Руководство по управлению задачами в Интернете: 10 советов по выбору подходящего приложения

Во время новой нормы количество онлайн- и офлайн-приложений для управления проектами увеличилось в несколько раз. В настоящее время существуют сотни приложений, которые могут помочь вам эффективно управлять бизнес-проектом, управляя командой сотрудников.

Если вы заинтересованы в приобретении программного обеспечения для управления задачами, вам следует выяснить, является ли приложение достаточно гибким и масштабируемым для достижения ваших целей. Читайте дальше, чтобы узнать, как выбрать правильный онлайн-диспетчер задач.

Что такое программное обеспечение для управления задачами в Интернете?

Бизнес-проект включает в себя несколько зависимых или независимых задач. Каждый член команды отвечает за одну или несколько задач. Несколько задач включают в себя множество дат начала и окончания, временной бюджет, бюджет затрат, распределение ресурсов, напоминания, отчеты, документы и т. Д.

Когда сложное компьютерное программное обеспечение управляет всеми этими аспектами проекта, оно известно как программное обеспечение для управления задачами. Начало пандемии убедило тысячи компаний перейти на удаленную работу. В результате приложения для управления задачами теперь подключены к сети и размещаются на облачных серверах.

Связанный: Плюсы и минусы использования Microsoft Excel в качестве инструмента управления проектами

Стандартные функции приложений для онлайн-управления задачами

По мере роста спроса на приложения для онлайн-отслеживания задач многие фирмы, занимающиеся ИТ-услугами и разработкой программного обеспечения, предлагают универсальные приложения для управления проектами. Однако большинство этих приложений поставляются с набором стандартных функций, необходимых для базового управления проектами. Эти функции заключаются в следующем:

1. Сложный просмотрщик списка задач

Большинство онлайн-приложений для управления задачами имеют экран просмотра задач. Здесь вы можете увидеть все задачи и подзадачи любых текущих или завершенных проектов.

2. Канбан Доска

Расширенное приложение онлайн-диспетчера задач будет включать в себя доску Канбан для реализации Канбан для эффективного управления проектами на индивидуальном или организационном уровне. Приложения визуализируют в цифровом виде доски Канбан, на которых отображаются столбцы для В ожидании, В ходе выполнения, а также Завершенный статусы задач и карточки как актуальные задачи.

3. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это основная функция управления проектами любого онлайн-приложения для отслеживания задач. Диаграммы Ганта иллюстрируют прогресс проекта с помощью метода горизонтальной гистограммы с накоплением. Он также может визуализировать зависимости задач, затраченное время и текущий статус задач.

4. Уведомление по электронной почте или в приложении для обмена сообщениями

Онлайн-приложения для управления проектами также делают упор на то, чтобы держать всех в курсе, предлагая статус проекта и обновления активности в режиме реального времени. Когда приложение обнаруживает какие-либо изменения в списке задач, оно немедленно уведомляет назначенный ресурс и владельца проекта.

5. Отслеживание времени

Онлайн-приложения для управления задачами поставляются с программой автоматического хронометража для отслеживания рабочих часов, использования ресурсов, бюджета проекта, часов выставления счетов и т. Д. Владельцы проектов могут принимать решения в режиме реального времени, наблюдая за тем, как проект использует время.

Связанный: Лучшие альтернативы приложения для отслеживания времени Toggl

Большинство приложений онлайн-диспетчера задач имеют параметры тегирования и фильтрации задач. Владелец проекта может установить определенные теги, такие как приоритетная работа, подотчетный отдел, конкретные навыки, срок поставки, фаза разработки и т. Д. Члены команды могут легко отфильтровать задачи на основе этих тегов, чтобы найти правильную задачу.

7. Связь с командой или клиентом

Стандартные онлайн-приложения для управления задачами начали предлагать раздел для внутренних и внешних коммуникаций. Эти приложения включают такие модули, как видеоконференцсвязь, голосовые вызовы и обмен текстовыми сообщениями.

8. Создание отчетов, хранение файлов и обмен

Приложения для управления задачами также предлагают средства создания отчетов для визуализации производительности проекта, бюджета ресурсов, неэффективных ресурсов, проблем с задачами, узких мест проекта и т. Д.

Вы также можете экспортировать отчеты в виде электронных таблиц или PDF и отправить их по электронной почте команде или клиенту. Эти приложения также позволяют сотрудникам проекта хранить важные файлы, связанные с проектом, и безопасно обмениваться ими.

Связанный: Лучшие возможности nTask для беспрепятственного управления проектами

Советы по выбору лучшего приложения для управления задачами

Программное обеспечение для управления задачами может повысить общую производительность и годовой доход предприятий любого размера. Однако фрилансерам, индивидуальным предпринимателям и малому бизнесу необходимо выбрать лучшее приложение для управления задачами, которое упростит задачу и не добавит дополнительной рабочей нагрузки.

Помимо перечисленных выше стандартных функций, вам также нужно будет искать дополнительные функции. Вот несколько основных советов, которые помогут вам в покупке идеального онлайн-диспетчера задач:

На уровне команды или проекта между соавторами может возникнуть конфликт интересов. Приложение должно позволять централизованное управление для владельца проекта и локальное управление для партнеров. Администратор проекта должен иметь возможность персонализировать доступ к инструменту в зависимости от возможностей соавтора.

2. Конфиденциальность и контроль конфиденциальности

В большинстве проектов на уровне фрилансеров или предприятий сохранение конфиденциальности личной информации и интеллектуальной собственности является сложной задачей. Вам следует искать программное обеспечение для управления задачами, которое решает проблемы конфиденциальности данных.

3. Безопасность облачной платформы

Лучшее приложение для управления задачами должно шифровать все исходящие и входящие данные в соответствии с новейшими протоколами безопасности интернет-связи. Шифрование также должно работать, когда приложение находится в состоянии покоя. Вам нужно искать такие функции безопасности, как:

• Система управления идентификацией и доступом (IAM).
• Приложение соответствует GDPR, DSGVO и SOC2.
• Расширенный стандарт шифрования (AES) 256-битное шифрование SSL.

4. Назначение задач и уведомление

Эффективный онлайн-трекер задач должен позволять членам команды назначать задачи своей корзине из центрального списка задач. Кроме того, такие функции, как назначение менеджером проекта задачи конкретному ресурсу в зависимости от набора навыков, добавят ценности инструменту.

Когда владелец проекта назначает задачи или когда ресурс претендует на задачи, он должен уведомить ответственных лиц.

5. Синхронизация с личным календарем

Поскольку тенденция к удаленной работе растет, настоятельно рекомендуется синхронизировать приложение онлайн-отслеживания задач с вашим личным календарем. Если вы можете видеть все личные и профессиональные повседневные задачи на одном экране, вы сможете повысить свою продуктивность.

6. Интеграция сторонних приложений

Лучшее приложение для управления задачами должно обеспечивать легкую интеграцию с другими приложениями, такими как графические. проектирование, электронная таблица, текстовый процессор, почтовый клиент, обмен сообщениями, видеоконференцсвязь, цифровой доска и т. д. Интеграция с профессиональными приложениями позволяет вам находить все связанные с проектом ресурсы в одном месте.

7. Совместимость с несколькими устройствами

Найдите онлайн-трекер задач, который позволяет вам входить в систему с любого устройства, такого как Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS и т. Д. Вы получите больше денег, если приложение позволит вам сохранять прогресс на одном устройстве и плавно начать работать с другого.

8. Аналитика на основе ИИ

Некоторые приложения для управления задачами также имеют встроенный искусственный интеллект, который генерирует высокоуровневую аналитику о прошлых проектах. Анализируя такие отчеты, вы можете более эффективно планировать будущие проекты при меньшем бюджете.

9. Доступ к службе поддержки клиентов

Большинство приложений в настоящее время предлагают поддержку клиентов через чат, электронную почту и телефон. При покупке онлайн-приложения для отслеживания задач узнайте, предоставляет ли разработчик адекватные услуги общей и технической поддержки.

10. Ценовая структура

Ищите онлайн-приложение для управления задачами, которое предлагает гибкую структуру ценообразования. Получите бюджетный план начального уровня, когда вы начинающая команда, и расширяйте его по мере увеличения ваших проектов и ресурсов.

Подходит ли вам онлайн-приложение для управления задачами?

Поиск лучшего онлайн-приложения для управления задачами может отнять у вас много часов продуктивности. Вы можете следовать приведенным выше советам, чтобы получить идеальное программное обеспечение для управления задачами для своего бизнеса и не терять драгоценное время.

ClickUp vs. Асана: что лучше для управления проектами?

Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, вот несколько советов, которые помогут вам выбрать между Asana и ClickUp.

Читать далее

Об авторе