Как создать общий почтовый ящик в G Suite

Если вашей команде необходимо управлять одними и теми же входящими сообщениями электронной почты, вы можете использовать общий почтовый ящик из G Suite для добавления нескольких пользователей в одну учетную запись. Функция позволяет нескольким членам команды одновременно поддерживать один и тот же почтовый ящик.

Вот как создать свой собственный почтовый ящик для совместной работы, использовать все функции, назначить членов команды и предоставить определенные разрешения из вашей учетной записи G Suite.

Что такое общий почтовый ящик в G Suite

Общий почтовый ящик в G Suite позволяет группе людей получать доступ, поддерживать и управлять одним и тем же почтовым ящиком. Это может быть полезно для компаний и организаций, которым требуется, чтобы весь их отдел маркетинга или продаж отвечал на похожие электронные письма.

Это отличный способ повысить продуктивность, поощряя онлайн командная работа сотрудничество с помощью инструментов Google для создания эффективного рабочего процесса.

Например, если ваши торговые представители постоянно получают электронные письма о потенциальных партнерских отношениях, вы можете назначить всех для отслеживания одного и того же почтового ящика. Кто угодно может отвечать на приходящие электронные письма и управлять ими.

Вы также можете настроить общий почтовый ящик, если вы работаете в школе, которая получает электронные письма от родителей, чтобы любой учитель мог отвечать на эти электронные письма. Любой участник, имеющий необходимые разрешения, может запросить адрес электронной почты для себя или назначить его другому участнику группы.

Google Workplace - не единственный инструмент для совместной работы в сочетании с Gmail, но он наиболее эффективен, если у вас уже есть G Suite.

Вы можете использовать этот инструмент для пометки определенных писем, что помогает организовать ваш почтовый ящик и упрощает поиск старых писем. Если вы продаете товары, пометка всех писем с этими конкретными товарами поможет другим найти их.

Прежде чем у вас будет общий почтовый ящик для совместной работы, вам необходимо создать группу Google и добавить участников.

Как создать группу Google и добавить участников

Чтобы начать управлять своим почтовым ящиком для совместной работы и получать к нему доступ, сначала необходимо создать группу. Это позволит вам начать добавлять участников в ваш общий почтовый ящик.

1. Войдите в Группы Google.
2. Нажмите Создать группу.
3. Входить Информация и выберите настройки.
4. Нажмите Создать группу.

После того, как вы настроили свою группу, вы можете начать приглашать людей в группу по электронной почте, добавлять их непосредственно в свою группу или одобрять людей, которые подали заявку.

При отправке приглашения оно отправляется прямо в почтовый ящик получателя, чтобы подтвердить, что они хотят присоединиться к группе. Для прямого добавления участника в группу требуется его адрес электронной почты. Он добавит участника после отправки.

Создав свою группу и добавив участников, вы получите полностью функциональную папку для совместной работы. Единственное, что вас сдерживает, - это необходимость включить эту функцию.

Как включить совместные функции

Чтобы создать общий почтовый ящик для ваших существующих участников, вам необходимо сначала включить функции совместной работы. Но прежде чем следовать приведенным ниже инструкциям, убедитесь, что вы включили историю разговоров для групп Google.

1. Войдите в Группы Google.
2. Щелкните значок название группы.
3. Нажмите Настройки группы.
4. Под Включить дополнительные функции Google Group > Выбрать Общий почтовый ящик.

После того, как все функции совместной работы настроены, вам необходимо назначить разрешения для каждого участника, чтобы упростить им управление учетной записью.

Как назначить разрешения участникам совместной папки "Входящие"

Назначив разрешения участникам группы, вы позволите своей команде вести беседы, назначать беседы, отмечать беседы как завершенные, отмечать беседы как повторяющиеся и отмечать беседы как бездействующие нужный.

Вы можете назначать разные разрешения для группы в зависимости от ролей группы по умолчанию (владельцы, менеджеры, участники), всех в организации, всех в Интернете или пользовательских ролей.

1. Войдите в Группы Google.
2. Щелкните имя группы.
3. Нажмите Настройки группы.
4. Щелкните переключатель, чтобы Включать разрешения.
5. Переместите ползунок и выберите, какие пользователи получат разрешения.

Вы также можете создать исключения в своих разрешениях, чтобы исключить определенных участников из настроек ваших разрешений.

Управление почтовым ящиком для совместной работы в G Suite

Общий почтовый ящик позволяет вам назначать разных участников в группу и давать им определенные разрешения, чтобы они могли эффективно управлять вашей электронной почтой.

Каждый член команды будет иметь доступ ко всей папке входящих сообщений и может назначать разные беседы разным участникам. Теперь, когда ваша команда создана, вам нужно подумать о том, чтобы обеспечить безопасность всех пользователей учетной записи.

Google добавляет новые функции безопасности в G Suite

В это обновление G Suite включено все, от поддержки стандарта BIMI в Gmail до новых функций безопасности в Chat.

Читать далее

Об авторе