Как защитить паролем и заблокировать ваши таблицы Google

Защита ваших таблиц Google позволяет избежать беспрецедентных изменений существующих данных. Помимо защиты вашего листа, вы также можете настроить, как люди будут писать на нем, настроив разрешения на редактирование.

В этой статье мы покажем вам, как защитить ваши таблицы Google и повысить их безопасность.

Зачем защищать свои Google Таблицы

Ваши электронные таблицы Google могут содержать важные данные, которые вы не хотите изменять. Однако у вас может не быть другого выбора, кроме как поделиться листом по разным причинам, начиная с простого чтения и заканчивая записью в него данных.

Иногда вам может даже потребоваться снять ограничение доступа по умолчанию, установленное в ваших Google Таблицах, чтобы любой мог получить к ним доступ.

В этом случае необходимо предотвратить случайное изменение важных ячеек. Это могут быть ячейки, которые показывают некоторые вычисления, или те, от которых зависят другие ячейки, содержащие вычисленные выходные данные.

Вне зависимости от ситуации защита вашего листа не позволяет никому редактировать его содержимое. Блокируя ваш лист, любой, у кого нет разрешения на запись, может только получить к нему доступ и прочитать, но не редактировать.

Как защитить все Google Таблицы

Защищая свои таблицы Google, вы можете либо запретить кому-либо, кроме вас самих, редактировать их, либо предоставить разрешение на редактирование некоторым людям. Давайте посмотрим, как вы можете использовать любой из вариантов:

Запретить кому-либо, кроме вас, редактировать ваши таблицы Google

Вот как запретить другим пользователям обновлять вашу таблицу:

1. На верхней ленте Google Таблиц нажмите Инструменты.
2. Выбирать Защитите лист из вариантов.
3. Заполните необязательный Введите описание поле.
4. Выберите лист вы хотите защитить от листов, раскрывающееся меню под полем описания.
5. Нажмите Установить разрешения.
6. Чтобы разрешить редактирование только вам: отметьте Ограничить, кто может редактировать этот диапазон.
7. В раскрывающемся меню под ним выберите Только ты.
8. Нажмите Сделанный для внесения изменений. Затем, наконец, нажмите Сделанный очередной раз.

Предоставить разрешение на редактирование выбранным людям

Как упоминалось ранее, вы можете выбрать, кто может писать в ваши Google Таблицы. Для этого вам нужно всего лишь обновить настройки разрешений в ваших Google Таблицах и предоставить им доступ через их адрес электронной почты:

1. Нажмите Инструменты> Выбирать Защитить лист> введите описание.
2. Выберите лист вы хотите защитить от раскрывающегося списка.
3. Нажмите Установить разрешения. Затем выберите Ограничить, кто может редактировать этот диапазон.
4. Выбирать Обычай из раскрывающегося списка.
5. Отметьте адреса электронной почты вы хотите предоставить разрешение на запись, если вы ранее делились с ними своими Google Таблицами.
6. Если выбранный вами адрес электронной почты отсутствует в списке, введите или вставьте его в поле Добавить редакторов поле. Вы можете добавить более одного адреса электронной почты за раз. Но убедитесь, что вы разделяете их запятой.
7. Ударить Сделанный когда доволен.

Примечание: Если вы указали несколько адресов электронной почты в Добавить редакторов поле, вы можете пойти дальше и поделиться с ними своими таблицами Google, если вы еще этого не сделали. Вот и все, что нужно для блокировки всех ваших таблиц Google.

Установить мягкое предупреждение для редактирования ячеек

Иногда ваш лист может содержать конфиденциальные данные, которые вы не хотите изменять самостоятельно. Например, это могут быть данные, поступающие из Google Forms в ваши Google Таблицы.

Связанный: Как интегрировать формы Google с таблицами Google

Хотя вы не можете заблокировать себя от редактирования принадлежащих вам листов, вы можете сказать Google, чтобы он выдавал мягкое предупреждение каждый раз, когда вы пытаетесь редактировать некоторые листы. Это позволяет предотвратить случайное редактирование таких листов или, по крайней мере, получить предупреждение перед этим.

Это даже полезно, если вы управляете несколькими листами одновременно и хотите оставить на вкладке те, которые не хотите изменять. Это также отличный вариант, если вы не делитесь своими таблицами Google с посторонними.

Вот как установить мягкое предупреждение перед редактированием Google Таблиц:

1. Нажмите Инструменты.
2. Перейти к Защитите лист.
3. Выбирать Установить разрешения.
4. Выбирать Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона.
5. Нажмите Сделанный чтобы сохранить изменения.

Однако недостатком этого варианта является то, что любой человек может редактировать ваш лист, даже если у него нет разрешения на запись. Это потому, что Google показывает предупреждение только перед дальнейшим редактированием. Так что люди всегда могут продолжить редактировать его в любом случае.

Связанный: Сочетания клавиш в Google Таблицах для Windows и Mac

Вот предупреждение, которое вы получаете каждый раз, когда вы или кто-либо пытается написать в ваши Google Таблицы:

Как заблокировать выделенные ячейки в Google Таблицах

Хотя вы разрешили некоторым людям редактировать ваш лист, вы все же можете запретить им обновлять некоторые ячейки или столбцы на листе. Вот как это сделать:

1. На ленте листа щелкните Данные.
2. Выбирать Защищенные листы и диапазоны.
3. Нажмите Добавить лист или диапазон.
4. Заполните Введите описание поле.
5. Вы увидите поле под полем описания, заполненное диапазоном данных по умолчанию. Щелкните маленькую рамку справа от этого диапазона.
6. Введите ячейку, которую хотите защитить. Например, чтобы защитить ячейку G3, введите Простынь! G3.
7. Чтобы защитить диапазон ячеек, поставьте двоеточие после начальной ячейки следующим образом: Простынь! B3:.
8. Затем введите ячейку, которую вы хотите защитить: Простынь! B3: F14. Например, чтобы защитить весь столбец, вы можете использовать Простынь! G1: G40. Это также относится ко всей строке.
9. Кроме того, вы можете выделить ячейки, которые хотите защитить, и это отобразится в поле диапазона. Но это не совсем практично, когда у вас много строк или столбцов.
10. Нажмите ОК когда вы закончите настройку диапазона ячеек.
11. Нажмите Установить разрешения чтобы настроить права на запись по своему усмотрению, используя шаги, которые мы выделили ранее.
12. Наконец, нажмите Сделанный.

Как освободить некоторые ячейки от защиты в Google Таблицах

Если вы хотите заблокировать большинство своих ячеек и оставить некоторые из них открытыми для обновлений, вы можете освободить эти несколько ячеек от защиты и заблокировать остальные:

1. Нажмите Инструменты.
2. Выбирать Защитите лист.
3. Посмотрите под раскрывающимся списком параметров листа и установите флажок За исключением некоторых ячеек.
4. Щелкните небольшой прямоугольник справа от предварительно заполненного диапазона.
5. Введите диапазон ячеек, который вы хотите исключить из защиты, в поле диапазона: например, введите C3 чтобы исключить только третью ячейку третьего столбца. Или введите A3: C3 чтобы исключить третью ячейку первого столбца до третьей ячейки в третьем столбце.
6. Идите и нажмите Установить разрешения. Затем используйте шаги, которые мы выделили ранее, чтобы установить права на запись.
7. Нажмите Сделанный когда устраивает освобождение.

Как снять защиту с ваших Google Таблиц

Если вы больше не хотите защищать свои Google Таблицы, вы также можете удалить разрешения, которые вы установили ранее. Это довольно просто:

1. На ленте Google Таблиц нажмите Данные
2. Перейти к Защищенные листы и диапазоны
3. Вы увидите описание защиты, которую вы установили ранее, в качестве ее идентификатора. Нажмите что!
4. Посмотрите справа от описания и нажмите на удалить значок.
5. Наконец, нажмите Удалять.

Работайте со своими таблицами Google как профессионал

Теперь, когда вы знаете, как устанавливать разные разрешения для Google Таблиц, вы можете поделиться ими с другими, зная, что они не могут изменить ваши данные, если вы не дадите им на это разрешение. Вы можете сделать это с помощью организационных листов, которыми вы управляете самостоятельно или в команде.

Как отправлять массовые электронные письма в Gmail из Google Таблиц

Узнайте, как создавать и доставлять визуально отличное объединение писем с помощью Google Таблиц и Gmail.

Читать далее

Об авторе