Как подготовить списки дел с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы можете повысить свою продуктивность, правильно распланировав задачи и сведя к минимуму отвлекающие факторы. Но как определить приоритеты задач? Внесение всего в свой список дел гарантирует, что вы сначала будете выполнять самые важные задачи, а затем второстепенные.

Когда у вас будет список всех ваших задач, потратьте некоторое время на их организацию и расстановку приоритетов, чтобы гарантировать, что вы делаете правильные вещи в нужное время. В этой статье вы узнаете, как расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от количества внимания, которое им требуется, и как вы можете использовать принцип Эйзенхауэра для их правильного выполнения.

Различные типы внимания

Прежде чем расставить приоритеты для ваших задач, давайте разберемся, в каких типах внимания нуждается каждая задача.

1. Проактивное внимание: Это то внимание, которое необходимо сосредоточить и поддерживать для выполнения самых сложных или сложных задач. Написание диссертации, рассылка предложений по проектам по электронной почте, решение академических задач, создание видео на YouTube - вот задачи, требующие наибольшего внимания. Чтобы выполнить эти задачи, вам нужно уделять проактивное внимание.

2. Активное внимание: Под активным вниманием понимается тщательное внимание, необходимое для решения повседневных повторяющихся задач среднего уровня. Большинство более мелких повседневных действий, таких как планирование встреч в календаре Google, отправка ожидающих сообщений электронной почты, отправка важных документов коллегам, требуют активного внимания. Несмотря на то, что вы не создаете что-то заранее, вам все равно нужно некоторое внимание, чтобы добиться результата.

3. Неактивное внимание: Для относительно простых задач, которые можно автоматизировать, требуется минимум внимания. Удаление спама из вашей почты, отмена черновиков писем, отправка приглашений на мероприятия списку ваших коллег - все эти действия требуют вашего одного щелчка мышки. Для такой задачи не нужно должного активного внимания.

Расстановка приоритетов в соответствии с уровнем внимания

Расстановка приоритетов в соответствии с уровнем внимания, которого они требуют, - отличный способ перечислить свои повседневные дела.

Все те задачи, которые требуют упреждающего внимания, несомненно, имеют для вас большое значение. На эти задачи стоит потратить больше времени, поэтому они должны быть теми, с которых вы начинаете свой день. Кроме того, постарайтесь выделить на эти занятия наиболее сосредоточенные и свежие часы дня. Выпив чашку кофе и надев наушники, вы сможете сохранять активность.

Задачи, требующие неактивного внимания, занимают промежуточное положение между активными и неактивными действиями. Вы можете выделить эти часы в течение дня, когда вы не ведете активную или неактивную деятельность. Если вам нужно позвонить другу, возможно, утро не подходящее время для этого. Так что не тратьте свое активное время на такие занятия.

Вы можете запланировать задачи, требующие только вашего неактивного внимания, на те часы дня, когда вы попадаете в зону лени. Это идеальное время, чтобы быстро вычеркнуть их из списка дел. Таким образом, вы будете использовать свои ленивые часы, делая что-то продуктивное в течение дня.

Давайте реализуем вышеуказанные концепции в расставьте приоритеты в списках дел в todoist. Для этого посмотрите список из 6 задач, которые вам нужно выполнить в течение дня.

Приведенный выше список задач, написание сценария и съемка ролика на YouTube требуют наибольшего внимания. Итак, нажмите на обе эти задачи и установите приоритет на одну.

1. Нажмите на три точки перед каждой задачей.

2. Установить приоритет к красному флагу.

Вы увидите, что все задачи с приоритетом один будут перемещаться над всеми другими задачами.

Встречаясь с начальником и звоня другу, вам не нужно проявлять инициативу. Однако вы не можете делать и то, и другое, когда ленивы и вялые. Итак, сделайте эти задачи своим вторым приоритетом, выбрав оранжевый флаг в настройках приоритета.

Отправка электронных приглашений коллегам и перенос данных в MS-Excel - две задачи, требующие вашего неактивного внимания. Итак, установите их в свое дерево приоритетов, выбрав синий флаг в настройках приоритета.

Вот как вы можете расставить приоритеты задач в своем списке дел, решив, что будет упреждающим, неактивным и активным. Только уделение должного внимания, которое соответствует каждой задаче, требует от вас достижения ваших целей в области эффективности.

После того, как вы расставили приоритеты для повседневных задач и поняли, какое внимание требуется каждому, самое время приспособить их к реальному рабочему дню. Метод Эйзенхауэра - хорошо известный метод, который учит решать различные типы рутинных задач.

Связанный: Лучшие приложения для выполнения задач

Включение задач в ежедневный график с помощью матрицы Эйзенхауэра

Согласно Эйзенхауэру, вы можете разделить все задачи на четыре разные категории в зависимости от того, насколько они важны и срочны. Затем вы либо делаете это мгновенно, либо делегируете, либо откладываете, либо вообще сбрасываете.

Кратко обсудим каждую из этих категорий:

1. Сделай это: Это относится к завершению задачи, которой нельзя избежать. Зная его важность и чувствительность ко времени, вы сразу же завершите его.
2. Делегируйте это: Вы передаете задачу кому-то другому, и они ее берут на себя.
3. Отложите это: Однако вы хотите сделать это сами, позже в тот же день. Это задачи, которые вы можете отложить и запланировать соответственно.
4. Сбрось это: Это относится к избавлению от тех задач, которые не стоят вашего времени, и эти задачи - не более чем отвлечение.

Вот как метод Эйзенхауэра применяется к задачам в todoist.

Съемка видео на YouTube - первая задача, поэтому вам следует сделай это во-первых, так как это ваш приоритет. Ваш следующий приоритет - написание сценария, то, что вы можете делегировать вашему писателю. Точно так же вы можете делегировать задачу переноса данных в Excel.

Встреча с начальником и звонок друзьям могут быть отложены, поэтому отложить эти две задачи. Наконец, если у вас мало времени, вы можете свалка отправив приглашения по электронной почте и сделайте их позже.

Это наиболее простой и эффективный способ правильно управлять своим распорядком работы. В противном случае вы можете быть очень заняты выполнением задач в неподходящее время неэффективно, кроме как продуктивно.

Связанный: Шпаргалка по ярлыкам Todoist для управления задачами

Получите больше от своих списков дел

Если вы жаворонок или сова, отфильтруйте наиболее эффективные часы работы и распределите их для выполнения задач, требующих упреждающего внимания. Ваш приоритет должен заключаться в том, чтобы неактивные и активные задачи отвлекали вас от проактивных.

Начните использовать приложения для повышения производительности, которые помогут вам лучше работать в стрессовых ситуациях и не теряют дисциплины.

Как работать под давлением: 8 приложений для повышения производительности, которые помогают

Время и давление могут сделать вас более продуктивным. Добавьте эти полезные приложения для повышения производительности в свой рабочий процесс для положительных результатов!

Читать далее

Об авторе