Как контролировать свой почтовый ящик и оставаться продуктивным

Для профессионала невозможно прожить день без электронной почты. Исследования показывают, что корпоративные профессионалы тратят около трети рабочего времени на проверку своих почтовых ящиков.

Расставляя приоритеты по электронной почте, вы в конечном итоге жертвуете своей производительностью, вниманием и творческими способностями. Следующие советы помогут вам контролировать время проверки своего почтового ящика.

1. Ограничьте проверку писем

Бесконечное количество проверок вашего почтового ящика ни к чему не приведет. Поэтому ограничьте количество раз, которое вы хотите проверяйте новые электронные письма в своем почтовом ящике.

Установите лимит в зависимости от ваших требований и загруженности. Проверка электронной почты в начале и в конце рабочего дня - это нормально. При необходимости вы также можете проверить его после обеда.

Не проверяйте свой почтовый ящик в самые продуктивные часы дня, например утром и вечером, или когда вы проводите время с семьей. Вы можете проявить гибкость и продолжать экспериментировать, пока не найдете что-то подходящее. Например, вы можете установить такие ограничения, как:

• Не проверяйте рабочую электронную почту до 10:00 и после 19:00. или в выходные.
• Проверяйте свой почтовый ящик только дважды или трижды в день.
• Используйте любую структурированную систему, которая показывает только недавние или важные электронные письма.

2. Получайте задачи прямо в приложение для управления задачами

Вы один из тех, кто зависит от электронной почты при назначении задач? Если да, то пора меняться. Одна из главных причин постоянной проверки почтовых ящиков заключается в том, что другие назначают вам новые задачи по электронной почте или оставляют ваши задачи там.

Связанный: Лучшие возможности nTask для беспрепятственного управления проектами

Ваш почтовый ящик не обязательно должен служить вашим списком дел. Ограничьте использование электронной почты только для целей общения, переместите все, что требует действий, помимо ответа на приложения для управления задачами или приложения со списком дел. Такие приложения также предлагают функции мгновенной связи, которые сделают управление проектами безупречным.

Если вы открываете письмо и читаете его, не закрывайте его после прочтения и не занимайтесь другими письмами. Немедленно отреагируйте на это электронное письмо, чтобы больше не приходить в свой почтовый ящик для ответа.

Если письмо требует ответа, сделайте это. Если вам нужна электронная почта для использования в будущем:

• Оставь это.
• Если письмо имеет важное значение для бизнеса, пометьте его.
• Если он вам больше не нужен, удалите его.

Завершение каждого прочитанного вами электронного письма - это ключ к тому, чтобы ваш почтовый ящик и мозг были свободны от беспорядка.

4. Закройте свой почтовый клиент

Да, вы можете продолжить работу на своем рабочем столе, не оставляя приложение электронной почты в рабочем состоянии. После проверки и ответа на ваши электронные письма закройте приложение и сосредоточьтесь на выполнении своих задач.

Сообщите своей семье, друзьям, коллегам и клиентам, что электронная почта - не лучший способ связаться с вами и получить немедленный ответ.

Как только они узнают об этом, у них будут ограниченные ожидания от вас в отношении ответа по электронной почте. Вы можете использовать различные другие приложения для обмена мгновенными сообщениями на своем телефоне или ноутбуке, чтобы оставаться на связи со своей семьей и коллегами.

5. Делайте ответы по электронной почте короткими

Если у вас есть привычка писать длинные электронные письма, перестаньте тратить время зря и переключитесь на написание коротких сообщений электронной почты. Убедитесь, что ваши электронные письма точны, а ваш запрос указан в самой первой строке, чтобы избежать путаницы. Вы можете закончить большинство писем несколькими предложениями, а их краткость предполагает, что вы цените время каждого, в том числе свое.

Только на несколько писем потребуется более продолжительный ответ, и вы можете легко оставить их в категории «ответить позже». По возможности вы можете отправлять такие ответы в виде звуковых сообщений.

6. Скажите нет уведомлениям по электронной почте

Уведомления - основная причина отвлечения внимания современного профессионала. Было бы неправильно предполагать, что все уведомления приходят из социальных сетей.

Уведомления по электронной почте также иногда появляются, что нарушает ваш обычный рабочий процесс. Если уведомление по электронной почте включено, закрытие приложения или вкладки не поможет.

Если вас отвлекает каждое новое уведомление по электронной почте и вы заняты проверкой своего почтового ящика, лучше отключить новое уведомление по электронной почте. Это поможет вам сосредоточиться на текущей задаче, особенно на той, которая требует полного внимания.

7. Попробуйте активировать автоответчик выходного дня

Этот метод незаменим, если вы фрилансер или индивидуальный предприниматель. Автоответчик спасает вас от отчуждения от всех, игнорируя электронные письма для вашего спокойствия.

Создайте несколько продуманных и информативных автоответчиков, которые позаботятся обо всех электронных письмах, которые вы получаете в выходные или в отпуске.

Связанный: Приложения Android для настройки автоматических ответов для всего

8. Прекратите проверять электронную почту на вашем смартфоне

Этот момент может напугать вас FOMO. Однако подумайте дважды, действительно ли вам нужен почтовый клиент, установленный на вашем телефоне или нет. Вместо того, чтобы получать электронные письма, вы можете использовать на своем телефоне больше приложений для мгновенного общения, например Slack. Оставим письмо на вашем рабочем столе и проведем небольшой перерыв, не беспокоясь.

9. Цените место в папке "Входящие"

Возможно, вы используете бесплатный почтовый клиент, но это не значит, что вы позволите своему почтовому ящику загромождать нежелательные письма. Если вы подписались на веб-сайты, которые бомбардируют вас в течение дня распродажами и рекламными предложениями, пора предпринять некоторые действия.

Многие рекламные письма попадают в ваши электронные письма, потому что вы изначально дали им разрешение. Итак, откажитесь от подписки на сайты, которые вам больше не интересны.

Кроме того, дважды подумайте, прежде чем подписываться на рассылку новостей в следующий раз. При этом вам не нужно тратить время на поиск важных писем или удаление ненужных писем.

10. Разделите личную и рабочую учетные записи электронной почты

Это может выглядеть так, как будто все мы знаем, но всегда будут люди, которые получают как профессиональные, так и личные электронные письма в одном и том же почтовом ящике. Если вы один из них, самое время создать разные электронные письма для личных и профессиональных целей.

Старайтесь не проверять личную электронную почту в рабочее время (если вы не ожидаете получения важных писем). Точно так же не проверяйте официальную электронную почту в нерабочее время. Таким образом, вы можете поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью, что в конечном итоге будет способствовать вашей производительности.

Работайте продуктивно, не беспокоя ваш почтовый ящик

Несмотря на то, что электронная почта произвела революционные изменения в том, как мы общаемся, слишком большое внимание к ней может отвлекать и разрушать. Ограничивая свое внимание почтовым ящиком, вы можете продолжать заниматься повседневными задачами.

8 лучших способов управления задачами в Chrome

Можете ли вы использовать браузер Chrome для управления своими задачами? Попробуйте эти расширения для управления задачами, чтобы управлять списками дел (команды) и отслеживать свою продуктивность.

Читать далее

Об авторе