10 советов, как предотвратить снижение продуктивности электронной почты

Несмотря на то, что электронная почта является инструментом повышения производительности, она сильно отвлекает в рабочее время и мешает вам выполнять более важные задачи. Вы даже можете иметь привычку проверять свою электронную почту всякий раз, когда приходит уведомление.

Подобные действия ухудшают вашу производительность и создают препятствия на пути к достижению вашей цели. Чтобы максимизировать продуктивность, вы можете использовать следующие подходы к управлению использованием электронной почты.

1. Не начинайте свой день с почтового ящика

Утром вы должны рассмотреть свои приоритеты, составить список дел в течение дня и сосредоточиться на самой важной задаче, не беспокоясь о просьбах других людей. Как бы ни было заманчиво проверить электронную почту утром, это отвлекает ваше внимание.

Связанный: Цифровые vs. Бумажный список дел: что лучше?

Ваш разум забивается возможными ответами на электронные письма, и в результате страдает ваша реальная работа. Отвечая на электронные письма рано утром, люди узнают, что вы уже доступны. Следовательно, вы должны начать свой день с работы, а не с электронной почты.

2. Регулярно очищайте папку "Входящие"

Нет необходимости отвечать на каждое полученное письмо. Однако вам необходимо обрабатывать каждое электронное письмо, чтобы ваш почтовый ящик был заполнен непрочитанными сообщениями. В противном случае вы не найдете нужный адрес электронной почты. Вы можете освободить почтовый ящик от массовых непрочитанных сообщений, используя следующие методы:

• Делать: Если в электронном письме предлагается выполнить какую-либо действенную задачу, которая займет менее двух минут, сделайте это немедленно.
• Делегат: Это не обязательно означает передачу ответственности кому-то другому. Таким образом, вы можете передать задачу нужным людям.
• Отложить: Если на электронное письмо не требуется срочный ответ, вы можете отложить ответ на лучшее время.
• Удалить: Вы должны немедленно удалить электронные письма, делегированные кому-то другому, или некритические, чтобы избежать путаницы и беспорядка.

3. Воздержитесь от отправки каждого электронного письма всем

Отправка электронных писем может быть необходима, но обычно это означает, что вас засыпают ответами, которые не имеют к вам никакого отношения. При отправке электронного письма не добавляйте более двух человек в поле «Копия».

Если ваши коллеги отправляют вам электронные письма, содержащие информацию, которую вам не нужно знать, вы также можете получать ненужные электронные письма. В этом случае вам следует проинформировать свою команду, чтобы она отвечала индивидуально, а не всем, если только они не делятся некоторой информацией, которую нужно знать всем.

4. Пакетная проверка электронной почты

Существует два типа пользователей электронной почты. Первый тип зависит от уведомлений и проверяет электронную почту сразу после ее получения. У отправителей второго типа есть фиксированное время для проверки всех писем в пакете, чтобы они могли забыть об этом до конца дня.

Вы должны быть вторым типом людей, чтобы выполнять свои задачи эффективно. Установите свои собственные правила, когда проверять время.

Один из лучших способов предотвратить выход вашего почтового ящика из-под контроля и сэкономить ваше драгоценное время - это воспользоваться внешней помощью для проверки ваших сообщений. Разумным вариантом управления электронной почтой является использование таких инструментов, как Sanebox или же Unroll.me.

Sanebox помогает вам отсортировать и очистить почтовый ящик от беспорядка и освободить место только для важных писем. Любые другие электронные письма, поступающие на ваш адрес электронной почты, будут отправлены в корзину или в архив. С помощью Unroll. Я, вы можете отменить подписку по электронной почте, в которой нет необходимости.

6. Выберите новую операционную модель для коммуникации

Внедряя новую модель общения между членами вашей команды, вы можете меньше зависеть от электронной почты. Например, вы можете использовать инструмент управления проектами для группового общения или устроить короткую встречу. С помощью инструментов управления проектами вы можете иметь все необходимые указатели, перечисленные вместе с проектом.

Точно так же вы можете запланировать беседу один на один по телефону, чтобы избежать длительной переписки по электронной почте. Для совместной работы и общения в режиме реального времени вы можете использовать такие службы обмена сообщениями, как Слабина, Стадо, Yammerи т. д., чтобы быстро связаться с вашей командой по любым вопросам.

Связанный: Что такое Slack и как он работает?

7. Повысьте этикет электронной почты

Чтобы добиться большего успеха в выполнении большего количества задач без перерывов, настройте свой электронный этикет с помощью следующих советов:

• Всегда пишите четкую строку темы, в которой указывается тема электронных писем. Таким образом, получатель не пропустит электронные письма, и вам не придется отправлять дополнительные электронные письма с просьбой ответить.
• Никогда не пропускай вычитка ваших писем прежде чем ударить послать кнопка. Это гарантирует, что нет никаких шансов на недоразумение из-за опечаток.
• Убедитесь, что ваша подпись электронной почты содержит вашу контактную информацию, например номер телефона. Таким образом, получатель может связаться с вами напрямую, если возникнет необходимость.

8. Перейти на отложенный ответ

Вы можете часто отвечать на электронные письма, как только они приходят. Однако это только отвлечет вас от основной задачи. Перестаньте торопиться отвечать на электронное письмо. Вместо этого потратьте час или даже больше и ответьте в соответствии с вашим графиком, чтобы управлять своим почтовым ящиком.

Если вы беспокоитесь о том, что пропустите срочные письма, в этом случае вы не будете получать их. В случае возникновения чрезвычайной ситуации вам позвонят по телефону, а не по электронной почте.

9. Попробуйте метод "Yesterbox"

Этот метод, созданный Тони Хси, позволяет отвечать только на письмо, пришедшее вчера, если оно не является срочным. Основное правило этой техники - обрабатывать вчерашний почтовый ящик вместо сегодняшнего. Конечно, вы прочитаете срочное электронное письмо, которое требует немедленных действий, но не многие электронные письма попадают в эту категорию.

10. Попрощайтесь с информационными бюллетенями

Каждое электронное письмо, приходящее на ваш почтовый ящик, эквивалентно один момент отвлечения. Большая часть электронных писем, которые вы получаете каждый день, - это информационные бюллетени. В большинстве случаев вы даже не помните, когда вы подписались на рассылку новостей и почему.

Чтобы ваш почтовый ящик был чистым и не приходили ненужные уведомления в нерабочие часы, отказаться от подписки на информационные бюллетени, которые вам не нужны. Отмена подписки может занять некоторое время, но вы навсегда избавитесь от нежелательных писем. Вы всегда можете использовать RSS-канал вместо электронной почты, если не хотите пропустить ни одного сообщения.

Ваша продуктивность важнее, чем ваша электронная почта

Бесконечного скопления писем достаточно, чтобы заставить вас нервничать и отвлечься. Изменив свои почтовые привычки с помощью этих методов, вы можете перестать отвлекать внимание от электронной почты и повысить продуктивность.

10 способов повысить производительность за счет разгрузки рабочей станции

Узнайте, как удобная рабочая станция помогает вам работать внимательно и вовремя выполнять задачи.

Читать далее

Об авторе

Разверните, чтобы прочитать всю историю