Excel, которые чрезвычайно полезны

Зачем использовать эти методы

Несмотря на то, что изучение этих новых методов может быть пугающим, в конечном итоге они окупятся. Вы можете сэкономить много времени, используя эти методы.

Они также повышают точность ввода данных. Таким образом, риск ошибок становится немного ниже, поскольку данные передаются из одного программного обеспечения в другое, а не вводятся вручную.

Как объединить две колонки в Microsoft Excel (быстрый и простой метод)

Использование нескольких столбцов в Excel сэкономит вам время на их объединение вручную. Вот как объединить столбцы в Excel.

Читать далее

Об авторе

Разверните, чтобы прочитать всю историю